Преимущества:
· Расширение профессиональных возможностей сотрудников.
· Оптимальная индивидуальная и командная эффективность
· Повышение качества обслуживания покупателей
2. Политика
1. Портал дистанционного обучения - основной источник и инструмент обучения и профессионального развития сотрудников магазина.
2. Для каждой должности существует обязательная программа обучения
3. Универсальные обучающие материалы (продукция, технологии, визуальный мерчендайзинг) предоставляются всем сотрудникам магазина в каждом новом сезоне.
Директор магазина несет ответственность за:
1. Своевременную организацию обучения всех сотрудников магазина в соответствующих областях, описанных в настоящем Руководстве.
2. Формирование четких требований, анализа эффективности и предоставления своевременной и развивающей обратной связи.
3. Взаимодействие с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью и Менеджером по персоналу розничной сети по выявлению и развитию перспективных и потенциальных сотрудников для последующего продвижения по карьерной лестнице.
3. Процедура
1. Директор/менеджер магазина обязан организовать обучение всех сотрудников процессам, описанным в настоящем Руководстве.
2. Директор/менеджер магазина использует Портал дистанционного обучения, на котором собраны материалы для развития функциональных, управленческих знаний и знаний о продукте.
4. Директор/менеджер магазина обязан в первый в первый рабочий день помочь новому сотруднику зарегистрироваться на портале обучения и найти путь к курсам из обязательной программы обучения для нового сотрудника. При первом входе на портал дистанционного обучения используется пароль 1234, после система попросит заменить его на личный пароль сотрудника.
5. Директор/менеджер магазина регулярно отслеживает статус по обучению, используя Отчет по обучению.
6. Отчет по обучению обновляется на портале 1 раз в 2 недели, после чего Директор/менеджер магазина обязан разместить отчет на доске персонала.
7. Сотрудникам, у которых результаты по обучению 100%, Директор/менеджер магазина (или ответственный сотрудник) дает положительную обратную связь.
8. С сотрудниками, у которых результаты по обучению ниже 100%, Директор/Менеджер магазина (или ответственный сотрудник) договаривается о сроках прохождения курсов.
9. Ежедневно Директор/менеджер магазина задает несколько вопросов, чтобы убедиться, что сотрудники владеют информацией по пройденным курсам.
10. Ежедневно Директор/менеджер магазина наблюдает за работой сотрудников в торговом зале, чтобы убедиться, что полученные знания применяются на практике.
11. Директор/менеджер магазина каждый четверг анализирует отчет SA rating, чтобы понять динамику достижения основных KPIs каждым сотрудником.
12. Директор/менеджер магазина каждый четверг составляет график, кто из ответственных сотрудников и когда предоставляет обратную связь сотрудникам магазина. Обратная связь должна основываться на результатах достижения KPIs и результатам проведенных в течение недели сервис-листов.
13. Директор/менеджер магазина обязан обеспечить проведение ежедневного обучения на рабочем месте «Фокус дня».
14. Директор/менеджер магазина каждый четверг в соответствии с графиком тем «Фокус дня» готовит график проведения для своего магазина, назначает ответственных сотрудников, помогает подготовить материалы для проведения.
15. Директор/менеджер магазина планирует обучение на рабочем месте таким образом, чтобы обучение проходило в рабочее время сотрудника, но не в часы активных продаж.
4. Частота: Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по персоналу
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
- SHINE – Обучение и развитие
- SHINE – Фокус дня
- SHINE – Обязательная программа обучения
| 5.2.7. Оценка персонала |
1. Цель
Обеспечить предоставление обратной связи персоналу по результатам работы за установленный период, основываясь на факт выполнения целей, пунктов должностной инструкции и соответствия функциональным компетенциям должности.
Преимущества:
- Оценка позволяет определить способность сотрудника самостоятельно выполнять обязанности после окончания периода адаптации.
- Оценка позволяет оценить эффективность достижения сотрудником поставленных целей и выполнение задач по итогам года.
- Оценка позволяет оценить выполнение сотрудником функциональных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, бизнес процессами.
- Определение потребности обучения сотрудников.
- Планирование и реализация карьеры сотрудников.
2. Политика
1. Оценка – это часть культуры предоставления обратной связи сотруднику по результату его работы.
