24. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к полномочиям которых принадлежит решение вопросов, приведенных в таком документе, или распорядительном документе учреждения. Нормативно-правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и др.) утверждаются распорядительным документом учреждения, который издал этот акт.
Утверждение некоторых видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждаю (приложение 6). Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждаю состоит из слов "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициалов (инициал имени) и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
мэр г. Харцызска
_________ инициалы (инициал имени) фамилия
дата
В случае когда документ утверждается постановлением, решением, распоряжением, гриф утверждаю состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия вида документа, каким утверждается созданный документ, в именительном падеже с обозначением его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжение мэра г. Харцызска
22 сентября 2014 N 234-р
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения размещаются на одном уровне.
Резолюция
25. Резолюция – это составленная должностным лицом надпись на документе, который вмещает сжатый текст принятого ним решения по выполнению документа.
Резолюция состоит из таких элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнитель (исполнители) в дательном падеже, текст поручения, срок выполнения, личная подпись руководителя, дата.
Если поручение выдано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является указное первым лицо, которому предоставляется право созывать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, обозначается лицо, которое занимает высшую или равную должность.
На документах со сроками выполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита "Адресат" параллельно к основному тексту. Если места для резолюции недостаточно, её можно проставлять на вольном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевого бока, но не на левом поле документа, которое будет подшиваться.
В случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальный порядок выполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может оформляться на отдельных листах или специальных бланках с обозначением регистрационного индекса и даты документа, которого она касается.
Заголовок к тексту документа
26. Заголовок к тексту документа должен вмещать краткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется работником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 рядков), разрешается продолжить к границе правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок должен отвечать на вопросы "О чем?", "кого?", "чего?".
Например: распоряжение (о чём?) о предоставлении отпуска; письмо (о чём?) об организации совещания; протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии; должностное лицо (кого?) главного специалиста.
Без заголовка разрешается составлять краткие документы на бланках формату А5 (210 х 148 мм), например сопроводительные листы, телеграммы, телефонограммы.
Отметка о контроле
27. Отметка о контроле обозначает, что документ взят на контроль для обеспечения его выполнения в установленный срок.
Отметка о контроле делается путем проставления литеры "К" или слова "Контроль" (от руки или с использованием штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.
В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметки о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.
Текст документа
28. Текст документа вмещает информацию, для фиксации которой он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, понятно и объективно. Документ не должен иметь повторов, а также слов и оборотов, которые не несут текстовой нагрузки. Во время составления документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.
Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.
Текст документа оформляется в виде сплошного связного текста, анкеты или таблицы, или путём объединения этих форм.
Сплошной, связной текст документа вмещает в себя грамматично и логично согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется во время составления положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.
Сплошной связной текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части обозначается основание, обоснование или цель составления документа, в другой (заключительной) части - выводы, предложения, решения, просьбы. В отдельных случаях документ может после вступительной части вмещать мотивированную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.
В тексте документа, подготовленного соответственно к документам других учреждений или ранее изданных документов, обозначаются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.
Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и др.) делят на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой, а подпункты - арабскими цифрами в скобках.
В отдельных случаях разделы могут делиться на главы, а также нумероваться римскими цифрами.
29. Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте с определенным объемом обозначений. Постоянной информацией в анкете есть обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а меняющейся - конкретные характеристики.
30. Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или текстовом виде информации о количестве объектов по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки - с маленькой буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с большой – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и рядков таблицы должны быть изложены существительными в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках рядков и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На другой и последующих страницах таблицы обозначаются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова "Продолжение приложения".