1. По согласованию с ответственным сотрудником подразделения казначейства и ответственным сотрудником подразделения по безопасности и защите активов в магазинах компании, расположенных в одном торговом центре и имеющих 1 (один) общий кабинет директора, расположение которых позволяет пройти из одного магазина в другой без выхода на территорию торгового центра/улицу, допускается осуществлять сдачу общей инкассации только через 1 (один) магазин.
- В случае выполнения критериев, описанных в пункте выше настоящего Руководства, в каждом таком торговом центре должен быть определён магазин, уполномоченный проводить сдачу инкассации в банк (далее по тексту – Основной магазин).
- Основным магазинам для сдачи инкассации в банк по умолчанию определяется магазин бренда adidas Performance. Если кабинет директора для нескольких магазинов один, и он находится около торгового зала другого магазина компании, Основным магазином для сдачи инкассации в банк определяется данный магазин.
- Остальным магазинам Компании, расположенным в том же торговом центре и имеющим 1 (один) общий кабинет директора с Основным магазином, расположение которых позволяет пройти из Основного магазина в другой без выхода на территорию торгового центра/улицу (далее по тексту – Дополнительный магазин), запрещается самостоятельно осуществлять сдачу выручки инкассаторам. Вместо этого директор Дополнительного магазина обязан обеспечить передачу ежедневной наличной выручки в Основной магазин на ежедневной основе за 30 (тридцать) минут до сдачи инкассации Основным магазином в банк.
- В кабинете директора Основного магазина должно быть организовано наличие детектора валют.
- Директор Основного магазина обеспечивает наличие и работоспособность системы видеонаблюдения в кабинете директора.
- Если сейф Основного магазина является также сейфом для Дополнительного магазина (на 2 (два) магазина 1 (один) сейф), Директора/ответственные сотрудники данных магазинов должны:
o Произвести разделение зон хранения денежных средств в сейфе, и ключей от сейфа.
|
|
o Организовать хранение всех денежных средств Основного магазина только в общем отделе сейфа.
o Организовать хранение всех денежных средств Дополнительного магазина только в отдельном ящике, закрываемом на ключ и расположенном внутри сейфа.
o Организовать хранение ключей таким образом, чтобы:
- у кассира Основного магазина, ответственного за изъятия и инкассацию, имелись ключи от общего отдела сейфа и при этом отсутствовали ключи от внутреннего сейфового ящика;
- у кассира Дополнительного магазина, ответственного за изъятия и инкассацию, имелись ключи от внутреннего сейфового ящика, и отсутствовали ключи от общего отдела сейфа.
8. Ответственные сотрудники Основного и Дополнительного магазинов обязаны в течение рабочего дня хранить у себя сейфовые ключи и не допускать передачу данных ключей другим сотрудникам магазинов/третьим лицам.
9. Организация внесения выручки Дополнительного магазина в сейф должна быть организована следующим образом:
o ответственный сотрудник Дополнительного магазина производит изъятие денег из кассовых аппаратов магазина, после чего подходит к сейфу и приглашает ответственного сотрудника Основного магазина;
|
|
o ответственный сотрудник Основного магазина открывает общий отдел сейфа и контролирует процесс помещения денег во внутренний отдел сейфа Дополнительного магазина;
o ответственный сотрудник Дополнительного магазина открывает внутренний отдел сейфа и помещает в данный отдел выручку магазина, после чего закрывает отдел сейфа;
o ответственный сотрудник Основного магазина закрывает общий отдел сейфа.
10. За 30 (тридцать) минут до начала подготовки документов на инкассацию Основного магазина, ответственный сотрудник данного магазина приглашает ответственного сотрудника Дополнительного магазина, затем:
o ответственный сотрудник Дополнительного магазина открывает внутренний ящик сейфа, пересчитывает все денежные средства, которые планируется сдать в инкассацию, после чего передает данные средства кассиру Основного магазина;
o ответственный сотрудник Основного магазина пересчитывает полученные средства и проверяет денежные средства на детекторе валют;
o ответственный сотрудник Основного магазина помещает данные средства к общей сумме инкассации магазина.
