2. Желательно пригласить представителя Арендодателя для подписания Акта (в Акте указать его должность, ФИО), в случае если он отказывается от подписания – в Акте делается об этом запись (перед подписями свидетелей): «Представитель Арендодателя от подписи отказался».
- Срочно направить Запрос (Приложение №12) в энергоснабжающую организацию, осуществляющую поставку э/энергии в здание (с целью узнать проводилось ли плановое отключение э/энергии в помещении в указанный промежуток времени), при этом следует учитывать:
o Запрос делается в двух экземплярах, один экземпляр передается в снабжающую организацию, второй остается у директора магазина (на нем представитель снабжающей организации должен указать в вашем присутствии входящий номер, дату поступления письма, свою подпись (с расшифровкой) и поставить печать).
o При передаче Запроса необходимо уточнить, когда будет готов ответ и контактный телефон для связи, при этом директору магазина необходимо каждый день звонить по указанному номеру и уточнять, готов ли ответ и когда его можно забрать.
- Срочно вызвать электрика, при этом следует:
o Составить Акт осмотра э/сетей и э/оборудования в помещении (Приложение №12).
o В случае если отключение длится более одного дня – ежедневно вызывать электрика и фиксировать состояние э/сетей и э/оборудования в Актах.
- Вызвать полицию (желательно), мотивируя это тем, что в магазине отключились все э/приборы, оборудование, сигнализация, при этом, необходимо взять у сотрудников полиции документы, подтверждающие их нахождение в Помещении магазина и отсутствие в это время э/снабжения в данном помещении (если сотрудники полиции не смогут предоставить какие-либо документы, директор магазина обязан самостоятельно составить Акт по любой из предложенных форм в Приложении №12, в котором необходимо указать должность и звание сотрудников полиции и попросить их подписаться в Акте.
- Поставить в известность координатора/юриста отдела правового сопровождения сделок с недвижимостью о факте отключения э/энергии в помещении магазина с целью дальнейшей подготовки претензии Арендодателю
- Для избегания потери или искажения данных о продажах и товародвижении магазина, при отключении электроэнергии в магазине, незамедлительно корректно завершить работу компьютеров подключенных к источникам бесперебойного питания. Время работы ПК от блока бесперебойного питания возможно не более 10 минут.
4. Частота По требованию
5. Ответственность:
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина,
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Финансовый отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение№11. Действия при возникновении чрезвычайных ситуаций
· Приложение№12. Отключение электроэнергии
· Инструкция по действиям в чрезвычайных ситуациях для сотрудников ИОТ 10-11
| 5.1.8. Заказ хозяйственных и рекламных материалов, заказ торгового оборудования |
1. Цель
Создать приятные условия для покупателей и довести все маркетинговые тенденции бренда до покупателей.
Преимущества:
· Приятная и информативная среда для покупателей.
· Достаточное количество рекламных материалов, а так же торгового оборудования для надлежащей презентации товаров.
2. Политика
1. Все магазины должны быть оснащены достаточным количеством хозяйственных, рекламных материалов и торговым оборудованием согласно стандартам компании.
2. Все рекламные материалы и торговое оборудование должны поддерживаться в надлежащем состоянии.
3. Хозяйственные материалы предназначены только для служебного пользования.
3. Процедура
Хозяйственные материалы
1. Каждому магазину компании присваивается категория. Категория зависит от площади магазина.
2. В соответствии с категорией магазина определяется денежный лимит на закупку канцелярских и хозяйственных товаров, выделенный магазину на каждый месяц.
3. Заказ канцелярских и хозяйственных товаров осуществляется посредствам использования интернет-платформы по ссылке https://www.pragmatic.ru/.
4. Для осуществления заказа директор магазина должен войти в личный кабинет в интернет-платформе https://www.pragmatic.ru/, после чего осуществить заказ необходимых хозяйственных товаров, в соответствии с установленным денежным лимитом. Вход в личный кабинет осуществляется по средствам использования персональных данных, которые рассылают на электронный почтовый адрес магазина представители компании, осуществляющей доставку хозяйственных товаров. В случае своевременного не получения/утери персональных данных директор магазина должен поставить в известность Регионального специалиста розничной сети.
5. Денежный лимит на закупку канцелярских и хозяйственных товаров доступен в личном кабинете на интернет-платформе https://www.pragmatic.ru/.