2. Все сотрудники компании без исключения, должны получить обратную связь по своей работе в установленные сроки и по установленной в компании форме.
3. Инициатором всех обязательных видов оценки является отдел по персоналу, как правило, в лице менеджера по персоналу. Отдел по персоналу информирует о сроках начала и завершения оценки, о системах и формах для проведения оценки, поддерживает работу систем, проводит обучающие мероприятия по проведению обязательных видов оценки.
4. Изменения заработной платы и продвижения по карьерной лестнице не является основным результатом и целью оценки.
5. Результаты оценки сотрудника являются собственностью компании и не могут быть переданы третьим лицам. Доступ к этой информации имеет только сам оцениваемый сотрудник, его непосредственный и вышестоящие руководители, а также сотрудники отдела по персоналу.
3. Процедура
Полугодовая оценка линейного персонала.
- В рамках экспертной карьерной лестницы, в компании проводится полугодовая оценка персонала. Оценка проходит 2 раза в год, промежуток между оценками должен составлять не менее полу года.
- Полугодовая оценка проводится для всех сотрудников магазина.
- Порядок изменения категорий определяется Отдел персонала ежегодно.
- Оценка проводится непосредственным руководителем в форме диалога с сотрудником по установленной в компании оценочной форме.
- По итогам оценки данные вносятся на портал обучения.
· В процессе оценки рассматривается 3 аспекта: 1) исполнение сотрудником обязанностей согласно должностной инструкции, 2) уровень достижения сотрудником поставленных целей: сроки и качество их выполнения, 3) уровень соответствия компетенциям.
- Результатом оценки является решение (положительное или отрицательное) о переходе на категорию должности, предложение горизонтального перемещение, предложение перемещения на управленческую позицию, рекомендация по зонам развития для успешного прохождения следующей полугодовой оценки.
Полугодовая оценка управленческого состава The Score.
· The Score для управленческих позиций проводится 2 раза в год.
· В процессе оценки рассматривается 3 аспекта: 1) исполнение сотрудником обязанностей согласно должностной инструкции, 2) уровень достижения сотрудником поставленных целей: сроки и качество их выполнения, 3) уровень соответствия компетенциям.
- Оценка проводится непосредственным руководителем (Территориальный операционный менеджер/Локальный операционный менеджер) в форме диалога с сотрудником по установленной в компании оценочной форме.
· Результатом оценки является финальная оценка сотрудника по итогам прошедшего периода, а так же индивидуальный план развития со списком тренингов и мероприятий по развитию на следующий отчетный период. Все договоренности фиксируются в письменном форме в бланке.
· Цели на следующий период вносятся в SHINE – Буклет по развитию.
· Срок проведения: промежуточная обязательная оценка – до конца августа, годовая обязательная оценка – до конца февраля каждого года.
4. Частота два раза в год (по возможности необходимо планировать на четверг)
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина/Локальный операционный менеджер/Территориальный операционный менеджер
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью,
Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по персоналу
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
Положение об оценки розничного персонала
- SHINE - Управление результатами
- SHINE – бланк полугодовой оценки для линейного персонала
- SHINE – бланк полугодовой оценки управленческого персонала THE SCORE
- Портал обучения
- SHINE – Буклеты по развитию
| 5.2.8. Ротация персонала магазина |
1. Цель
Обеспечить выполнение принципа «правильные люди должны находиться в правильном месте и в правильное время». Продвижение сотрудников магазина по карьерной лестнице осуществляется исходя из единых критериев абсолютного равенства.
Преимущества:
- Прозрачность карьерного роста
- Открытие карьерных перспектив перед сотрудниками магазина, а также параллельное сокращение текучести кадров и распределение «правильных людей по правильным местам в правильное время» для достижения коммерческих результатов.
2. Политика
- Информация обо всех вакансиях должна быть публичной, и все сотрудники магазина должны иметь возможность проявить интерес к той или иной вакансии, в том числе возможность быть рассмотренными в качестве кандидата.
2. На управленческие позиции могут претендовать только сотрудники, успешно прошедшие Центр оценки.
3. Все сотрудники магазина, прошедшие отбор на занятие тех или иных позиций, должны соответствовать минимальным предусмотренным критериям в соответствующих областях.
4. Все сотрудники компании, прошедшие отбор на занятие тех или иных позиций, должны подписать соответствующие кадровые документы.