11. Ответственный сотрудник Дополнительного магазина формирует в системе своего магазина РКО с типом «Перемещение из магазина» или «Перемещение между магазинами-РКО» на сумму переданных средств ответственному сотруднику Основного магазина. В комментариях данного ордера указывается «Перемещено в магазин _SAP-номер магазина».
12. Ответственный сотрудник Основного магазина формирует в системе своего магазина ПКО с типом «Перемещение в магазин» или «Перемещение между магазинами-ПКО» на сумму полученных средств от ответственного сотрудника Дополнительного магазина. В комментариях данного ордера указывается «Получено от магазина _SAP-номер магазина».
|
|
13. Если у Основного и Дополнительного магазина имеются разные сейфы
o В течение дня денежные средств Дополнительного магазина, в обычном порядке изымаются из кассы, и перемещаются в сейф магазина.
o Ответственные сотрудники Основного и Дополнительного магазинов согласовывают между собой время, к которому ответственный сотрудник Дополнительного магазина должен передать денежные средства ответственному сотруднику Основного магазина:
- ответственный сотрудник Дополнительного магазина пересчитывает выручку своего магазина, проверяет денежные средства на детекторе валют и передает денежные средства Ответственному сотруднику Основного магазина. Передача средств должна осуществляться в офисе Основного магазина.
- ответственный сотрудник Основного магазина сразу после получения средств, в присутствии ответственного сотрудника Дополнительного магазина, пересчитывает принятые средства и проверяет их на детекторе валют.
- ответственный сотрудник Основного магазина помещает денежные средства в сейф своего магазина.
14. Ответственный сотрудник Дополнительного магазина формирует в системе своего магазина РКО с типом «Перемещение из магазина» или «Перемещение между магазинами-РКО» на сумму переданных средств ответственному сотруднику Основного магазина. В комментариях данного ордера указывается «Перемещено в магазин _SAP-номер магазина».
- Ответственный сотрудник Основного магазина формирует в системе своего магазина ПКО с типом «Перемещение в магазин» или «Перемещение между магазинами-ПКО»на сумму полученных средств от ответственного сотрудника Дополнительного магазина. В комментариях данного ордера указывается «Получено от магазина _SAP-номер магазина».
Контроль офиса компании за процессом сдачи инкассации
1. Сотрудник подразделения казначейства сверяет суммы РКО с типом операции «Инкассация» и суммы, перечисленные на расчетный счет компании подразделением банка. В случае выявления между ними расхождений он информирует директора магазина по электронной почте с копией Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью и ответственному сотруднику подразделения по безопасности и защите активов о необходимости создания корректирующих кассовых ордеров в системе магазина.
2. В случае выявления излишка/недостачи директор магазина обязан обеспечить создание корректирующего Расходного/Приходного кассового ордера, в основании которого указаны: «коррекция к инкассации» и дата инкассации, на которую требуется создать коррекцию. Корректирующий РКО/ПКО должен быть создан и выгружен в офисную систему SAP в течение 3-х (трех) календарных дней с момента получения информации от подразделения казначейства. При этом к ордеру необходимо приложить служебную записку с объяснениями ответственного сотрудника, допустившего ошибку в день возникновения расхождения, а также по возможности копию подтверждающего документа банка о выявленном расхождении.
4. Частота Ежедневно/в зависимости от лимитов наличности
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов, подразделение казначейства
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 1.1.2. Регистрация прихода и ухода
· Бланк инкассации
| 1.4.1. Обработка платежа |
1. Цель
Обеспечить корректные получение, обработку, проверку и документацию платежей, вносимых приемлемыми для компании adidas Group способами. Сформировать портрет покупателя на основе транзакций для повышения качества нашего сочетания продукт-маркетинг, уровня обслуживания и доходности магазина.
Преимущества:
· Повышение уровня удовлетворенности покупателей благодаря удобству услуг.
