212. Номенклатура дел — это обязательный для каждого учреждения систематизированный перечень названий (заголовков) дел, которые формируются в её делопроизводстве, с обозначением сроков хранения дел.
213. Номенклатура дел предназначена для установления в учреждении единого порядка формирования дел, обеспечения их учета, оперативного поиска документов по их содержанию и виду, определения сроков хранения дел и являются основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
214. В учреждении составляется номенклатура дел структурных подразделений (приложение 18) и сводная номенклатура дел учреждения (приложение 19).
Номенклатура дел структурного подразделения разрабатывается не позднее 15 ноября текущего года лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, на основании документов по всем вопросам его деятельности с привлечением специалистов, которые работают в подразделении.
Сводная номенклатура дел составляется начальником отдела, отвечающего за делопроизводство в учреждении на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Методическая помощь в составлении номенклатур дел предоставляется лицом, ответственным за архив учреждения.
215. Сводная номенклатура дел учреждения согласовывается комиссией учреждения по проведению экспертизы ценности документов (далее - экспертная комиссия), экспертной комиссией архивного отдела исполкома г. Харцызска и утверждается экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Донецкой Народной Республики один раз в пять лет или безотлагательно в случае изменения формы собственности, структуры, функций и характера работы учреждения, после чего утверждается руководителем учреждения.
|
|
216. Сводная номенклатура дел учреждения составляется в четырёх экземплярах, на каждом из которых должен быть заполнен гриф согласования с соответствующим архивом. Первый (неприкасаемый) экземпляр сводной номенклатуры дел хранится у лица, ответственного за делопроизводство, второй используется лицом, ответственным за делопроизводство как рабочий, третий передается в архив учреждения, для осуществления контроля за формированием дел в структурном подразделении, четвертый — направляется в архивный отдел исполкома г. Харцызска.
Структурные подразделения учреждения получают выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры дел для использования в работе.
216. Сводная номенклатура дел учреждения ежегодно (не позднее декабря) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
217. В номенклатуру дел включаются названия дел, которые формируются и отображают все участки работы и документируются в учреждении, в основном дела постоянно и временно действующих советов, комиссий, комитетов и др. В дело вносятся также названия дел, которые ведутся только в электронной форме.
218. Графы номенклатуры дел заполняются таким образом.
В графе 1 проставляется индекс каждого дела. Индекс дела структурного подразделения складывается из индекса структурного подразделения учреждения (по штатному расписанию или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в границах подразделения. Например: 06-12, где 06 - индекс самостоятельного отдела, 12 - порядковый номер дела, или 04.1-07, где 04.1 - индекс отдела в составе управления, 07 - порядковый номер дела.
|
|
При наличии в деле томов (частей) индекс ставится на каждом томе, например: т. 1, т. 2 и др.
В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко в сжатой обобщенной форме отображать состав и содержание документов дел.
Не позволяется употребление в заголовках дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка ", "входящая корреспонденция", "исходящая корреспонденция" и др.), а также вставных слов и сложных синтаксических оборотов.
Во время формирования заголовков дел учитываются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основе отдельных признаков или совокупности признаков.
Заголовок дела составляется из элементов, которые размещаются в такой последовательности: название вида дела (переписка, журнал, книга и др.) или вида документов в деле (приказы, протоколы, акты и др.); автор документов (наименование учреждения, структурного подразделения); корреспондент или адресат (наименование учреждения, которой адресованы или от которой поступил документ); короткое содержание документов дела (вопросы, с каких формируется дело); название региона (территории), с которыми связано содержание документа; дата (период), к которому принадлежат документы дела; указания на наличие копий документов в деле (в случае необходимости).
|
|
В заголовках личных (персональных) и других дел, которые вмещают документы по одному вопросу, связанные последовательностью ведения процедур делопроизводства, употребляется термин "дело", например: "Личное дело", "Персональное дел ".
В заголовках дел, которые вмещают в себя документы по одному вопросу, не связанному последовательностью ведения процедуры делопроизводства, употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные виды документов дела, например: "Документы (планы, анкеты, справки) о проведении смотра делопроизводства и архивного дела на предприятиях города.
Термин "документы" употребляется также в заголовках дел, которые вмещают в себя документы-приложения в какой-либо нормативно-правовой акт или распорядительный документ учреждения.
