Расписание рабочей недели. 10 глава

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

6. Приложение

 

Более подробная информация приведена в следующих разделах:

 

· 1.1.5. Ежедневный справочник руководителя

· 1.1.4. Рабочие документы руководителя

· 1.1.21. Информационный портал розничной сети (CoRP)

· 2.0.0. Схема рабочей недели

· 2.1.2. Торговая цель недели

· 2.1.3. Отслеживание еженедельных продаж и KPI

· 2.1.5. Еженедельные телефонные конференции

· 2.1.6. Еженедельное собрание руководства магазина

· Еженедельный план действий

 

2.1.5. Еженедельные телефонные конференции

1. Цель

Обеспечить объединение и подготовку важнейшей информации, торговой аналитики и эффективных методик между магазинами, Региональным менеджером по управлению розничной сетью, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью и офисом компании.

 

Преимущества:

· Универсальный и прозрачный способ коммуникации и оценки бизнеса.

· Возможность обсудить актуальные вопросы, перенять опыт коллег и оценить их работу.

· Четкие согласованные действия, направленные на развитие бизнеса.

2. Политика

1. На телефонной конференции должен присутствовать представитель административной части от каждого магазина.

2. Телефонная конференция должна проводиться каждую неделю в установленное и согласованное время с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.

3. До начала телефонной конференции отправьте готовый Еженедельный план действий Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, опирайтесь на него в ходе конференции (2.1.4. Еженедельный план действий).

 

3. Процедура

1. Для участия в телефонной конференции следуйте предусмотренной для вашей территории процедуре.

2. В ходе телефонной конференции соблюдайте структуру Еженедельного плана действий. Поднимайте вопросы, требующие вовлечение Территориального менеджера по управлению розничной сетью и/или офиса компании. Делитесь проблемами и историями успеха в достижении торгового плана и других KPI. Перенимайте успешный опыт от других магазинов. Согласуйте действия на будущую неделю и сделайте соответствующие записи в Еженедельном плане действий (2.1.4. Еженедельный план действий).

3. По завершении телефонной конференции составьте четкий план и обеспечьте выполнение всех согласованных действий в течение текущей недели.

 

4. Частота Еженедельно

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

6. Приложение

 

Более подробная информация приведена в следующих документах:

 

· 2.1.2. Торговая цель недели

· 2.1.3. Отслеживание еженедельных продаж и KPI

· 2.1.4. Еженедельный план действий

· Порядок доступа к телефонной конференции

· Отчеты по еженедельным продажам и KPI

 

 

2.1.6. Еженедельное собрание руководства магазина

1. Цель

Обеспечить открытое обсуждение важных тем и согласованных действий на следующую неделю сотрудниками администрации магазина.

Преимущества:

1. Универсальный и прозрачный способ коммуникации.

2. Информирование и вовлечение сотрудников администрации магазина в процесс реализации целей и задач магазина.

3. Возможность обсудить проблемы и поделиться личным опытом.

2. Политика

1. Проводите Еженедельное собрание руководства магазина каждый понедельник после Еженедельной телефонной конференции и до наступления пикового периода продаж.

2. Назначайте собрание руководства магазина на одно и то же время каждую неделю.

3. При проведении собрания опирайтесь на Еженедельный план действий (2.1.4. Еженедельный план действий).

4. Обеспечьте последующее информирование остальных сотрудников магазина (1.2.3. Проведение утренних собраний; 1.2.4. Доска информации).

 

3. Процедура

Подготовка

1. Возьмите Еженедельный план действий (за прошедшую и текущую неделю) с собой на собрание.

2. Распечатайте все необходимые отчеты (например, бестселлеры продаж, материалы по маркетинговым акциям, рекомендации по VM).

3. Обсудите и подготовьте все темы, касающиеся работы персонала.

Ход собрания

1. Начните собрание с приветствия, при этом собрание необходимо начать энергично.

2. Разберите Еженедельные планы коммуникаций и действий:

· Прибыль: проанализируйте KPI прошлой недели, обсудите и примите в действие ключевую задачу на текущую неделю,

· Продукция: назовите пятерку бестселеров продаж и сообщите сотрудникам магазина число остатков, обсудите "черные дыры", обратите внимание на наиболее успешные категории товаров,

· Организация: озвучьте информацию о нововведениях и изменениях в структуре организации,

· Люди: обсудите очевидные и неочевидные вопросы, касающиеся обслуживания покупателей, расписание работы, изменения в графике отпусков,

· Актуальные темы: рассмотрите наиболее актуальные темы данного периода,

· Завершите собрание, озвучив цели магазина/каждого отдельного сотрудника на день/неделю,

· Запишите важную информацию для телефонной конференции в понедельник (2.1.5 Еженедельные телефонные конференции).

