240. Проведение экспертизы ценности документов заключается во всестороннем их изучении с целью внесения в Республиканский архивный фонд или изъятие из него и установление сроков хранения документов, которые не подлежат внесению в Республиканский архивный фонд.
241. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в учреждении (в случае необходимости в структурных подразделениях) создаются постоянно действующие экспертные комиссии.
242. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в структурных подразделениях учреждения непосредственно лицами, отвечающими за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с экспертной комиссией под методическим руководством лица, ответственного делопроизводство и архив учреждения.
243. Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив учреждения, выделения к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых завершены.
Выделение документов к уничтожению без проведения предыдущей экспертизы их ценности запрещается.
244. Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел учреждения путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дела в описи или номенклатуре дела.
245. По результатам экспертизы ценности документов в учреждении складываются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд (приложение 20).
|
|
246. Сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу) и акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд, рассматриваются экспертной комиссией учреждения одновременно. Такие акты вместе с описями дел постоянного хранения и по кадровым вопросам (личному составу) подаются в установленном порядке на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива. Согласованные акты утверждаются руководителем учреждения, после чего учреждение имеет право уничтожать документы.
247. Акт о выделении к уничтожению документов, не внесенных в Республиканский архивный фонд, составляются как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, их наименования указываются перед группой заголовков дел этого подразделения.
Составление описей дел
248. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для учёта и раскрытия содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в границах архивного фонда.
249. Описи дел складываются отдельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личному составу).
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не складываются. В случае ликвидации или реорганизации учреждения такие описи складываются обязательно.
250. Описи дел структурного подразделения учреждения составляются ежегодно по установленной форме (приложение 21) должностным лицом, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении при методической помощи архива учреждения.
|
|
251. Номер описи дел структурного подразделения учреждения должны состоять из цифрового обозначения структурного подразделения по номенклатуре дел с добавлением начальной литеры названий категорий документов, которые включаются в опись, и четырёх цифр года, в которых начато дело, включенное в опись.
Например, описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам (личного составу) структурного подразделение N5, что учитываются по номенклатуре дел и начата в 2015 году, имеют такие номера: 5П - 2015; 5Т - 2015; 5ОС - 2015.
252. Во время составления описей дел следует соблюдать такие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело имеет несколько томов или частей, каждый том или часть вносятся в опись под отдельным номером); графы описи оформляются в соответствии со сведениями, указанными на обложке (титульном листе) дела; в случае внесения в опись количества дел подряд с одинаковыми заголовками указывается полностью только заголовок первого дела, а все другие однородные дела обозначаются словами "то же ", при этом другие ведомости о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок отображается полностью); графа опись "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям учреждения или другому учреждению, о наличии копий документов в деле.
|
|
253. Описи дел ведутся на протяжении нескольких лет с использованием единой сквозной нумерации. Дела каждого года составляют годовой раздел описи.
254. В конце описи делается итоговая запись с обозначением количества (цифрами и словами) дел, которые учитываются по описи, первый и последний номера дел по описям, а также обуславливаются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел). В годовой раздел описи дел вносятся также дела, не завершенные на протяжении календарного года. В таких случаях в конце годовых разделов описи каждого последующего года, на протяжении которого дела продолжались в делопроизводстве, указывается: "Документы по этому вопросу смотри также в разделе за ______ год, N _____".
255. Опись дел структурного подразделения учреждения подписывается составителем описи с обозначением его должности, согласовывается с лицом, ответственным за делопроизводство и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии опись до её утверждения рассматривается и одобряется экспертной комиссией структурного подразделения.
256. Опись дел структурного подразделения учреждения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив учреждения, а второй остается как контрольный экземпляр в структурном подразделении.
257. На основе описей дел структурных подразделений архив учреждения готовит сводные описи дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу).
258. Сводную опись дел постоянного хранения (приложение 22) составляют в четырёх экземплярах, которые после одобрения экспертной комиссией учреждения в установленном порядке подаются для согласования экспертной комиссией архивного отдела исполкома г. Харцызска, экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Донецкой Народной Республики, после чего утверждаются руководителем. Один экземпляр утвержденной описи подаётся архивному отделу исполкома г.Харцызска.
259. Сводные описи дел длительного хранения (свыше 10 лет) хранения складываются в двух экземплярах, одобряются экспертной комиссией учреждения и утверждаются его руководителем.
260. Сводные описи дел по кадровым вопросам (личному составу) составляются в трёх экземплярах, подписываются составителем, одобряется экспертной комиссией учреждения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного отдела исполкома г. Харцызска, после чего утверждаются руководителем учреждения, один экземпляр сводной описи подаётся в архивный отдел исполкома г. Харцызска.
261. Учреждение обязано описывать документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по кадровым вопросам (личному составу) через два года после завершения в делопроизводстве, а также передавать документы постоянного хранения в соответствии с утвержденными описями дел в архивный отдел исполкома г. Харцызска в установленные законодательством сроки.
Оформление дел
262. Оформление дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения предусматривает нумерацию листов в делах, составление (в случае необходимости) внутренней описи документов дела, наличие заверительной надписи дела о количестве листов и об особенностях физического состояния и формирования дела, подшивку или оправу дела, оформление обложки (титульного листа) дела.
263. Документы временного хранения, сформированные в дела, не подшиваются, листы не нумеруются, уточнения элементов оформления обложек не проводится, за исключением первичной бухгалтерской документации.
264. Дела с грифом "Для служебного пользования", личные или отдельные группы дел постоянного хранения, названия которых не полностью раскрывают содержание (дела, которые вмещают в себя постановления, распоряжения, приказы, решения и др.), должны иметь размещенную в начале дела внутреннюю опись документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией учреждения.
265. После окончания делопроизводственного года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся необходимые уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложках содержанию подшитых документов, вносятся в случае необходимости в заголовки дел дополнительные ведомости (проставляется номер приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности и др.).
266. Дата на обложке дел должна отвечать году начала и окончания дела; в деле, которое имеет документы за более ранние годы, чем год создания дела, под датой делается надпись: "имеются документы за... годы".
267. На обложке дел, которые состоят из нескольких томов (частей), проставляется дата первого и последнего документа каждого тома (части). В случае указания точной календарной даты проставляется число, месяц и год. Число и год указываются арабскими цифрами, месяц пишется словом.
268. На обложке дела проставляется номер дела по сводной описи и по согласованию с архивом учреждения - номер описи и фонда.
269. В случае изменения наименования учреждения (его структурного подразделения) на протяжении периода, который охватывает документы дел, или во время передачи дел в другое учреждение (структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование учреждения (структурного подразделения), а предыдущее берётся в скобки.
270. Надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения делается четко черным светоустойчивым чернилом или пастой. Запрещается наклеивать титульный лист на обложку дел.