64.Фамилия работника, который создал документ, и номер его служебного телефона указываются на лицевой стороне левого угла последнего листа документа, например:
Петренко 256 23 29
или
Петренко Елена Ивановна 256 23 29
В случае необходимости указывается шифр машинистки (сложенный из первых букв имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров, дата печати, например:
Иваненко 452 85 98
ДН 3 16.09.2014
65. После завершения работы с документом проставляется отметка о его выполнении. Отметка о выполнении документа свидетельствует о том, что работу над документом завершено и его можно подшить в дело. Отметка может вмещать слова "В дело", номер дела, ссылка на дату и регистрационный индекс документа, который заверяет его выполнение, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются краткие ведомости о выполнении. Подпись и дату отметки проставляет работник, который создал документ, или руководитель структурного подразделения. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:
В дело N 03-10
Письмо-ответ от 20.09.2014 Вопрос решен положительно во время
N 03-10/01/802 телефонного разговора 04.09.2014
Должность, подпись, инициалы (инициал имени) фамилия 05.09.2014
66. Отметка о наличии копии документа в электронной форме вмещает полное имя файла и его место хранения, код оператора и другие поисковые данные. Отметка ставится на лицевой стороне в центре нижнего поля первого листа документа, например: c:/viddil/proekt/2014/instr_1.doc
67. Отметка о поступлении документа в исполком проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита есть сокращенное наименование учреждения - получателя документа, регистрационный индекс, дата (в случае необходимости - часы и минуты) поступления документа.
Если корреспонденция не раскрывается согласно пункта 134 Инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).
В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительными письмами, отметка ставится на сопроводительном листе.
В случае, когда учреждение - автор документа подает службе ДОУ документ вместе с его копией, на копии документа, что возвращается учреждению - автору, регистрационный штамп не проставляется.
Составление некоторых видов документов
Распоряжения
68.Распоряжения мэра города выдаются, как решения организационно –распорядительного или нормативно - правового характера. По содержанию управленческого действия распоряжения издаются по основным вопросам деятельности учреждения, административно – хозяйственных или кадровых вопросах.
69.Проекты распоряжений мэра города по основной деятельности, административно – хозяйственных вопросах готовятся и подаются структурным подразделением по поручениям руководителя учреждения или по собственной инициативе.
Проекты распоряжений мэра города по кадровым вопросам (личному составу), (о приёме на работу, увольнении, предоставления отпусков, командировок и др.) готовит лицо, ответственное за делопроизводство на основании докладных записок руководителей структурных подразделений, заявлений работников, трудовых договоров и других документов.
70. Проекты распоряжений мэра города по основной деятельности, административно - хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются работником, который создал документ, работником структурного подразделения, в котором он создан; должностным лицом, которое определено в проекте документа как исполнителем заданий, которые вмещаются в нём; лицом, ответственным за делопроизводство; руководителем или должностным лицом структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции; другими должностными лицами, которых касается документ.
71. Проекты распоряжений мэра города по кадровым вопросам (личному составу) визируются работником кадровой службы, который создал документ, и его руководителем, а также в зависимости от видов приказов – должностными лицами структурного подразделения по вопросам предотвращения и выявления коррупции, бухгалтерской службы, другими должностными лицами, которые создали документ.
72. Секретарем совета обязательно визируются при наличии всех необходимых виз проекты распоряжений нормативно-правового характера, а также распоряжения по кадровым вопросам (личному составу) и по другим вопросам, определённым инструкцией учреждения.
Проекты распоряжений мэра города, что предоставляются для подписания мэра города, визируются его заместителем, управляющим делами, в соответствии с распределением функциональных обязанностей.
В случае необходимости проведения оценки содержания и целесообразности издания распоряжения мэра города осуществляется внешнее согласование проекта документа с другими заинтересованными учреждениями.
Если в процессе согласования к проекту распоряжения вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию.
73. Распоряжения мэра подписываются мэром города, а в случае его отсутствия – должностным лицом, которое выполняет его обязанности.
После подписания распоряжения, изменения к нему вносятся только путём издания нового распоряжения о внесении изменений.
74. Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Содержание распоряжения кратко излагаются в заголовке, который начинается с предлогов "О", "Об" например: "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...", "Об итогах...", "О мероприятиях...").
75. Текст распоряжения по вопросам основной деятельности и по административно –хозяйственных вопросах складывается с двух частей – констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части указывается основание, обоснование или цель издания приказа. Указанная часть может начинаться со слов "Во исполнение", "С целью" и др. Если документ издается на основании другого распорядительного документа, в констатирующей части указывается название вида этого документа, его автор, дата, номер и заголовок. Точка в конце констатирующей части не ставится.
Распорядительная часть приказа начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ", распоряжение может начинаться со слова "ОБЯЗЫВАЮ ", которое печатается с нового ряда большими буквами, без отступа от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие.
Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте должны быть обозначены исполнители (структурные подразделения или конкретные должностные (служебные) лица), конкретные задания (поручения) и сроки их выполнения. Исполнители могут быть названы также обобщенно, например: "руководителям коммунальных служб", " директорам учебных учреждений ".
При этом, как правило, не употребляется текст неконкретных поручений, которые вмещают слова: "ускорить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и др.
76. Если распоряжение отменяет предыдущий распорядительный документ, в распорядительную часть включается пункт, который должен начинаться со слов: "Считать утратившим силу,…".
Изменения, которые вносятся в распоряжение, оформляются отдельным распоряжением, которое должно иметь такой заголовок: "О внесении изменений в распоряжение…" с указанием даты, номера, названия вида распорядительного документа, в который вносятся изменения. Распорядительная часть распоряжения начинается с такого пункта:
"1. Внести изменения в распоряжение".
Далее отдельными подпунктами формулируются изменения в распорядительный документ, например:
"1) пункт 2 изложить в такой редакции: …";
"2) пункт 3 исключить";
"3) абзац второй пункта 4 дополнить словами …".
Если изменения в распорядительный документ оформляются на отдельном листе (листах), в первом пункте распорядительной части распоряжения указывается:
"1) Внести изменения (прилагаются) …".
77. Последний пункт распорядительной части, в случае необходимости, может вмещать решения о возложении на структурное подразделение или должностное лицо функций по контролю за выполнением распоряжения.
78. В распоряжение нельзя включать пункт "распоряжение довести до ведома…". Учреждения, их структурные подразделения, должностные (служебные) лица, до ведома которых доводится распоряжение, указывается в перечне (списке) рассылки, который составитель распоряжения готовит вместе с проектом распорядительного документа и передаёт лицу, ответственному за делопроизводство после подписания такого документа.
79. Распоряжение по кадровым вопросам (личному составу) оформляется в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных распоряжениях вмещается информация об одном работнике (сотруднике), а в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения о них принимаются (приём на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), увольнения и др.).
80. Содержание индивидуального распоряжения по кадровым вопросам (личному составу) сжато излагается в заголовке, который начинается с предлогов "О" или «Об», например: "О назначении... ", "Об увольнении... ".
В сводных распоряжениях может употребляться обобщенный заголовок, например: "О кадровых вопросах", "Об аттестации…".
81. В тексте распоряжений по кадровым вопросам (личному составу), как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или увольнение с должности руководящих работников органов высшего уровня или по другой процедуре. В таком случае, в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.
82. Распорядительная часть распоряжения начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: "ПРИНЯТЬ", "НАЗНАЧИТЬ" "ПЕРЕВЕСТИ", "УВОЛИТЬ", "КОМАН-ДИРОВАТЬ", "ПРЕДОСТАВИТЬ", "ОБЪЯВИТЬ" и др. Далее указывается большими буквами фамилия работника, на которого распространяется действие распоряжений, и малыми - имя, отчество работника и текст распоряжения. В сводных распоряжениях фамилия лиц в границах пунктов размещаются по алфавиту.
83. В распоряжениях о назначении или увольнении работника указывается полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращения трудовых отношений), размеры его должностного оклада соответственно штатному расписанию, надбавок и доплат.
84. В сводных распоряжениях по кадровым вопросам (личному составу) в распорядительную часть включается информация, которая размещается в такой последовательности: приём на работу (службу), перевод, увольнение. При этом, в одно сводное распоряжение не может включаться информация, которая имеет разные сроки хранения.
85. В каждом пункте распоряжения по кадровым вопросам указывается основание по его изданию (заявление работника, контракт, докладная записка, решения аттестационной комиссии и др.).
86. Во время ознакомления с распоряжением, указанными в нём лицами на первом экземпляре приказа или на специальном бланке, проставляются их подписи с обозначением даты ознакомления.
87. Специальные распоряжения учреждений одного уровня оформляются на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Республиканский Герб во время оформления таких приказов не проставляется. Наименования учреждений размещаются на одном уровне, а название вида документа - посредине. Дата совместного распоряжения должна быть единой, отвечать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа - складывается с регистрационных индексов, который проставляется через правостороннюю наклонную черту в последовательности подписания приказа руководителем учреждения. Распорядительная часть начинается со слова "ПРИКАЗЫВАЮ" ("ОБЯЗЫВАЮ"). Подписи руководителей учреждений располагаются ниже текста на одном уровне и скрепляется гербовыми печатями этих учреждений.
Количество экземпляров совместных распоряжений должен отвечать количеству учреждений, которые их издают.
88. Порядок подготовки распоряжений нормативно-правового характера, которые подлежат государственной регистрации, определяются законодательством республики.
89. Распоряжения нумеруются в порядке их издания в границах календарного года; распоряжения по основной деятельности, административно – хозяйственных вопросах и по кадровым вопросам (личному составу) имеют отдельную порядковую нумерацию.
90. Копии распоряжений заверяются службой ДОУ или кадровой службою и рассылаются заинтересованным учреждениям, должностным лицам, работникам. Список рассылки складывается и подписывается работником, который его составил.
Протоколы
91. В протоколах фиксируется информация о ходе ведения заседаний, принятия в учреждениях решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и др. Протокол составляется на основании записей, сделанных непосредственно во время заседаний, предоставленных текстов и тезисов, докладов, выступлений, справок, проектов решений и др.
92. Протоколы могут составляться в полной или сжатой форме. В протоколах, составленных в сжатой форме, фиксируются только принятые решения, а не ход обсуждения вопросов.
93. Протокол оформляется на бланке протокола (при наличии такого бланка) или на общем бланке учреждения, а в случае, когда бланки не предусмотрены, - на чистом листе формата А4 (210 х 297 мм) как с угловым (преимущественно), так и с центровым размещением реквизитов.
94. Датой протокола есть дата проведения заседания. Если заседание продолжалось более чем несколько дней, то через тире обозначаются первый и последний дни заседаний.
95. Номер (индекс) протокола должен отвечать порядковому номеру заседания. Нумерация протоколов ведется в границах календарного года отдельно по каждой группе протоколов заседаний соответствующего коллегиального органа: заседания сессий, исполкома, опекунского совета, экспертной комиссии и др. В реквизите "место заседания" обозначается название населенного пункта, в котором состоялось заседание.
96. Заголовок к тексту протокола должен отображать вид заседания (совещание, собрание, конференция и др.) или коллегиальной деятельности (комиссия, совет, коллегия, рабочая группа, президиум и др.) и включает название вида документа.
97. Текст протокола складывается со вступительной и основной частей.
98. Во вступительной части протокола обозначаются фамилия и инициалы (инициал имени) мэра или председательствующего, секретаря, приглашенных, а также присутствующих лиц.
В списке присутствующие обозначаются в алфавитном порядке сначала фамилия и инициалы присутствующих постоянных членов коллегиального органа без обозначения должностей, потом - приглашенные лица с обозначением должностей, и в случае необходимости наименование учреждения. Если количество присутствующих превышает 15 лиц, обозначается их общее количество со ссылкой на список, который прилагается к протоколу.
Вступительная часть включает порядок дня - перечень рассмотренных на заседании вопросов, которые размещены в порядке их значимости с обозначением докладчика по каждому вопросу. Порядок дня приводится в конце вступительной части.
Слова " Порядок дня " печатается от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца. Формирование вопросов в порядке дня начинается с предлога "О" или «Об».