6. В случае превышения установленного денежного лимита, необходимо получить согласие Территориального менеджера по управлению розничной сетью и далее проинформировать ответственного Регионального специалиста розничной сети о превышении денежного лимита и причинах превышения.
7. При завершении оформления заказа на интернет-платформе, в разделе получатели необходимо выбирать в качестве получателя директор магазина.
8. Возврат канцелярских и хозяйственных товаров может быть осуществлён только в случае поставки бракованного товара.
9. Директор магазина обеспечивает оформление заказа в пределах установленного лимита на следующий месяц с 20 по 25 числа каждого текущего месяца.
10. Директор открывающегося магазина должен выслать 1 (первый) заказ в специальной форме заявки (Приложение №7. Разные документы), где указывает персональные данные. Далее директор магазина должен сообщить Региональному специалисту адрес электронной почты магазина, на который будут отправлены персональные данные для входа в личный кабинет интернет-платформы https://www.pragmatic.ru/. Для получения пломбиратора и штампа магазина необходимо предоставить информацию об адресе магазина за 25 дней до составления заказа. Заказ должен быть составлен за 4 недели до открытия магазина.
Рекламные материалы
- Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами обеспечивает рассылку по электронной почте информации о предстоящих и текущих рекламных акциях, условиях монтажа графики, поставки POS-материалов, использовании и хранении POS-материалов, а также распределение POS-материалов на магазины. Директор магазина обязан ознакомиться c инструкциями оформления магазина POS-материалами и проверить правильность запланированной графики на магазин. При наличии ошибок в распределении Директор должен связаться с ответственным сотрудником подразделения по работе с рекламными материалами.
- Ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами прописывает информацию о том, каким образом монтируется графика в магазине. Если монтаж графики осуществляется подрядной организацией, директор магазина обязан проверить правильность и качество монтажа, и в случае возникновения визуальных несоответствий указать данные несоответствия в акте о принятии работ, который предоставляется подрядной организацией, а также поставить в известность ответственного сотрудника отдела по работе с рекламными материалами.
- Если монтаж графики в магазине осуществляется силами сотрудников магазина, Директор несет ответственность за правильность использования и установки POS-материалов в магазине, следит за правильностью и своевременностью монтажа, демонтажа графики согласно инструкциям от отдела по работе с рекламными материалами.
- Директор магазина, осуществляющий приемку POS-материалов, обязан установить соответствие между фактическим и документальным наличием POS-материалов. В случае обнаружения расхождений между фактическим и документальным наличием POS-материалов (излишки или недостача), повреждения части материалов, директор магазина обязан проинформировать о данном факте ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами. Если POS-материалы доставляются подрядной организацией необходимо принимать товар по чек-листу приема, который передается вместе с POS-материалами. В случае выявления несоответствий при приеме POS-материалов, в чек-листе необходимо указывать фактические расхождения и/или повреждения.
- Директор магазина обязан выделить на складе отдельную зону для хранения POS-материалов и обеспечить сохранность надлежащего вида. Хранение POS-материалов необходимо осуществлять в соответствующей упаковке после использования (в которой данный POS-материал поступил в магазин), с целью сохранения внешнего вида POS-материалов.
- Не допускается размещение в торговом зале POS-материалов ненадлежащего вида (т.е. материалов, имеющих царапины, следы выцветания и др.). В случае порчи POS-материалов директор магазина должен поставить в известность ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами, написав соответствующее письмо, посредствам электронной почты (необходимо предоставить фотографии POS-материалов ненадлежащего вида и указать причину порчи).
- При обнаружении дефектов POS-материалов директор магазина обязан предоставить описание и фото дефекта посредствам электронной почты ответственному сотруднику подразделения по работе с рекламными материалами. После получения подтверждения от сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами посредствам электронной почты, Директор магазина обязан обеспечить утилизацию соответствующего рекламного материала (под утилизацией подразумевается процесс разрезания/разрыва рекламных материалов с целью исключения дальнейшего использования). Фотографии утилизированного рекламного материала отправляются так же посредствам электронной почты ответственному сотруднику подразделения по работе с рекламными материалами. Утилизированные POS-материалы выбрасываются в присутствии директора магазина, в соответствии с процедурой утилизации отходов настоящего Руководства.
