271. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через два года после завершения их ведения передаются в архив учреждения в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и использования.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив учреждении по решению его руководителя.
272. Передача дел в архив учреждения осуществляется по графику, согласованному с работниками структурных подразделений и утвержденным руководителем.
273. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив учреждения оформляет выдачу дел во временное пользование.
274. Приём-передача каждого дела осуществляется работником архива учреждения в присутствии работника структурного подразделения, который передаёт упорядоченные и оформленные дела.
275. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив учреждения по описям.
В конце каждого экземпляра описи работник архивного подразделения или лицо, ответственное за ведение архива учреждения, расписывается о принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и словами) переданных дел и проставляется дата. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все другие остаются в архиве учреждения.
276. Дела, которые передаются в архив учреждения, должны быть оформлены надлежащим образом.
277. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за делопроизводство в структурных подразделениях, в период проведения ликвидационных мероприятий формируют все документы в дела, оформляют дела и передают их в архивный отдел исполкома г. Харцызска независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатурой.
Учреждение обязано обеспечить хранение архивных документов и передачу документов постоянного хранения, отнесенных к Республиканскому архивному фонду, после окончания установленных граничных сроков их хранения в архиве учреждения для постоянного хранения в архивный отдел исполкома г. Харцызска.
Управляющий делами
исполнительного комитета
г. Харцызска Л.Л.Родионова
___ _______ 2015 года
ОДОБРЕНО ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭК Протокол заседания ЭК архивного отдела
исполкома г. Харцызска исполкома г. Харцызска
__________№____ _____________№___
Приложение 1
к Инструкции
(пункт 10)
ТРЕБОВАНИЯ
к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью
Печатных средств
1. Для печатания текста служебных документов используется гарнитура Times New Roman, шрифт размером 12 печатных пунктов. Разрешается использовать шрифт размером 8 - 12 печатных пунктов для печатания реквизита "Фамилия исполнителя и номер его телефона", примечание, вывод, пояснительные надписи к отдельным элементам текста документа или его реквизитов и др.
Во время печатания заголовков разрешается использовать полужирный шрифт (прямой или курсив).
2. Текст документов на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) рекомендовано печатать через 1 - 1,5 межстрочных интервала, а формата А5 (148 х 210 мм) - через 1 межстрочный интервал.
Текст документа, который предоставляется для государственной регистрации в Харцызское городское управление юстиции, печатается на бумаге формата А4 (210 х 297 мм) с использованием гарнитуры Times New Roman и шрифтом размером 14 печатных пунктов, через 1,5 межстрочных интервалов.
Реквизиты документа (кроме текста), которые складываются с нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования" отделяются один от другого через 1,5 межстрочный интервал.
Реквизиты документа отделяются один от другого через 1,5 - 3 межстрочный интервал.
3. Название вида документа печатается большими буквами.
4. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" печатается на уровне последней строчки названия должности.
5. Максимальная длинна рядка многострочных реквизитов (кроме реквизита текста) - 73 миллиметра (28 печатных знаков).
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 рядков), его разрешается продолжить к границе правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
6. Во время оформления документов следует соблюдать такие отступы от границ левого поля документа:
12,5 миллиметра - для абзацев в тексте;
92 миллиметра - для реквизита "Адресат";
104 миллиметра - для реквизитов "Гриф утверждения" та "Гриф ограничения доступа к документам";
125 миллиметров - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись".
7. Не делается отступ от границ левого поля для реквизитов "Дата документа", "Заголовок к текста документа", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличие приложений», "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка о выполнении документа и направлении его в дело ", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительная надпись "Согласно оригиналу ", а также слов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ОДОБРЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", " ОБЯЗЫВАЮ".
8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования, они размещаются на одном уровне вертикальными рядками. Первый гриф - от границы левого поля; второй - через 104 миллиметра от границы левого поля.
9. Если в тексте документа вмещается ссылка на приложения или на документ, который стал основанием для его выдачи, слова "Приложение" и "Основание " печатаются от границы левого поля, а текст к ним - через 1 межстрочный интервал.
10. Во время оформления документов на двух и более страницах вторая и следующая страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц ставятся посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без указания слова "страница" и разделительных знаков. Первая страница не нумеруются.
11. Тексты документов постоянного хранения печатаются на одной стороне листа. Документы со сроком хранения до 5 лет можно печатать на лицевой и обратной стороне листа.
Приложение 2
к Инструкции
(пункт 12)