3. Процедура
1. Обеспечьте выполнение настоящего Руководства.
2. Перед тем, как довести информацию о повышении до сотрудника магазина, получите все необходимые согласования от Регионального менеджера по управлению розничной сетью, Территориального менеджера по управлению розничной сетью, Отдела по персоналу.
3. Взаимодействуйте с Отделом по персоналу для определения даты вступления в должность.
4. Проведите все необходимые подготовительные мероприятия до первого рабочего дня сотрудника на новой позиции с целью обеспечения эффективного процесса введения его в должность.
5. Сообщите сотруднику о повышении.
6. Подпишите с сотрудником все кадровые документы, в рамках которых сотрудник будет выполнять новую трудовую функцию (5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)),
4. Частота По требованию.
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина, Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
· Контроль: Отдел по персоналу
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
· 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)
· SHINE – Карьерная лестница
| 5.2.9. Увольнение сотрудников магазина |
1. Цель
Обеспечить прозрачную, стандартизированную и законную процедуру завершения работы сотрудников в случае принятия решения об их увольнении.
Преимущества:
- Равные карьерные возможности.
- Защита интересов компании и ее стабильный коммерческий успех.
- Снижение риска причинения ущерба компании.
- Соблюдение действующего трудового законодательства.
2. Политика
Решение об увольнении сотрудника принимается в следующих случаях:
1. По соглашению сторон
2. Истечение срока трудового договора
3. По инициативе работника (по собственному желанию)
4. Неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание
5. Иные основания прекращения трудового договора, предусмотрены главой 13 ТК РФ
3. Процедура
1. Выполняйте положения настоящего Руководства.
2. Консультируйтесь у специалистов Отдела по персоналу и/или у непосредственного руководителя по всем вопросам, касающимся увольнения сотрудников.
3. Подписывайте все кадровые документы с увольняющимся сотрудником в сроки, предусмотренные трудовым законодательством, а также в соответствии с требованиями, предъявляемыми Отделом по персоналу
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по персоналу
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
- SHINE
- 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение)
| 5.2.10. Кадровое делопроизводство (прием, перевод, перемещение, совмещение, увольнение) |
1. Цель
Обеспечить кадровое делопроизводство, учет и документооборот в соответствии с требованиями трудового законодательства и исключить финансовые, административные и уголовные риски ведения бизнеса.
Преимущества:
· Снижение риска наложения любых санкций со стороны котролирующих организаций
· Снижение расходов Компании
· Увеличение эффективности бизнеса
2. Политика
1. Директора\менеджер магазина несет ответственность за заполнение комплекта документов, оформление которых необходимо при приеме, переводе, перемещении, совмещении или увольнении работников в зависимости от занимаемой ими должности и в соответствии с трудовым законодательством и локальными актами ООО «АДИДАС».
2. Директор\менеджер магазина обязан организовать подписание кадровых документов с работником и представителем ООО «АДИДАС».
3. Директор \менеджер магазина обязан передавать в Отдел по персоналу любые сведения\запросы\документы, которые получены им от сотрудников и\или государственных контролирующих организаций незамедлительно, но не позднее 5 дней после их получения.
4. Директор\менеджер магазина обязан способствовать соблюдению трудового законодательства сотрудниками магазина.
3. Процедура
1. Для приема нового сотрудника директор/менеджер магазина высылает на электронную почту специалиста по персоналу заявку на оформление табельного номера до 14.00 по местному времени.
2. После получения табельного номера и комплекта документов от специалиста по персоналу организовывает подпись документов сотрудником в двух экземплярах и отправляет подписанные документы, а также документы, полученные от работника при оформлении заявки (копию паспорта, копию СНИЛС, копию ИНН, копию документа об образовании, копию военного билет\приписного свидетельства, трудовую книжку (при наличии), информацию о наличии\заведении банковского счета, заявление о перечислении зарплаты на банковскую карту) в Отдел по персоналу в течение 5 дней после даты приема для их дальнейшей подписи со стороны работодателя.
3. Допускает нового сотрудника к выполнению должностных обязанностей только после подписания всех кадровых документов, полученных от специалиста по персоналу.
4. После получения подписанных документов на прием со стороны работодателя передает документы сотруднику.