99. Основная часть протокола складывается с разделов, которые должны отвечать пунктам порядка дня. Разделы нумеруются арабскими цифрами и строятся по такой схеме:
СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ВЫНЕСЛИ РЕШЕНИЕ, ПОСТАНОВИЛИ).
Указанные слова печатаются большими буквами без отступа от границ левого поля. После слов ставится двоеточие.
100. После слова "СЛУШАЛИ" указывается текст выступления основного докладчика. Фамилия и инициалы (инициал имени) каждого докладчика печатаются с нового рядка. Текст выступления излагается от третьего лица единственного числа.
Тексты или тезисы, доклады, выступления, оформленные как отдельные документы, к тексту протокола не включаются. После ведомостей о докладчике ставится тире и указывается: "Текст доклада (выступления) прилагается к протоколу".
101. После слова "ВЫСТУПИЛИ" фиксируются выступления тех лиц, которые взяли участие в обсуждении доклада. Выступление оформляется в протоколе с обозначением должности, фамилии и инициалов (инициал имени) докладчиков в именительном падеже, а также с изложением содержания вопросов и ответов на них. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
102. После слов "РЕШИЛИ" ("ВЫНЕСЛИ РЕШЕНИЕ", "ПОСТАНОВИЛИ") фиксируется принятое решение с обсуждением вопроса порядка дня. Решение должно быть конкретным и излагать все составные части решения, которые отвечают на такие вопросы: кому, что сделать и в какой срок.
Решения, которые вмещают несколько вопросов, делятся на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами со скобкой.
103. В случае, когда на заседании принимаются решения об утверждении документа, который обговаривается на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нём делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на эти приложения.
Реквизит "Отметка о наличии приложений" в конце текста протокола не указывается.
104. Протокол заседания коллегиального органа исполкома подписывается мэром города на его заседании.
105. Некоторые протоколы заседаний (опекунского совета, экспертной комиссии и др.) подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения.
106. Копии протоколов или выписки из них заверяются печатью для справок и посылаются в случае необходимости заинтересованным учреждениям, должностным лицам. Список рассылки, повестка дня заседания коллегиального органа составляется и подписывается управляющим делами.
Служебные письма
107. Служебные письма складываются с целью обмена информацией между учреждениями, такие как:
ответы по выполнению заданий, определённых в актах органов республиканской власти, поручений высших должностных лиц;
ответы на запросы, обращения, а также на корреспонденцию Народного Совета, Совета Министров, министерств, Главы Донецкой Народной Республики;
ответы по выполнению поручений учреждений высшего уровня;
ответы на запросы других учреждений;
ответы на обращения граждан;
инициативные письма;
сопроводительные письма.
108. Служебные письма оформляются на специальном для писем бланков формата А4 (210 х 297 мм). Если текст письма не превышает семи рядков, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм).
109. Письмо имеет такие реквизиты: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на какой ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции у лица, ответственного за делопроизводство.
Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 мм), должно иметь заголовок к тексту, который отвечает на вопрос "о чём?".
110. Основным реквизитом служебного письма есть текст, который как правило, складывается из двух частей. В первой части указывается причина, основание или обоснование письма, или приводится ссылка на документы, которые были основанием для его составления. Другая часть включает выводы, предложения, просьбы, решения и др., которые размещаются с абзаца.
111. Как правило, в письме возбуждается один вопрос.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа с использованием слов: "просим сообщить…" "разъясняем, что…" или от третьего лица единственного числа - "исполнительный комитет информирует…", "управление считает целесообразным…".
Если письмо составлено на бланке должностного лица, текст излагается от первого лица единственного числа - "прошу…", "предлагаю…".
Служебные письма подписываются в соответствии с пунктом 37 этой Инструкции. Гербовой печатью заверяются только гарантийные письма.
112. Служебные письма визирует работник, которой создал документ, руководитель структурного подразделения учреждения, в каком его создано, в случае необходимости (если в письме возбуждаются важные и принципиальные вопросы) - руководители заинтересованных структурных подразделений учреждений, а также заместителя руководителя учреждения в соответствии с распределением функциональных обязанностей (если письмо должен подписывать руководитель учреждения).