- По окончанию проведения маркетинговых активностей ответственный сотрудник подразделения по работе с рекламными материалами информирует посредствам электронной почты магазины о необходимости проведения пересчета POS-материалов, а также о необходимости сохранения актуальных рекламных материалов или их утилизации.
- Директор магазина обязан обеспечить надлежащее хранение не используемых в торговом зале POS материалов, до получения указаний от ответственного сотрудника подразделения по работе с рекламными материалами.
- Заказа нестандартной графики осуществляется директором магазина только после согласования с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
- После получения подтверждения от Территориального менеджера по управлению розничной сетью директор магазина обязан осуществить написание электронного письма ответственному сотруднику подразделения по работе с рекламными материалами, указав место размещения графики, причину необходимости размещения графики, и приложить обзорные фотографии зоны, где требуется размещение рекламного материала.
Мебель и оборудование для торгового зала
1. Заказ оборудования в рамках капитальных затрат должен быть согласован с Региональным менеджером по управлению розничной сетью, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью по электронной почте.
2. Скачайте каталог оборудования с корпоративного портала.
3. Заказ оборудования в рамках операционных расходов осуществляется на регулярной основе, исходя из бюджета магазина Бюджет рассчитывается следующим образом: "Класс * площадь торгового пространства", где класс «A» = $ 5, класс «B» = $ 4, класс "C" = $ 3, класс «D» = $ 2, класс «E» и «Rockport» = 1 $.
4. Заполненная заявка и подтверждение Регионального менеджера по управлению розничной сетью, Территориального менеджера по управлению розничной сетью направляется в службу поддержки розничной сети (RetailSupport.RU @ adidas-group.com).
5. Возможность мониторинга статуса заявки доступна на корпоративном портале (перейдите к списку опций Retail Support> выберите ваш магазин> ознакомьтесь с информацией по вашей заявке). По всем вопросам обращайтесь в службу поддержки розничной сети.
Мебель и оборудование для складских помещений
1. Следуйте вышеуказанной инструкции.
4. Частота
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Финансовый отдел, Отдел розничной сети
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение№7. Разные документы
| 5.1.9. Запрос услуг |
1. Цель
Сформулировать порядок запроса на предоставление услуг в розничных магазинах.
Преимущества:
· Эффективный и единый процесс заказа необходимых услуг.
2. Политика
1. Запросы на предоставление услуг должны соответствовать процедуре ниже.
2. Запросы на предоставление услуг требуют согласования на соответствующем уровне.
3. Процедура
Услуги по уборке
· Для привлечения стороннего поставщика услуг по уборке, директор магазина обязан получить согласие Территориального менеджера по управлению розничной сетью, Регионального менеджера по управлению розничной сетью посредствам электронной почты.
· Перед заключением договора с подрядчиком необходимо получить согласование Регионального менеджера по управлению розничной сетью посредствам электронной почты.
Сотрудник охраны
1. Только Региональный менеджер по управлению розничной сетью по согласованию с подразделением по безопасности и защите активов и Отделом контроллинга выдают разрешение на однократное или продолжительное привлечение охранной организации для каждого магазина индивидуально.
Техническое обслуживание
1. По вопросам технического обслуживания магазина директор магазина обязан обращаться в службу технической поддержки розничной сети.
4. Частота По мере необходимости
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Финансовый отдел, Отдел розничной сети, подразделение по безопасности и защите активов, Отдел контроллинга
6. Приложение
| 5.1.10. Порядок посещения магазина сотрудниками компании |
1. Цель
Выработать кодекс корпоративной этики посещения магазина сотрудниками компании, а также обеспечить надлежащее обращение с ними сотрудников магазина.
Преимущества:
· Четкие обязанности и ожидания.
· Соответствие поведения Кодексу корпоративной этики компании.
2. Политика
1. Обслуживание покупателей - наша самая приоритетная задача.
2. Сотрудники компании, находящиеся в магазине с официальным или неофициальным визитом, не должны требовать внимания со стороны сотрудников магазина в процессе обслуживания покупателей, за исключением экстренных случаев, касающихся ситуаций угрозы жизни или здоровью.
3. Сотрудники компании, посещающие магазин, не имеют права использовать свое служебное положение, давая прямые указания сотрудникам магазина.