5. Для перевода сотрудника на другую должность и\или в другой магазин, для смены занятости директор\менеджер магазина не позднее, чем за 1 рабочий день до даты перевода высылает на электронную почту специалиста по персоналу заявку на перевод для получения полного комплекта кадровых документов, необходимых для перевода.
6. После получения комплекта документов на перевод директор\менеджер магазина организует подпись документов сотрудником в двух экземплярах и отправляет подписанные документы в Отдел по персоналу в течение 5 дней после даты перевода для их дальнейшей подписи со стороны работодателя.
7. Допускает сотрудника к выполнению новых должностных обязанностей только после подписания всех кадровых документов, полученных от специалиста по персоналу.
8. После получения подписанных документов на перевод со стороны работодателя передает документы сотруднику.
9. Для оформления совмещения двух должностей сотрудником директор\менеджер магазина не позднее, чем за 1 рабочий день согласовывает совмещение с территориальным менеджером по управлению розничной сетью и с менеджером по персоналу.
10. После получения согласований директор\менеджер магазина не позднее, чем за 1 рабочий день высылает на электронную почту специалиста по персоналу заявку на совмещение для получения полного комплекта кадровых документов, необходимых для оформления совмещения.
11. Допускает сотрудника к выполнению дополнительных должностных обязанностей по второй должности только после подписания всех кадровых документов, полученных от специалиста по персоналу.
12. После получения подписанных документов на совмещение со стороны работодателя передает документы сотруднику.
13. Для увольнения сотрудника по инициативе сотрудника директор\менеджер магазина оформляет следующие документы: рукописное заявление на увольнение (дата увольнения, указанная в заявлении, должна быть не ранее чем через 14 календарных дней после даты составления заявления и не должна выпадать на праздничный или выходной день), приказ на увольнение, обходной лист, заявление на отправку трудовой книжки на адрес магазина, опросный лист.
14. Для увольнения сотрудника по иным основаниям директор\менеджер магазина запрашивает документы у специалиста по персоналу.
15. Фото- или скан-копии документов на увольнение по инициативе сотрудника, подписанные сотрудником, должны быть отправлены в Отдел по персоналу в день составления заявления на увольнение или получения документов от Отдела по персоналу в случае увольнения по иным основаниям, а оригиналы в течение 5 дней.
16. В день увольнения сотрудника директор/менеджер магазина обязан выдать под расписку трудовую книжку сотруднику, предварительно полученную от специалиста по персоналу.
17. В случае, если в день увольнения сотрудник не явился за своей трудовой книжкой, то директор/менеджер магазина обязан составить акт о неявке за трудовой книжкой. Фото акта в день составления высылать на электронную почту специалиста по персоналу.
18. В течение 5 дней оригинал акта и трудовая книжка направляется специалисту по персоналу.
19. В случае увольнения сотрудника до истечения 60 дней работы в Компании, директор\менеджер магазина отправляет фото или скан-копию акта приема-передачи форменной одежды (Приложение №27. К процедуре выдачи формы).
4. Частота: по требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по персоналу
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах
· 5.2.1. Набор персонала
· 5.2.2. Адаптация новых сотрудников
· 5.2.8. Ротация персонала
· Приложение 27. К процедуре выдачи формы
· Приложение№18. Оформление кадровых документов персонала
| 5.2.11. Оформление отсутствия сотрудников (отпуск, больничный, прогул, иные отсутствия) |
1. Цель
Обеспечение учета, анализа причин и оформление отсутствия сотрудников в соответствии с требованиями трудового законодательства для увеличения эффективности работы сотрудников.
Преимущества:
· Равные возможности для сотрудников при организации отдыха
· Удержание лучших сотрудников
· Увеличение эффективности работы сотрудников
2. Политика
1. Все причины отсутствия сотрудников на рабочем месте (уважительные и неуважительные) должны быть зафиксированы директором\менеджером магазина, отражены в автоматической системе учета рабочего времен Time Keeping и документально подтверждены.
2. Директор\менеджер магазина должен воспитывать культуру ответственного отношения сотрудников к соблюдению графика рабочего времени.
3. Директор\менеджер магазина должен мотивировать сотрудников магазина с помощью составления наиболее комфортного графика работы.