· Предотвращение и уменьшение количества несоответствий.
· Надлежащая платежная и отчетная документация.
· Нацеленные рекламные акции, проводимые в соответствии с корпоративными принципами компании.
· Предметный инструктаж сотрудников и персональное клиентское обслуживание.
2. Политика
1. Розничные магазины компании должны иметь возможность принимать наличные (в местной валюте), пластиковые карты и подарочные карты.
2. Допустимые формы оплаты должны быть наглядно приведены на кассе (по возможности).
3. Директор магазина обязан убедиться в том, что все сотрудники магазина имеющие доступ к кассе и уполномоченные осуществлять кассовые операции в соответствии с должностной инструкцией прошли обучение по работе со всеми доступными способами оплаты.
4. Работники, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к ККТ обязаны выдавать покупателям при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт и (или) расчет с использованием подарочных карт в момент оплаты, отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки. Работник, осуществивший пробитие кассового чека обязан проставлять на каждом кассовом чеке свою подпись и только после этого передавать чек и товар покупателю.
5. С целью предотвращения мошенничества работникам магазина запрещено разменивать покупателям деньги.
6. Директор магазина/ответственный сотрудник должен допускать к выполнению кассовых операций только сотрудников магазина, заключивших договор о полной индивидуальной материальной ответственности и только сотрудников, имеющие соответствующие должностные обязанности в соответствии с подписанной должностной инструкцией.
7. Запрещено осуществлять продажу подарочных карт с использованием скидки сотрудников компании.
8. Директор магазина обязан обеспечить прохождение тренинга по работе с терминалом Сбербанка/ВТБ всеми сотрудниками, имеющими доступ к кассе магазина.
Составление портрета покупателя (при необходимости на базе системы магазина)
1. Составление портрета всех покупателей должно производиться на кассе в системе магазина.
2. Портреты покупателей следует анализировать только при совершении покупок. Не проводите анализ портрета покупателей во время возврата/обмена товара, покупки товара сотрудником, покупки группой лиц, при предоставлении специальных скидок
3. Процедура
Наличные средства
1. Улыбнитесь и поприветствуйте покупателя, поинтересуйтесь, все ли товары он нашел.
- Директор магазина/ответственный сотрудник, осуществляющий кассовые операции, обязан произвести проверку соответствия цены, наименования товара и размера, указанных на ценнике и фабричной бирке, с данными в системе магазина.
- Директор магазина/ответственный сотрудник, обязан произвести проверку полученных от клиента банкнот на предмет подлинности с использованием детектора валют, в соответствии с Приложением №40 настоящего Руководства.
- Директор магазина/ответственный сотрудник обязан после оплаты товара передать покупателю товар, в соответствии с чеком продажи, и сам чек продажи.
- В случае приобретения товара с использованием скидки по карте сотрудника компании, директор магазина/ответственный сотрудник обязан перед передачей данного чека покупателю - подписать оригинал чека продажи.
- Если клиент отказался взять чек продажи, директор магазина/ответственный сотрудник, который в присутствии второго сотрудника уничтожает чек.
Пластиковая (банковская) карта
1. Улыбнитесь и поприветствуйте покупателя, поинтересуйтесь, все ли товары он нашел.
2. Директор магазина/ответственный сотрудник, осуществляющий кассовые операции, обязан произвести проверку соответствия цены, наименования товара и размера, указанных на ценнике и фабричной бирке, с данными в системе магазина.
- Директор магазина обеспечивает наличие и исправность терминалов для возможности оплаты покупок банковскими картами. При установке/получении терминала Директор магазина подписывает акт о готовности торгово-сервисной точки, который должен храниться в магазине до тех пор, пока POS-терминал не будет возвращен поставщику установленного терминала. При возврате оборудования директор магазина подписывает акт о возврате оборудования, который затем высылается в московский офис на имя ответственного сотрудника подразделения казначейства. В случае утери оборудования компания возмещает его стоимость компании-поставщику. Стоимость утерянного оборудования взыскивается с материально-ответственного лица.
