Лицевая сторона
| Автор документа (корреспондент) | Название вида документа | Срок выполнения | |||||||||||||||||||||||||||||
| 70 мм | 70 мм | 70 мм | |||||||||||||||||||||||||||||
| Дата и индекс получения | Дата и индекс документа | ||||||||||||||||||||||||||||||
| 105 мм | 105 мм | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Заголовок документа или краткое содержание | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Резолюция или ответственный исполнитель | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Отметка о выполнении | Расписка в получении документа | ||||||||||||||||||||||||||||||
| 210 мм | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Обратная сторона | |||||||||||||||||||||||||||||||
| Контрольные обозначения | |||||||||||||||||||||||||||||||
| фонд № | опись № | дело № | |||||||||||||||||||||||||||||
| 70 мм | 70 мм | 70 мм | |||||||||||||||||||||||||||||
| 210 мм | |||||||||||||||||||||||||||||||
Приложение 14
к Инструкции
(пункт 156)
ПОРЯДОК
заполнения реквизитов регистрационно - контрольных карточек
| Реквизиты | Пояснения к заполнению |
| Название вида документа | Заполняется соответственно к названиям документов, которые регистрируются. Во время регистрации писем графа не заполняется |
| Автор (корреспондент) | Во время регистрации документа, который поступил, указывается наименование учреждения (лица) — автора документа. Во время регистрации документа, который посылается, указывается наименование учреждения (лица) — корреспондента. Допускается применение сокращенных наименований учреждения |
| Дата документа | Дата, которая проставляется на документе учреждением — автором, переносится на регистрационно - контрольные карточки (далее — карточка) с использованием цифр в такой последовательности: число, месяц, год (число и месяц обозначается двумя парами арабских цифр, год — четырьмя арабскими цифрами) |
| Индекс документа | Индекс, присвоенный документу учреждения — автором, переносится на карточку с документа, который поступил или посылается |
| Дата поступления | Дата поступления документа в учреждение переносится на карточку с регистрационного штампа |
| Индекс | Индекс, присвоенный входящему документу учреждения — получателем, переносится во время регистрации поступления на карточку с регистрационного штампа. После выполнения документа дополняются номером дела с номенклатуры дел или другими индексами |
| Заголовок документа или краткое содержание | Переносится заголовок, сформулированный на документе. В случае отсутствия заголовка на документе он формируется соответственно правилам |
| Резолюция | Переносится на карточку с документа основное содержание поручения, фамилия автора и дата резолюции |
| Ответственный исполнитель | Фамилия, инициалы ответственного исполнителя переносятся с резолюции, в случае необходимости указывается номер телефон |
| Сроки выполнения | Проставляется число, месяц, год (число и месяц указывается двумя парами арабских цифр, год — четырьмя арабских цифр). Во время регистрации инициативного документа, который посылается, проставляется ожидаемая дата поступления ответа |
| Обозначение о выполнении | Краткая запись того, как решен вопрос по сути, или дата и индекс документа ответа |
Приложение 15
к Инструкции
(пункт 156)
СРОКИ
выполнения основных документов
1. Приказы, распоряжения и поручения главы Донецкой Народной Республики (далее читать ДНР) — в случае, когда в акте или поручении главы ДНР срок выполнения задания не указан, его выполнение осуществляется на протяжении 30 календарных дней с даты вступления в силу акта.
2. Запрос народного депутата ДНР — не позднее чем в пятнадцатидневный срок с дня его поступления или в другой установленный Народным Советом ДНР срок
Если запрос народного депутата ДНР по объективным причинам не может быть рассмотрен в установленный срок, посылается соответственно закону письменное уведомление субъектам внесения запроса.
3. Обращения народного депутата ДНР — на протяжении не более чем 10 дней с дня поступления.
В случае невозможности рассмотрения обращения народного депутата ДНР в установленный срок ему сообщается об этом официальным письмом с обозначением причин продолжения срока рассмотрения. Срок рассмотрения депутатского обращения с учетом срока продолжения не может превышать 30 дней с момента его поступления.
4. Решение Совета Министров ДНР по доработке нормативно - правовых актов — до 10 дней после рассмотрения проекта акта на заседании Совета Министров Украины (если не установлены другие сроки).
5. Постановления — 15 дней с дня регистрации документа в учреждении (если другой срок не установлен в документах).
6. Согласование проектов актов Совета Министров ДНР учреждениями, какими эти проекты посланы для рассмотрения, — в срок, установленный их главным разработчиком.
7. Протест прокурора на акт, который противоречит закону, — в десятидневный срок после его поступления. О последствиях рассмотрения протеста в тот самый срок сообщается прокурору.
Письменное предписание прокурора об устранении нарушений закона — немедленно, о чем сообщается прокурору.
Предписания прокурора с требованиями устранения нарушений закона, причин этих нарушений и условий, которые им способствуют, подлежат безотлагательному рассмотрению. Не позднее чем в месячный срок следует употребить соответствующие мероприятия по устранению нарушений закона, причин и условий, которые их причинили, и о последствиях сообщить прокурору.