4. Директору магазина/ответственному сотруднику магазина запрещено предоставлять сотрудникам компании конфиденциальную информацию, за исключением случаев наличия письменного разрешения Регионального менеджера по управлению розничной сетью, Территориального менеджера по управлению розничной сетью, Директора по рознице.
5. Сотрудники компании, посещающие магазин, не имеют права доступа в служебные помещения (только торговый зал), если иное не было согласовано с Региональным менеджером по управлению розничной сетью, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, Директором по рознице.
6. Сотрудники компании, посещающие магазин, могут проходить в служебные помещения только в сопровождении директора магазина/ответственного сотрудника магазина, и только для оставления личных вещей.
7. Все сотрудники компании, вне зависимости от должности, при выходе из магазина обязаны проходить процедуру проверки вещей (1.1.12. Осмотр личных вещей).
8. Все сотрудники компании должны обращаться друг к другу с уважением и следовать Кодексу корпоративной этики компании.
Официальные визиты:
1. Официальные визиты должны согласовываться с Региональным менеджером по управлению розничной сетью, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, Директором розничной сети.
2. Перед посещением магазина сотрудник компании обязан уведомить Территориального менеджера по управлению розничной сетью, указав дату и цель визита.
3. Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан сообщить директору магазина о предстоящем визите (по телефону или посредствам электронной почты).
3. Процедура
Порядок посещения магазина сотрудниками компании:
1. Сотрудник компании, находящийся в магазине с официальным визитом, обязан представиться директору магазина/ответственному сотруднику.
2. Если сотрудник компании, находящийся в магазине, обнаруживает возможности для улучшения магазина, ему рекомендуется обратиться к директору магазина. В последующем директор магазина должен обсудить предложенные изменения/улучшения с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Директор розничной сети
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
· Кодекс корпоративной этики компании
| 5.1.11. Порядок посещения магазина сотрудниками офиса компании |
1. Цель
Выработать кодекс корпоративной этики посещения магазина офисными сотрудниками компании, а также обеспечить надлежащее обращение с ними сотрудников магазина.
Преимущества:
· Четкие обязанности и ожидания.
· Соответствие поведения Кодексу корпоративной этики компании.
2. Политика
1. Обслуживание покупателей - наша самая приоритетная задача.
2. Офисные сотрудники компании, находящиеся в магазине с официальным или неофициальным визитом, не должны требовать внимания со стороны сотрудников магазина в процессе обслуживания покупателей, за исключением экстренных случаев, касающихся ситуаций угрозы жизни или здоровью.
3. Офисные сотрудники компании, посещающие магазин, не имеют права использовать свое служебное положение, давая прямые указания сотрудникам магазина.
4. Офисные сотрудники компании не имеют права нарушать рабочий ритм магазина.
5. Директору магазина/ответственному сотруднику магазина запрещено предоставлять офисным сотрудникам компании конфиденциальную информацию, за исключением случаев наличия письменного разрешения Регионального менеджера по управлению розничной сетью, Территориального менеджера по управлению розничной сетью, Директора по рознице.
6. Офисные сотрудники компании, посещающие магазин, не имеют права доступа в служебные помещения (только торговый зал), если иное не было согласовано с Региональным менеджером по управлению розничной сетью, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, Директором по рознице.
7. Офисные сотрудники компании, посещающие магазин, могут проходить в служебные помещения только в сопровождении директора магазина/ответственного сотрудника магазина, и только для оставления личных вещей.
8. Все офисные сотрудники компании, вне зависимости от должности, при выходе из магазина обязаны проходить процедуру проверки вещей (1.1.12. Осмотр личных вещей).
9. Все сотрудники компании должны обращаться друг к другу с уважением и следовать Кодексу корпоративной этики компании.
Официальные визиты
1. Официальные визиты должны согласовываться с Региональным менеджером по управлению розничной сетью, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, Директором розничной сети.
2. Перед посещением магазина сотрудник компании обязан уведомить Территориального менеджера по управлению розничной сетью, указав дату и цель визита.
3. Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью обязан сообщить директору магазина о предстоящем визите.
3. Процедура
Порядок посещения магазина сотрудниками офиса компании
1. Офисный сотрудник компании, находящийся в магазине с официальным визитом, обязан представиться директору магазина/ответственному сотруднику.