 

3. Частота Еженедельно

4. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

 

5. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

· 1.1.5. Ежедневный справочник руководителя

· 1.2.3. Проведение утренних собраний

· 1.2.4. Доска информации

· 2.1.2. Торговая цель недели

· 2.1.3. Отслеживание еженедельных продаж и KPI

· 2.1.4. Еженедельный план действий

· 2.1.5. Еженедельные телефонные конференции

· Доска информации

· SHINE

 

6. Приложение

 

2.1.7. День работы с товаром

1. Цель

Обеспечить возможность анализа эффективности работы магазина на различных уровнях бизнеса, оценить существующее положение и принять своевременные взвешенные решения, не сдвигая фокуса с процесса обслуживания покупателей.

 

Преимущества:

· Надлежащая диагностика эффективности магазина, причин и следствий, преимуществ и возможностей.

· Своевременные распоряжения и взвешенные решения.

· Непрерывное развитие.

· Эффективное использование ресурсов магазина для максимизации прибыли.

2. Политика

1. Обслуживание покупателей - наша самая приоритетная задача.

2. Все процедуры, предусмотренные инструкцией «День работы с товаром», необходимо проводить каждый вторник.

3. Настоящее Руководство должна реализовываться параллельно со всеми процессами, указанными в разделе «Один день из жизни магазина» (1.0.0. Один день из жизни магазина).

4. Ответственность за показатели работы магазина несет директор магазина. Директор магазина обязан в полной мере понимать структуру работы и быть способным определять приоритетные задачи и условия работы для себя и сотрудников магазина.

3. Процедура

 

Коммерческие испытания - это постановка правильных вопросов для определения причин той или иной проблемы, мешающей эффективной работе, и способной открыть возможность для дальнейшего развития.

Изучайте бизнес с общей коммерческой точки зрения

 

· Проведите оценку и подготовку предстоящих акций и специальных мероприятий (2.1.2. Торговая цель недели).

· Проанализируйте коммерческую обстановку вокруг магазина, например, точки конкурентов, объекты на улице, торговый центр (2.1.4. Еженедельный план действий).

 

Изучайте бизнес с точки зрения покупателей

· Проанализируйте маршрут движения покупателей, изучив Контрольную ведомость стандартов управления розничным бизнесом компании adidas за последние несколько дней. Установите вопросы, на которые постоянно дается отрицательный ответ, и причины данного ответа (1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS)).

· Проанализируйте эффективность отдельных сотрудников в реализации своих измеряемых персональных задач (по возможности) и обслуживании покупателей (1.1.5. Ежедневный справочник руководителя; 1.2.5. Инструктаж по вопросам обслуживания покупателей).

 

Изучайте бизнес с точки зрения продукции

· Проанализируйте отчеты по планированию торгового зала, рассматривая показатели той или иной категории с трех сторон: доля продаж, доля занимаемого пространства, доля остатков (2.1.8. Еженедельная планировка торгового зала).

· Изучите отчеты по мерчендайзингу, обращая внимание на бестселлеров продаж.

· Изучите план приемки товара. Сопоставьте сведения о поступлении товара с фактическими товарными потребностями своего магазина (5.5.1. Приемка товара).

 

Примите меры (примеры)

 

· Внесите ключевые решения и меры по их реализации в Еженедельный план действий (2.1.4. Еженедельный план действий).

· Отправьте запрос на пополнение, приостановку доставки, доставку товара между магазинами и/или обратно на Центр Дистрибуции.

· Откорректируйте маршрут покупателей, планирование магазина, распределение торгового пространства и/или выкладку товара.

· Приступите к реализации/планированию рекламных и маркетинговых компаний.

· Отправьте отзыв Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью, в отдел маркетинга или визуального мерчендайзинга с указанием возможных действий и изменений.