- Установка и настройка терминалов Сбербанка/ВТБ производится только техническим специалистом банка. После установки такого терминала необходимо совместно со специалистом банка убедиться в его работоспособности. При невозможности настройки оборудования силами специалиста банка необходимо до момента его ухода убедиться в том, что данная проблема была им передана в службу технической поддержки компании.
- При использовании терминала Сбербанка/ВТБ требуется вводить транзакцию только один раз – по терминалу банка после запроса системы. При этом платежная карта прокатывается только через терминал.
- При оплате товара банковской картой директор магазина/ответственный сотрудник должен проверить у покупателя документы, удостоверяющие личность. К документам относятся: паспорт, заграничный паспорт, военный билет, или водительское удостоверение. В случае отсутствия удостоверяющих личность документов продажа товара по платежной кредитной карте запрещена в соответствии с правилами международных платежных систем.
- Если покупатель предъявляет к оплате платежную карту с нанесенной на ее лицевую сторону фотографией держателя карты, проверка документов, удостоверяющих личность, не осуществляется. В таком случае директор магазина/ответственный сотрудник обязан удостовериться в соответствии фотографии, изображенной на карте, Покупателю, предъявившему данную карту.
- Обязательной сверке подлежит номер, указанный на карте и номер, распечатываемый на первом слипе продажи. Необходимо проверить тип операции, указанный на слипе и наличие кода авторизации. Директор магазина/ответственный сотрудник обязан обеспечить наличие подписи покупателя на 1-м экземпляре слипа продажи и подписи сотрудника магазина, осуществляющего транзакцию. При положительном результате сверки после подтверждения правильности подписи распечатывается второй экземпляр слипа продажи, на котором обязательно наличие подписи сотрудника магазина, осуществляющего транзакцию. 1-й экземпляр слипа продажи подкрепляется к соответствующему ПКО кассового отчета, 2-й скрепляется с кассовым чеком и передается покупателю.
- В случае приобретения товара с использованием скидки по карте сотрудника компании, директор магазина обязан подписать оригинал чека продажи, скрепить со 2-м (вторым) экземпляром слипа с терминала, после чего передать чеки покупателю.
- Директор магазина/ответственный сотрудник обязан после оплаты товара передать покупателю товар, в соответствии с чеком продажи ФР, а также сам чек ФР и слип списания средств с платежной карты. Если клиент отказался взять чек продажи, Директор магазина/ответственный сотрудник, который в присутствии второго сотрудника уничтожает чек.
Завершение продажи
1. Закройте ящик кассы сразу по завершении операции с наличными.
2. Упакуйте все товары в пакет. По возможности используйте один пакет.
3. Передайте пакет покупателю, улыбнитесь и установите зрительный контакт. Поблагодарите клиента за покупку и пригласите его прийти еще.
4. По завершении рабочего дня внимательно проверьте и задокументируйте все проведенные операции за отчётный день (1.3.2. Закрытие кассовой смены).
Дополнительные действия и исключительные ситуации
1. Если оплата сопровождается специальными скидками, следуйте отдельным процедурам (5.4.1. Скидка для сотрудников; 5.4.2. Дисконтная карта Партнер и списание товара на нужды маркетинга для Promat; 5.4.3. Порядок предоставления других видов скидок; 5.4.4. Порядок предоставления ручных скидок; 5.4.6. Корректировка цен).
2. Следуйте отдельным процедурам, если оплата осуществляется посредствам использования подарочной карты (5.4.13. Подарочная карта).
3. Директор магазина/ответственный сотрудник обязан исключить проведение операций с использованием пластиковой (банковской) карты в системе магазина в случае неисправности или отключения терминала.
4. Если клиент оспаривает сумму выданной сдачи, следуйте отдельной процедуре (5.0.5. Работа с жалобами покупателей).