4. Директор\менеджер магазина должен обеспечить соблюдение графика плановых отпусков сотрудниками магазина.
3. Процедура
1. Директор/менеджер магазина оформляет с сотрудником документы на ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы.
2. В день написания заявления на оплачиваемый отпуск (если отпуск оплачиваемый, то дата заявления должна быть не позднее, чем за 2 недели до даты начала отпуска) сотрудником директор/менеджер магазина высылает специалисту по персоналу фото- или скан-копию заявления сотрудника и отправляет оригинал заявления в течение 5 дней (но не позднее, чем за 3 дня до даты отпуска) специалисту по персоналу.
3. Директор/менеджер магазина при обращении работника по вопросу предоставления отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до 1,5 или 3-х лет, выплаты единовременного пособие составляет пакет документов на предоставление вышеуказанных отпусков. В течение 5 дней после получения заявлений от сотрудника директор\менеджер магазина должен их отправить в Отдел по персоналу.
4. В случае отсутствия сотрудника (за исключением отпуска) более 4 часов подряд в течение рабочего дня (смены) или в течение всей смены (в случае, если длительность смены менее 4 часов), директора\менеджер магазина должен связаться с сотрудником для уточнения причин отсутствия.
5. Если сотрудник предоставил листок нетрудоспособности в качестве подтверждения причины отсутствия:
o Уточнить у сотрудника наличие справки, подтверждающей его доходы, полученные на предыдущем месте работы (форма 182-Н), если сотрудник впервые отсутствовал по причине болезни,
o Директор\менеджер магазина обязан проверить подлинность листа нетрудоспособности и отправить его в Отдел по персоналу в течение 5 рабочих дней после получения.
6. В случае отсутствия по иным причинам директор\менеджер магазина обязан
o В день отсутствия сотрудника составить Акт об отсутствии на рабочем месте (по форме, представленной в Регламенте привлечения работников ООО «АДИДАС» к дисциплинарной и материальной ответственности) с подписью 3-х сотрудников магазина,
o После появления сотрудника запросить у сотрудника письменные объяснения по причинам отсутствия на рабочем месте,
o Проинформировать Отдел по персоналу о причинах отсутствия сотрудника с предоставлением подтверждающих документов в течение 1-го дня,
o В случае длительного отсутствия (более 1-го месяца) проинформировать Отдел по персоналу о данном отсутствии и попытаться связаться с друзьями\родственниками\знакомыми сотрудника для уточнения причин длительного отсутствия.
4. Частота: по требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по персоналу
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах
· 1.2.2. Регистрация прихода и ухода
· 2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю
· 5.2.5. Дисциплина труда
· Приложение №16. К процедуре оформления взысканий
· Приложение №18. Оформление кадровых документов персонала
| 5.3.1. Изъятие денежных средств |
1. Цель
Обеспечить безопасность сотрудников магазина, не допустить превышения лимитов наличности в кассе.
Преимущества:
· Снижение риска внутренних и внешних недостач денежных средств.
2. Политика
· Превышение установленного лимита наличности в кассе в любой момент времени не допускается.
· Только директор магазина/ответственные сотрудники магазина, в соответствии с трудовым договором и должностной инструкцией обслуживающие ККМ, допускаются к проведению процесса изъятия наличных средств из кассы в течение рабочего дня.
· При операции изъятия наличных средств из кассы должны всегда присутствовать два сотрудника магазина, одним из которых является директор магазина/ответственный сотрудник магазина.
· Работник компании, обнаруживший в любой момент времени излишки/недостачу в сейфе/кассе магазина обязан незамедлительно сообщить о данном факте директору магазина/ответственному сотруднику, Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью, и ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов, в том числе в момент обнаружения обеспечить составление Акта инвентаризации денежных средств (Приложение №4).
3. Процедура
- В целях безопасности в течение рабочей смены с каждого кассового аппарата производится не менее трех изъятий денежных средств, которые после изъятия подлежат хранению в сейфе. Директор магазина обязан выставить ограничение на хранение наличности в ККТ в системе магазина которое должно быть:
- не более чем 60 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом более 90 000 000 рублей,
- не более чем 40 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом от 30 000 000 руб. до 90 000 000 рублей,
- не более чем 20 000 рублей для магазинов с годовым торговым планом до 30 000 000 рублей.