4. Частота Каждый вторник

 

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

 

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих разделах:

· 1.0.0. Один день из жизни магазина

· 1.1.5. Ежедневный справочник руководителя

· 1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS)

· 1.1.21. Информационный портал розничной сети (CoRP)

· 1.2.5. Инструктаж по вопросам обслуживания покупателей

· 1.4.2. Презентация нашей продукции

· 1.4.3. Внедрение внутренних коммуникаций

· 2.1.2. Торговая цель недели

· 2.1.3. Отслеживание еженедельных продаж и KPI

· 2.1.4. Еженедельный план действий

· 2.1.8. Еженедельная планировка торгового зала

· 2.1.10. День работы с персоналом

· 2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю

· 3.4.1. Ежемесячные рекомендации по Визуальному Мерчендайзингу

· 5.5.1. Прием поставок

· 5.5.2. Отправка товара

· 5.5.3. Возврат товара в Центр Дистрибуции

· Отчеты по продажам и KPI, планировке торгового зала, бестселлеры продаж

· Календарь маркетинговых акций

 

2.1.8. Еженедельная планировка торгового зала

1. Цель

Оптимизировать поток покупателей и повысить производительность торгового зала путем логичного распределения товаров на торговой площади.

 

Преимущества:

· Оптимизированное распределение товаров на торговой площади, пропорциональность и сочетание товаров.

· Повышение продуктивности торгового зала, т.е. продаж с квадратного метра.

· Максимизация коммерческих возможностей посредством целевых продаж.

 

2. Политика

 

1. Магазин должен обновлять информацию об изменениях при распределении торгового зала в системе планировки торгового зала.

2. Значительные изменения планировки магазина (более 5%) необходимо согласовывать с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью / Региональным менеджером по управлению розничной сетью/ подразделением по визуальному мерчендайзингу / Директором розничной сети.

3. Ответственный сотрудник подразделения визуального мерчендайзинга обязан обеспечивать актуальность стендов и планограмм по распределению и планировки торговых залов в магазинах компании.

3. Процедура

1. Получите отчет о планировке торгового зала от соответствующего отдела.

2. Проанализируйте Отчеты по планировке торгового зала, рассматривая показатели той или иной категории с трех сторон: доля продаж, доля занимаемого пространства, доля остатков.

3. Определите норму увеличения товарных остатков, требования об устранении пустых зон и параметры товара, исходя из изменений планировки торгового зала (2.5.2. Заявки на товар).

4. Внесите возможности и необходимые меры в План коммуникаций и действий (2.1.4. Еженедельный план действий).

5. Внесите тактические изменения в организацию торгового пространства, не требующие значительного перемещения товара.

6. Обсуждайте с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью любые значительные изменения, связанные с планом торгового зала, изменениями в рамках категорий товаров и/или крупные перемещения товара.

7. Для реализации значительных изменений, после согласования с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью, отправьте заявку на изменение ассортиментного состава продукции, Отправка товара и/или возврат товара в Центр Дистрибуции. После получения необходимой продукции выполните соответствующие согласованные изменения, такие как изменение планировки торгового зала (5.5.2. Отправка товара; 5.5.3. Возврат товара в Цент Дистрибуции).

8. В конце дня в четверг обновите данные в системе планировки торгового зала.

 

4. Частота Еженедельно

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина, ответственный сотрудник подразделения визуального мерчендайзинга

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение визуального мерчендайзинга

 

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих документах:

 

· 1.4.2. Презентация нашей продукции

· 2.1.4. Еженедельный план действий

· 2.5.2. Заявки на товар

· 5.5.2. Отправка товара

· 5.5.3. Возврат товара в Цент Дистрибуции

· Территориальные отчеты по планированию торгового зала

 

2.1.9. Анализ прибыльности магазина

1. Цель

Провести анализ и принять меры в отношении контролируемых затрат, нацеленные на управление рисками, максимизацию прибыли и соблюдение стандартов компании.

 

Преимущества:

· Дополнительная прозрачность крупных затрат и информированность персонала о значении контроля расходов.

· Предоставляет директору магазина возможность детально рассмотреть объекты контролируемых затрат и сформулировать план действий по повышению доходности.

· Эффективное и ответственное использование ресурсов, повышающее устойчивость бизнеса.

2. Политика

1. Обслуживание покупателей - наша самая приоритетная задача.

2. Настоящнее Руковоство должно реализовываться параллельно со всеми задачами, указанными в разделе «Один день из жизни магазина» (1.0.0. Один день из жизни магазина).

3. Все процедуры, предусмотренные инструкцией «Анализ прибыльности магазина», необходимо проводить каждую среду.