5. В случае выявления фальшивой купюры, директор магазина/ответственный сотрудник должен руководствоваться процедурой 5.3.3. Фальшивые деньги.
6. В случае необходимости проведения отмены операции, проведенной по териманлу ВТБ/Сбербанк необходимо осуществить заполнение заявки на отмену/процессирование (снятие средств с карты), которая приведена в Приложении №7. После чего по электронной почте заполненная заявка отправляется ответственному сотруднику подразделения казначейства.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· Закрытие кассовой смены
· 5.0.5. Работа с жалобами покупателей
· 5.3.2. Заказ разменных денег
· 5.4.11. Ручной ввод операции в Информационной системе для осуществления продажи товара и устройстве для считывания карт
· 5.3.3. Фальшивые деньги
· 5.4.1. Скидка для сотрудников
· 5.4.2. Дисконтная карта Партнер и списание товара на нужды маркетинга для Promat
· 5.4.3. Порядок предоставления других видов скидок
· 5.4.4. Порядок предоставления ручных скидок
· 5.4.6. Корректировка цен
· 5.4.13. Оплата товара с использованием подарочной карты
· Руководство пользователя информационной системы магазина
· Территориальные правила и способы оплаты
· SHINE
· Приложение №40.Описание признаков подлинности банкнот Банка России
· Приложение№7. Разные документы
| 1.4.2. Презентация нашей продукции |
1. Цель
Обеспечить надлежащую презентацию нашей продукции, в том числе приятную и комфортную атмосферу в магазине для покупателей. Обеспечить соответствие положениям документа, определяющего стандарты визуального мерчендайзинга (VM) розничной сети в части, касающейся освещения, презентации товара, маркировки продукции, оформления, манекенов, а также стандарту компании.
Преимущества:
· Высокое качество обслуживания благодаря эффектной презентации товара.
· Удобство для покупателей благодаря унифицированной организации торгового пространства.
· Увеличение продаж через применение технологий визуального мерчендайзинга.
2. Политика
1. Стандарты сизуального мерчендайзинга (VM) компании должны выполняться ежедневно.
2. Каждый сотрудник магазина обязан знать стандарты и следовать им в ежедневной работе.
3. Вся продукция должна располагаться в торговом зале в четком соответствии с принципами Shop In Shop (отдел, пол, вид спорта, категория).
- Необходимо устанавливать сенсоры на весь товар, расположенный в торговом зале, в соответствии с Ретейл стандартами Визуального мерчендайзинга.
- Каждое утро директор магазина/ответственный сотрудник обязан организовать проверку товара, находящегося в торговом зале, на предмет наличия сенсоров и назначить ответственных сотрудников за контроль их наличия на товаре в течение всего рабочего дня. Каждый установленный сенсор должен плотно прилегать к товару. Не рекомендуется устанавливать сенсоры на тканевых уплотнениях. Сенсоры на товар устанавливаются в шов изделия с целью исключения порчи товара.
- При установке сенсоров на текстиль, необходимо использовать составляющие сенсора (часть с иглой и часть с датчиком) одной модели. Не допускается использование составляющих от разных моделей сенсоров.
- При установке сенсоров на обувь необходимо использовать специальные иглы, имеющие металлическую шляпку диаметром около 1 см. и часть с датчиком стандартного сенсора. Также, при необходимости скрепления двух кроссовок/ботинок из пары, допускается дополнительно использовать металлические тросики.
- Товар, не оснащенный сенсорами, нельзя оставлять без присмотра в торговом зале. При обнаружении такого товара сенсоры должны устанавливаться незамедлительно.
Индикация цены
1. Все ценники и POS-материалы должны быть читаемы и должны соответствовать стандартам компании. Запрещено написание ценника от руки.
2. На ценовых шаблонах должны изображаться соответствующие логотипы.
3. Ярлыки представленной продукции должны быть спрятаны внутрь товаров и надлежащим образом прикреплены к каждому продукту в торговом зале.
