45. В случае возникновения потребности в проведении оценки необходимости создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству республики осуществляется согласование проекта документа.
46. Согласование может осуществляться, как в исполкоме должностными лицами, соответственно их компетенции решают вопросы, поднятые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за ее границами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).
47. Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилия лица, которое визирует документ, дату визирования с обозначением, в случае необходимости, должности этого лица.
48. Виза проставляется как на лицевой, так и на оборотной стороне последнего листа проекта документа, если место для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в учреждении.
49. Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:
Управляющий делами
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
Замечания и предложения прилагаются.
Дата
Про наличие замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.
50. Перечень должностных лиц, которые обязаны визировать документ, определяет работник, создавший документ, исходя из его содержания.
51. Порядок визирования определенных видов документов указывается в отдельной инструкции исполкома.
52. За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии со своей компетенцией.
53. Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, он требует повторного визирования.
54. Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себе слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица и учреждения, с каким согласовывается проект документа, личная подпись, инициалы (инициал имени), фамилия и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер (индекс),
например:
СОГЛАСОВАНО
Мэр г. Харцызска
подпись, инициалы (инициал имени), фамилия
___ ___________2015 года
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной
комиссии исполкома г. Харцызска
___ ______№____
дата
55. Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.
56. В случае, когда содержание документа касается более, чем трёх учреждений, составляется "Лист согласования", о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования,
например:
Лист согласования прилагается.
Лист согласования оформляется по такой форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЕ
Название проекта документа
Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия
Дата
Подпись должностного лица скрепляется печатью.
57. Внешнее согласование определяется в такой последовательности:
с учреждениями одинакового уровня и др. учреждениями;
с общественными организациями;
с органами, которые осуществляют контроль в определенной сфере;
с учреждениями высшего уровня.
Оттиск печати
58. На документах, заверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируют факт затрат средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью учреждения.
Перечень других документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется учреждением на основании нормативно - правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовою печатью (приложение 7), в инструкции учреждения.
59. Оттиск печати, на которой указано наименование исполкома или его структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые посылаются в другие учреждения, и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.
Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв наименований должности лица, подписавшего документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой "МП".
60. Распоряжением мэра города определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за её хранение, а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.