1. Изучение, анализ и исполнение всех писем от подразделения по безопасности и защите активов.

 

3. Процедура

1. Проанализируйте зоны риска, просмотрев данные Контрольного чек-листа проверки соответствия стандартам (aRMS) (1.1.4. Рабочие документы руководителя; 1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS)).

2. Проанализируйте уменьшение уровня наличных средств, проверив следующие процессы и просмотрев документы за прошедшую неделю: 5.3.4. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчёт; 1.3.2. Закрытие кассовой смены; 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции.

3. Проанализируйте регулярные операции в системе магазина посредством выборочных проверок и/или внутренних отчетов по следующим категориям: 5.0.1. Возврат и обмен; 5.4.6. Корректировка цен; 5.4.7. Отмененные операции.

4. Проанализируйте товарные остатки, проверив соответствующие процессы и документацию: поставки товаров; 5.5.5. Бракованный товар.

5. Проанализируйте корреляцию маржи, проверив следующие процессы и документацию за прошедшую неделю: 1.2.1. Униформа и внешний вид 5.4.1. Скидка для сотрудников; 5.4.2. Дисконтная карта Партнер и списание товара на нужды маркетинга для Promat; 5.4.3. Порядок предоставления других видов скидок; 5.4.4. Порядок предоставления ручных скидок; 5.4.6. Корректировка цен.

6. Проанализируйте контролируемые затраты, просмотрев Ежемесячный отчет о прибыли и убытках и проверьте соответствующие процессы и документацию: ежемесячный отчет о прибыли и убытках для анализа расходов на сотрудников, коммунальные услуги (электроэнергию, воду, телефонную связь и т.д.)(3.1.1. Ежемесячный отчет о прибыли и убытках; 1.1.92. Окружающая среда и устойчивое развитие), Расходные материалы, услуги третьих лиц; (2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю).

7. Сделайте записи о полученных результатах в Еженедельном плане действий и обсудите дальнейшие меры с региональным руководителем (2.1.4. Еженедельный план действий).

8. Примите указанные ниже меры в одну из сред в течение ближайшего месяца/квартала для обеспечения контроля над рисками и затратами, а также устойчивого развития:

o Проводите проверку месячного энергопотребления для выявления злоупотреблений,

o Проверьте исправность всех элементов управления освещением,

o Отрегулируйте элементы управления освещения с функцией таймера в соответствии с длиной светового дня,

o Если вы ведете журнал показаний счетчика электроэнергии, проверяйте результаты ежеквартально,

o Каждые 3 месяца проводите проверку водопроводных кранов и труб на наличие утечек,

o Каждые 6 месяцев проводите проверку туалетных бачков на наличие утечек.

9. Обратите внимание на потенциальные меры, приведенные ниже (если они применимы):

o Установите датчики присутствия,

o Всегда покупайте оборудование, отмеченное знаком низкого энергопотребления,

o По возможности настраивайте принтер на двустороннюю черно-белую печать,

o Максимально сократите объем производимых магазином отходов,

o Минимизируйте использование одноразовых бумажных и пластиковых стаканов,

 

4. Частота Каждую среду

5. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина

· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью

 

6. Приложение

Более подробная информация приведена в следующих разделах:

· 1.0.0. Один день из жизни магазина

· 1.1.4. Рабочие документы руководителя

· 1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS)

· 1.1.92. Окружающая среда и устойчивое развитие

· 1.2.1. Униформа и внешний вид

· 1.3.2. Закрытие кассовой смены

· 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции

· 2.1.4. Еженедельный план действий

· 2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю

· 3.1.1. Ежемесячный отчет о прибыли и убытках

· 5.0.1 Политика возвратов и обмена

· 5.3.4. Порядок выдачи наличных денежных средств под отчёт

· 5.4.1. Скидка для сотрудников

· 5.4.2. Дисконтная карта Партнер и списание товара на нужды маркетинга для Promat

· 5.4.3. Порядок предоставления других видов скидок

· 5.4.4. Порядок предоставления ручных скидок

· 5.4.6. Корректировка цен

· 5.4.7. Отмененные, отложенные и удаленные операции

· 5.5.5. Бракованный товар

· Следующие отчеты: Прибыль и убытки, Отчет о скидках, Отчёт по итогам проведения товарных пересчётов, Отчет о графике работы и заработной плате сотрудников, Отчет о результатах анализа данных системы магазина, Результаты оценки рисков в области защиты доходов и защиты активов компании и др.