- Директор магазина/ответственный сотрудник обязан обеспечить ежедневную проверку и контроль на протяжении всего дня за наличием ценников на товаре, находящемся в торговом зале и их соответствию актуальному прейскуранту, а также наличие следующей информации о товаре: наименование товара, его состав, артикул, размер и рост (если требуется в соответствии с действующим законодательством), наименование страны изготовления товара, наименование и адрес изготовителя, наименование и адрес продавца, знак обращения на рынке (если требуется), дата изготовления ценника, подпись материально - ответственного лица.
3. Процедура
1. Разместите стандарты компании в легкодоступном месте для каждого сотрудника магазина.
2. Соблюдайте стандарты в течение всего рабочего дня.
3. Проверяйте соответствие стандартам с помощью Контрольного чек-листа проверки соответствия Стандартам (aRMS) (1.1.4. Рабочие документы руководителя).
4. В течение каждого периода сезонных распродаж в фирменных магазинах директор магазина/ответственный сотрудник обязан обеспечить представленность в торговом зале каждого наименования товара.
5. Убедитесь в том, что информационные материалы размещаются надлежащим образом для уведомления покупателей о проведении распродаж.
6. В период проведения распродаж и специализированных акций директор магазина/ответственный сотрудник должен обеспечить использование специализированных образцов ценников, где "старая" цена должна быть зачеркнута и добавлена "новая".
7. Директор магазина обязан обеспечить наличие инструкций по уходу за товаром и убедиться в том, что покупатель получает эти инструкции с каждой покупкой.
8. Директор магазина обязан не допускать продажи товаров сторонних брендов.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по визуальному мерчендайзингу, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 1.1.4. Рабочие документы руководителя
· 1.1.6. Контрольный чек-лист проверки соответствия Стандартам (aRMS)
· Стандарты ведения торгового бизнеса компании - VM (Руководство)
· SHINE
| 1.4.3. Внедрение внутренних коммуникаций |
1. Цель
Обеспечить простую и интересную среду для покупателя, а также рост продаж посредством надлежащего внедрения внутренних коммуникаций.
Преимущества:
· Четко очерченные и выделенные категории.
· Выразительные линейки товаров.
· Очевидные центральные элементы.
· Продолжительное нахождение покупателя в магазине.
· Увеличение конвертации и прибыли.
2. Политика
1. Комплекс внутренних коммуникаций (In-Store Communication, ISC) должен соответствовать указаниям ISC.
2. Магазин будет получать уведомления о доставке POS -материалов (ISC) в рамках “Недельной торговой цели” и/или из офиса компании.
3. Внедрение системы ISC - рекомендации визуального мерчендайзинга (VM) должны в обязательном порядке использоваться всеми сотрудниками магазина.
4. Графические / визуальные материалы (POS-материалы) должны поддерживаться в хорошем состоянии, соответствовать представленной рядом продукции и не должны загораживаться товаром.
3. Процедура
1. Директива VM используется в сочетании с Еженедельной контрольной ведомостью ISC и Обзором инструментов ISC.
2. Распечатайте копию документа "Внедрение системы ISC – руководство по VM" и Еженедельную контрольную ведомость ISC и предоставьте их сотрудникам магазина.
3. Используйте Еженедельную контрольную ведомость ISC таким образом, чтобы обязательные инструменты ISC были представлены ежедневно.
4. Внедрите инструменты ISC в соответствии с руководством по VM.
5. При необходимости предоставьте в подразделение визуального мерчендайзинга фотографии и отзывы.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· 1.1.4. Рабочие документы руководителя
· 1.1.6. Обзор чек-листа проверки соответствия Стандартов (aRMS)
· Руководство по VM
· Еженедельная контрольная ведомость ISC
· Обзор инструментов ISC
· SHINE
| 1.5.1. Организация работы на территории складских помещений |
1. Цель
Организовать безопасное и структурированное складское пространство: рабочий стол, зона приемки, зона сбора и хранения отходов, запасные выходы, зона размещения бестселлеров по продажам и зона размещения новых поступлений.