2. Если офисный сотрудник компании, находящийся в магазине, обнаруживает возможности для улучшения магазина, ему рекомендуется обратиться к директору магазина. В последующем директор магазина должен обсудить предложенные изменения/улучшения с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, директор розничной сети, начальник отдела эксплуатации
6. Приложение
Дополнительную информацию вы можете получить в следующих документах:
· Кодекс корпоративной этики компании
| 5.1.21. Охранные системы магазина |
1. Цель
Обеспечить контроль и учет всех ключей и кодов безопасности, а также информирование сотрудников магазина о том, кто имеет право доступа к ним. Информировать всех держателей ключей и кодов безопасности об ответственности и обязанностях, возлагаемых на данных сотрудников. Обеспечить безопасность каждого сотрудника магазина в процессе открытия/закрытия магазина. Обеспечить корректную работу и ознакомление всех ответственных сотрудников с порядком использования систем охранной сигнализации, а так же тревожной кнопки.
Преимущества:
· Корректный и актуальный список держателей ключей.
· Четкие обязанности для всех держателей ключей.
· Обучение всех ответственных сотрудников ежедневному процессу постановки и снятию магазина с охранной сигнализации.
· Обучение всех ответственных сотрудников порядку использования тревожной кнопки.
· Исправность работы охранных систем магазина.
2. Политика
1. Директор магазина ведет учет сотрудников магазина, имеющих ключи от магазина и других помещений, в специальном Журнале выдачи ключей (1.1.1. Открытие/закрытие магазина).
- Директор магазина не реже одного раза в три месяца (если иное не установлено договором) обеспечивает проведение контроля качества работы в магазине пожарной сигнализации, а также охранной сигнализации, в том числе, датчиков проникновения извне, датчиков объёма, тревожной кнопки, предварительно проинформировав компанию, предоставляющую охранные услуги и согласовав с этой компанией метод и время проверки.
3. Постановка магазина на охранную сигнализацию осуществляется при каждом закрытии магазина, и снятие - при каждом открытии магазина ответственным сотрудником магазина. Единственным исключением может являться необходимость эвакуации в случае чрезвычайной ситуации.
- Постановку/снятие магазина на охрану/с охраны осуществляет ответственный сотрудник магазина (директор магазина, либо сотрудник, назначенный директором магазина) в присутствии одного из сотрудников. Опечатывание магазина снаружи требуется в любом случае.
- Ответственный сотрудник должен держать пароль для постановки/снятия магазина на охрану/с охраны в строгой конфиденциальности и не разглашать его. Обо всех случаях возможной утечки информации о паролях ответственный сотрудник должен сообщать директору магазина/Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью в целях принятия мер безопасности.
- В случае увольнения ответственного сотрудника или его перевода в другой магазин, директор магазина обязан изменить пароль или заблокировать действие пароля ответственного сотрудника в день такого перевода/увольнения, поставив охранную фирму в известность об изменениях в списке оповещения. В течение 1 (одного) дня с момента увольнения ответственного сотрудника Директор магазина должен подготовить новый список оповещения для охранной фирмы, заверенный подписью Территориального менеджера по управлению розничной сетью и печатью компании. Аналогичная процедура действует в ситуациях, когда пароль или иная информация из списка оповещения могла стать известной третьим лицам.
- Список оповещения должен храниться в магазине. Его информация строго конфиденциальна и должна быть доступна только директору магазина. Он обязан предоставить ответственным сотрудникам, уполномоченным списком оповещения, информацию об их личном пароле и коде доступа (вариант авторизации может отличаться в зависимости от специфики охранной фирмы). Каждый ответственный сотрудник должен использовать только свой собственный код доступа для открытия магазина.
8. При согласовании с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью и ответственным сотрудником подразделения по безопасности и защите активов в магазинах повышенного риска (например, отдельностоящий дисконт-центр) возможна установка тревожной кнопки.
9. Директор магазина обязан доводить информацию о каждом факте срабатываний систем сигнализации до Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, в том числе при ложных срабатываниях, т.к. ложные срабатывания могут привести к игнорированию охранными службами фактов срабатываний охранных систем магазина.
10. При выявлении факта (ночного) взлома, кражи, незаконного проникновения и т.д. директор магазина обязан в момент обнаружения данного факта сообщать в охранную организацию, Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью, Региональному менеджеру по управлению розничной сетью и Специалисту по работе с претензиями, от которых необходимо получить дальнейшие инструкции, в том числе о необходимости обращения в полицию (Приложение №11).