139. Документы, адресованные руководителю учреждения, а также такие, в которых не обозначено конкретное должностное лицо или структурное подразделение, как адресат, подлежит предварительному рассмотрению лицу, ответственному за делопроизводство.
140. Целью предварительного рассмотрения документов является отделение таких, которые требуют обязательному рассмотрению руководителем учреждения, его заместителем или структурным подразделением.
Обязательному рассмотрению руководителя учреждения подлежат акты органов власти, поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета, Совета Министров ДНР; решения учреждение городов и поселков, а также наиважнейшие документы, которые вмещают с себя информацию по основным вопросам деятельности учреждения и требуют решения непосредственно руководителем.
Другие документы передаются заместителю руководителя или структурным подразделениям (исполнителям) соответственно к их функциональным обязанностям.
141. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления или в первый следующий рабочий день, в случае поступления их после окончания рабочего дня, в выходные и праздничные нерабочие дни. Поручения учреждений высшего уровня, телеграммы, телефонограммы рассматриваются немедленно.
142. Во время предварительного рассмотрения документов учитываются полномочия субъектов рассмотрения корреспонденции, предусмотренные в положениях (уставах) об учреждении и в положениях о структурных подразделениях, распорядительных документах о распределении обязанностей между руководителями учреждения и его заместителями, должностных инструкциях, а также классификатор вопросов деятельности учреждений, номенклатура дел, схемы прохождения документов.
143. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор документов, которые не подлежат регистрации лицом, ответственным за делопроизводство (приложение 10), а также таких, которые передаются для регистрации структурным подразделениям.
Регистрация документов
144. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной формой, по которой фиксируется факт создания, отправки или получения документа путем проставления на нём регистрационного индекса с дальнейшей записью в указанных формах необходимых ведомостей о документе. Регистрация документов проводится с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.
Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.
145. Регистрация актов органов власти и поручений высших должностных лиц, запросов, обращений, а также корреспонденции Народного Совета, Совета Министров, Главы ДНР, документов, которые поступили на рассмотрение руководству учреждения и его заместителей, распорядительных документов, писем за подписью руководителя и его заместителей, протоколов и решений коллегиальных органов проводится секретарем коллегиального органа.
Другие документы, которые касаются направлений деятельности структурных подразделений учреждения регистрируются в этих структурных подразделениях лицами, ответственными за делопроизводство.
Место регистрации отдельных групп документов (распоряжений) по кадровых вопросам (личному составу), договора, отчеты, прейскуранты и др.) определяется в инструкции учреждения.
Регистрации подлежат также документы, созданные в учреждении (справки, докладные записки, заявления и др.).
146. Документы регистрируются только один раз: входящие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, созданные - в день подписания или учреждения.
В случае передачи зарегистрированного документа с одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляется.
147. Документы регистрируются по группам в зависимости от названий видов, авторов и содержания документов. Например, отдельно регистрируются:
акты органов власти и поручения высших должностных лиц, запросы, обращения, а также корреспонденция Народного Совета ДНР, которая поступила в учреждение;
распоряжения по основным вопросам деятельности учреждения;
распоряжения по административно - хозяйственным вопросам;
распоряжения по кадровым вопросам (личному составу) (в соответствии с их видами и сроками хранения);
решения коллегиальных органов;
акты ревизий финансово – хозяйственной деятельности;
бухгалтерские документы;
заявки на материально – техническое обеспечение;
служебные письма;
обращения граждан;
запросы на информацию.
148. Факсограммы (бумажные копии документов, переданные с использованием средств факсимильной связи) регистрируются отдельно от других документов.
149. Документы, которые передаются электронной почтой в сканированной форме без электронной цифровой подписи, регистрируются отдельно от других документов с указанием электронного адреса отправителя и адресата.
150. Оригинал документа, который поступил сразу после факсограммы или электронной почтой в сканированной форме, регистрируется в соответствии с регистрационными формами соответственно пункту 161 этой Инструкции.
151. Во время регистрации документу дается условное обозначение – регистрационный индекс, который оформляется в соответствии с пунктом 20 этой Инструкции.
152. В учреждении используется одна из трёх форм регистрации документов - журнальная, или частично карточная.
153. Использование журнальной формы регистрации документов допускается в учреждениях с объемами документооборота до 600 документов в год (приложения 11 и 12).
154. Основным принципом регистрации документов по карточной форме есть принцип одноразовости, т.е. каждый документ регистрируется в учреждении только один раз.
Количество экземпляров карточек, которые заводятся на контрольные документы – два, один из которых размещается в контрольной картотеке, второй – передается исполнителю вместе с документом.
Карточки изготавливаются на плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) или А6 (105 х 148 мм).
155. В случае внедрения автоматизированной формы регистрации документов формируется банк регистрационных данных в электронном виде, а при наличии локальной сети - центральный банк регистрационных данных. При помощи автоматизированных регистрационных банков данных работники обеспечиваются информацией о всех документах и местах их расположения.
156. В случае применения в полном объеме карточной или автоматизированной форм регистрации всех категорий документов (входящих, исходящих, внутренних) оформляются регистрационно - контрольные карточка (приложение 13) с указанием обязательных реквизитов (приложение 14).