Постановление прокурора о нарушениях дисциплинарного характера, об административных правонарушениях — в десятидневный срок после его поступления, если другое не установлено законом.
8. Запрос на публичную информацию от физического, юридического лица, объединения граждан без статуса юридического лица, кроме субъектов собственных полномочий (далее читать — заявителя), и предоставление ответа на запрос на информацию — не более пяти рабочих дней со дня поступления запроса.
В случае, когда запрос на информацию касается информации, необходимой для защиты жизни и свободы лица, о состоянии окружающей среды, качестве пищевых продуктов и предметов быта, аварии, катастрофы, опасных природных явлений и других чрезвычайных действий, которые наступили или могут наступить, угрожают безопасности граждан, ответ должен быть предоставлен не позднее чем 48 часов со дня поступления запроса.
В случае, когда запрос касается большого объема информации или требует поиска информации, среди значительного количества данных, распорядитель информации может продолжить срок рассмотрения запроса до 20 рабочих дней с обоснованием такого продолжения. О продолжении срока, распорядитель информации, сообщает заявителю в письменной форме, не позднее пяти рабочих дней со дня поступления запроса.
Отсрочка в удовлетворении запроса на информацию допускается в случае, когда запрашиваемая информация не может быть предоставлена для ознакомления в предусмотренные сроки, в случае наступления обстоятельств непреодолимой силы. Решения об отсрочке доводятся до ведома заявителя в письменной форме, с разъяснением порядка обжалования принятого решения.
9. Обращения граждан — не более одного месяца со дня их нахождения, а те, которые не требуют дополнительного изучения, — безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.
Если в месячный срок решить возбужденные в обращении вопросы невозможно, руководитель учреждения или его заместитель, устанавливает необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщают лицам, которые подали обращение. При этом общий срок решения вопросов, возбужденных в обращении, не может превышать 45 дней.
10. Письма - поручения и письма – запросы учреждения высшего уровня — до указанного в них срока.
11. Телеграммы, в которых возбуждаются вопросы, которые требуют срочного решения, — до двух дней, остальная часть — на протяжении 10 дней.
Приложение 16
к Инструкции
(пункт 192)
Сведения*
о выполнении документов, которые подлежат
индивидуальному контролю, по состоянию на ____________ 20__ г.
| № | Наименование и индекс структурных подразделений | Документы на контроле | |||||
| всего | поступило за предыдущий месяц | из них: | |||||
| выполнено | Выполняются в срок | продолжен срок выполнения | |||||
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства ________ _____________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
*В случае необходимости сведения могут дополняться дополнительными графами.
Приложение 17
к Инструкции
(пункт 193)
ПЕРЕЧЕНЬ*
документов, не выполненных____________________________________________________
_______________________________________________________________________________
(наименование и индекс структурного подразделения)
в установленный срок по состоянию на ___ _________ 20__ г.**
| № | Наименование учреждения, которое прислало документ, номер и дата документа | Краткое содержание | Срок выполне- ния | Фамилия и должность исполни- теля | Причины не выполнения в установленный срок | Состояние выполне-ния | Ожидаемая дата выполнения |
* В случае необходимости перечень может дополняться дополнительными графами.
Приложение 18
к Инструкции
(пункт 213)
Наименование учреждения
Наименование структурного подразделения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
_____________ №____________
на __________ год
____________________________________________________________________________
(название раздела)
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Количество дел (тома, части) | Срок хранения дела (тома, части и номера статей по перечню | Приме- чание |
Наименование должности руководителя
структурного подразделения ____________________________________
(подпись)(инициалы (инициал имени),фамилия)
___ ____________ 20__ г.
ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК* Ответственного за архив учреждения
___ ____________ 20__ г. №_____ _____________________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г. №_____
Итоговые записи о категории и количестве дел, сформированных в ______ году в структурном подразделении
| по срокам хранения | Всего | в том числе: | |
| таких, которые переходят | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянно | |||
| Долговременного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Всего |
Наименование должности лица,
ответственного за делопроизводство в
структурном подразделении _____________________________________
(подпись)(инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
Итоговые ведомости переданы в службу делопроизводства
Наименование должности лица,
ответственного за передачу
ведомостей __________________________________
(подпись(инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
Приложение 19
к Инструкции
(пункт 231)
Наименование учреждения УТВЕРЖДАЮ
СВОДНАЯ Руководитель учреждения
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
____ _______________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
М. П.
__________ № ___________ ___ ____________ 20__ г.
на __________ год
| Индекс дела | Заголовок дел (томов, частей) | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дел (томов, частей) и номера статей по перечню | Приме- чание |
____________________________________________________________________________
(название раздела*)
Наименование должности
руководителя службы делопроизводства _______ ______________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ р.
Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) учреждения
ОДОБРЕНО ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭК Протокол заседания ЭК
исполкома г. Харцызска архивного отдела исполкома г. Харцызска
_____ _________________№________ ______ _______________ № _________
Итоговая запись о категориях и количестве дел, составленных в ______ году в учреждении
| По срокам хранения | Всего | в том числе: | |
| таких, которые переходят | с отметкой «ЭПК» | ||
| Постоянно | |||
| Долговременного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| Всего |
Руководитель службы делопроизводства _____________________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
Итоговые ведомости переданы в архив учреждения
Наименование должности лица,
ответственного
за передачу ведомостей ___________________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
____________
* Наименование структурного подразделения (для учреждений, в которых нет структурных подразделений).
Приложение 20
к Инструкции
(пункт 263)
Наименование учреждения УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
АКТ
________ _____________________________
(подпись) (инициалы, (инициал имени) фамилия)
__________ №______________20__ г.
____________________________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов,
не внесенных в Республиканский архивный
фонд
На основании ___________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов
________________________________________________________________________________
с обозначением сроков их хранения или типовой (примерной) номенклатуры дел)
отобраны для уничтожения как такие, которые не имеют культурной ценности и утратили практическое значение, документы фонда №________________________
(наименование фонда)
| № п п | Заголовок дел или групповой заголовок дел | Дата дел или последние даты дел | Номера описей (номенклатур) за год (годы) | Индекс дел (томов, частей) по номенклатуре или номер дел по описи | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дел (томов, частей) и номер статьи по перечню | Приме- чание |
Всего ________________________________________ дел
(цифрами и словами)
в том числе:
литерные номера ___________________,
пропущенные номера ________________.
Наименование должности составителя
описи ______________ ______________________________
(подпись) (инициалы (инициалы имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
ОДОБРЕНО ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭК Протокол заседания ЭК
исполком г. Харцызска архивного отдела исполкома г. Харцызска
_____ _________________№________ ______ _______________ № _________
Описи дел постоянного (долговременного) хранения за ____________ годы одобрены, а по личному составу согласованы с экспертной комиссией архивного отдела исполнительного комитета г. Харцызска (протокол от___ __________ 20__г. № _______).
Документы в количестве___________________________________________ дел
(цифрами и словами)
весом _________________________ килограммов сданы в _____________________________
(наименование учреждения)
на переработку по приёмо-сдаточной накладной от_________ № ___ или уничтожены путём сжигания (акт прилагается).
Наименование должности лица,
которое сдало (уничтожило)
документы ___________________________________
(подпись)(инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
Приложение 21
к Инструкции
(пункт 268)
_____________________________________________________________________________
(наименование учреждения)
_____________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Начальник структурного подразделения
учреждения
________ _________________________
(подпись(инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
ОПИСЬ №___
_________________________________________________________________
(название раздела)
| № пп | Индекс дел (томов, частей) | Заголовок дел (томов, частей) | Крайние даты дел (томов, частей) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дел (томов, частей), статья по перечню* | Приме- чание |
В эту опись включено _____________________________ дел с № __________ по
(цифрами и словами)
№ _____, в том числе:
литерные номера ___________________,
пропущенные номера ________________.
Наименование должности составителя
описи ______________ ______________________________
(подпись) (инициалы (инициалы имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО
Особа, ответственная за делопроиз- Протокол заседания ЭК
водства структурного подразделения архивного отдела исполкома г. Харцизска
_____ _________________№________ ______ _______________ № _________
Передал______________________________________________________ дел и
(цифрами и словами)
_______________________________ регистрационно - контрольные карточки документов***
(цифрами и словами)
Наименование должности
работника структурного
подразделения ______________ ______________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
Принял___________________________________________________________ дел
(цифрами и словами)
и _______________________________регистрационно-контрольных карточек к документам
(цифрами и словами)
Работник архива (особа,
ответственная за архив)
исполкома ______________ ______________________________
(подпись) (инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ р.
____________
* Графа шестая не заполняется в описях дел постоянного хранения.
** При наличии экспертной комиссии структурного подразделения.
*** Передаются вместе с делами службы делопроизводства.
Приложение 22
к Инструкции
(пункт 268)
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель учреждения
________ _________________________
(подпись)(инициалы (инициал имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
ОПИСЬ № _________
_________________________________________________________________
(название раздела)
| № п п | Индексы дел (томов, частей) | Заголовок дел (томов, частей) | Крайние даты дел (томов, частей) | Количество листов деле (томе, части) | Срок хранения дел (томов, частей), статьи по перечню* | Приме- чание |
В эту опись включено _____________________________ дел с № __________ по
(цифрами и словами)
№ _____, в том числе:
литерные номера ___________________,
пропущенные номера ________________.
Наименование должности составителя
описи ______________ ______________________________
(подпись) (инициалы (инициалы имени), фамилия)
___ ____________ 20__ г.
ОДОБРЕНО ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭК Протокол заседания ЭК
исполком г. Харцызска архивного отдела исполкома г. Харцызска
_____ _________________№________ ______ _______________ № _________
Управляющий делами Л. Л. Родионова
_____ ___________2015 года