В заголовках дел, предназначенных для группирования документов одного вида, указывается вид документа во множественном числе и автор документов, например: «Протоколы заседаний исполкома г. Харцызска»
В заголовках дел, которые вмещают в себя переписка, обозначается корреспондент и краткое содержание документов, например: "Переписка с управлением образования по структуре и штатам".
В заголовках дел, которые вмещают в себя переписку с корреспондентами, однородными по характеру деятельности, такие корреспонденты не перечисляются, а указывают их обобщенное название, например: "Переписка с органами местного самоуправления по вопросам обеспечения социальной защиты населения".
В заголовках дел, которые вмещают переписку с разными корреспондентами, такие корреспонденты не указываются, например: "Переписка по организации семинара по повышению квалификации работников исполкомов городов и поселков ".
В заголовках дел, которые вмещают планово-отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, полугодие, год), в котором планируется создание документов, или период их фактического выполнения, например:
1. План основных организационных мероприятий учреждения на 2015 год;
2. Отчет о выполнении бюджетных средств учреждением на 2015 год.
Если дело состоит из нескольких томов или частей, формулируется общий заголовок дела, а потом в случае необходимости - заголовок каждого дела.
Во время размещения заголовков дел в номенклатуре учитывается важность документов, включенных в дело, их взаимосвязь. Вначале размещаются заголовки дел по документам, которые поступили из органов высшего уровня, далее - организационно-распорядительную документацию, планово-отчетную документацию, переписка, учетно-справочные виды документов. В каждой из этих групп документы также размещаются с учетом важности и сроков хранения.
Графа 3 номенклатуры заполняется в конце календарного года.
В графе 4 номенклатуры указываются сроки хранения дел, номера статей по перечню документов со сроками хранения.
В графе 5 "Примечание" делаются обозначения о переходящих делах; о делах, которые ведутся в электронной форме; о должностных лицах, отвечающих за формирование дел; о передаче дел в архив учреждения и других учреждениях для их продолжения и др.
219. В конце года номенклатура дел закрывается итоговой записи о количестве дел, сформированных в прошедшем году.
Формирование дел
220. Формирование дел - это группировка выполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
221. Дела формируются в учреждении, как правило, децентрализовано, т. е. в структурных подразделениях. Если объем документооборота будет до 10 тыс. документов в год возможно формирование дел у секретаря приемной.
222. Во время формирования дел следует соблюдать такие общие правила: вмещать в дела только выполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дела документы, выполненные на протяжении одного календарного года, за исключением переходных дел (ведутся на протяжении нескольких лет), личных дел; вмещает в дела только оригиналы или в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии документов; не допускать включения в дела черновиков, оригиналов личных документов, копий документов, которые подлежат возврату; отдельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; за объемом дела не должны превышать 250 листов (30 - 40 миллиметров толщины).
223. Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке.
224. Положения, правила, инструкции и др., утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами.
225. Распоряжения по вопросам основной деятельности учреждения, по административно-хозяйственным вопросам, по кадровым вопросам (личному составу) группируются в разные дела. Распоряжения по кадровым вопросам (личному составу) группируются соответственно к их видам и срокам хранения.
226. Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела:
протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений и др.);
документы по организации заседаний (порядок дня, список приглашенных, макет размещения и др.).
227. Протоколы заседаний коллегиальных органов группируются в дела в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям указанных органов систематизируются по датам и номерам протоколов, а в границах группы документов, которые касаются одного протокола - по порядку дня заседания.
228. Поручения учреждений высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности учреждений или по авторам инициативных документов. Документы в небольшом количестве группируются в одно дело. В деле документы систематизируются по датам поручений.
229. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от проектов этих документов.
230. Переписка группируется по содержанию и корреспондентскому признаку и систематизируется в хронологическом порядке: документ-ответ размещается после документа-ответа.
231. Личные дела должностных лиц органов местного самоуправления формируются соответственно Порядку ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти, утвержденного постановлением КМУ от 25.05.1998 г. N 731 (временно, до принятия нового порядка ДНР).
232. Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников учреждения систематизируются в границах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату средств (ведомости начисления заработной платы) должно быть сформированы ежемесячно за год.
233. Методическое руководство и контроль за формированием дел в учреждении и его структурных подразделениях осуществляется лицом, ответственным за архив учреждения.