 

 

2.1.10. День работы с персоналом

1. Цель

Предоставить возможность директору/менеджеру магазина уделить время для анализа текущей ситуации и планирование работы с персоналом по основным направлениям: поиск, отбор, адаптация, обучение, развитие, анализ команды, управление результатами, мотивирование, признание и вовлечение.

Преимущества:

• Мотивированная и клиентоориентированная команда, непрерывно повышающая эффективность своей работы
• Повышение продаж и эффективности.
• Структурированные планы и действия, направленные на реализацию потребностей и возможностей сотрудников
• Соблюдение трудового законодательства

2. Политика

1. Качественное обслуживание покупателей - наша самая приоритетная задача.
2. Процедуры, предусмотренные пунктом Руководства «День работы с персоналом», необходимо проводить каждый четверг.
3. Настоящее Руководство должно реализовываться параллельно со всеми задачами, указанными в разделе «Один день из жизни магазина» (1.0.0. Один день из жизни магазина).
4. Директор/менеджер магазина несет ответственность за работу с людьми.
5. Директор/менеджер магазина обязан убедиться в том, чтобы перед тем, как приступить к выполнению своих обязанностей, все сотрудники магазина прошли обучение согласно настоящему Руководству (1.1.91. Здоровье и безопасность).
6. Директор/менеджер магазина обязан убедиться в том, что сотрудники оформлены в соответствии с трудовым законодательством перед тем, как приступили к выполнению своих должностных обязанностей.
7. Изучение, анализ и исполнение всех писем от отдела по персоналу.

 

3. Процедура

 

1. Проанализируйте Анализ штата и факта. Составьте план действий по закрытию нехватки фактической или планируемой, используя «10 шагов по закрытию нехватки».
2. Проверьте наличие POS-материалов в стойке по подбору персоналу. В случае отсутствия POS-материалов, сделайте заявку на Дистанционном портале обучения.
3. Проведите запланированные интервью, используя «Памятку по проведению интервью для директора».

4. Проанализируйте Отчет по обучению, составьте план мероприятий, как повысить % прохождения обязательных курсов.

5. Спланируйте на неделю график адаптации и обучения новых сотрудников (Fast Track, Фокус дня), обозначьте ответственных за проведение обучения, подготовьте материалы для проведения обучения.

1. Проведите запланированное обучение для своих сотрудников (Fast Track, Фокус дня).
2. Наблюдайте, как проводят обучение ответственные сотрудники, дайте им развивающую обратную связь по итогам наблюдения.
3. Составьте Индивидуальный план развития для талантливого сотрудника, прошедшего Центр Оценки со статусом ИПР.
4. Проведите промежуточную встречу по статусу индивидуального плана развития с талантливым сотрудником.
5. Составьте расписание сотрудников на следующую неделю, учитывая пожелания сотрудников.
6. Спланируйте график проведения сервис-листов таким образом, чтобы каждому сотруднику в месяц было проведено как минимум 2 сервис-листа
7. Проанализируйте SA rating, составьте график, кто из ответственных сотрудников и когда даст обратную связь сотрудникам. Обратная связь должна основываться на результатах достижения KPIs и результатам проведенных в течение недели сервис-листов.
8. Выборочно проверьте знание мотивационных схем и технологий.
9. Определите сотрудников, чьи заслуги вы хотели бы отметить на общем собрании.
10. Свяжитесь с менеджером по персоналу для обсуждения сложных вопросов по своей команде.
11. Ежемесячно составляйте план мероприятий по формированию сильной команды и сокращения оттоков. Отправьте план мероприятий на согласование Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и Менеджеру по персоналу розничной сети.
12. Раз в полгода после коммуникации от Отдела по персоналу запланируйте проведение TLU. Составьте карту TLU, согласуйте ее с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью. Определите план действий по каждому сотруднику.
13. Раз в полгода после коммуникации от Отдела по персоналу составьте график проведения Полугодовой оценки.
14. Ежемесячно проводите инспекцию рабочих мест, обеспечьте своевременное устранение выявленных недостатков ответственным сотрудником в офисе компании.
15. Еженедельно проверяйте качество ведения кадровой документации.
16. Еженедельно проверяйте наличие невыданных трудовых книжек уволенным работникам.

 

 

1. Частота Каждый четверг

1. Ответственность

· Ответственное лицо: Директор магазина

· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина