13. Если в магазине два ключа от сейфа, директор магазина обязан хранить ключ в специальном контейнере, надлежащим образом запломбированном, в сейфе. Другая копия ключа должна выдаваться в течение дня ответственному сотруднику.
14. Работники, имеющие в соответствии с их должностными обязанностями доступ к Контрольно-Кассовой Технике, являются материально ответственными лицами. Виновное лицо (лица) возмещает причиненный ущерб в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
15. Директор магазина обязан истребовать от работников, которые могут быть причастны к факту недостачи/излишков, письменные объяснения для установления причины возникновения расхождений. В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения в течение 2 рабочих дней директор магазина обязан составить Акт об отказе от предоставления объяснений по форме Приложения №16.
- Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя на основании результатов служебного расследования, проведённого в соответствии с внутренними процедурами Компании. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.
- Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может быть произведено в порядке и на условиях, предусмотренных действующим законодательством.
- В случае совершения виновных действий работником, непосредственно обслуживающим денежные или товарные ценности, если эти действия доказывают вину сотрудника и дают основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, такой работник может быть уволен по инициативе Работодателя.
- В случае временного закрытия магазина (на период реконструкции/релокации), все денежные средства, оставшиеся после инкассации, в полном объеме должны быть изъяты из магазина и перемещены в другой магазин компании, расположенный в этом же городе. Для перемещения средств, по согласованию с бухгалтерией, формируется кассовый ордер «Перемещение между магазинами – РКО», после фактической доставки денежных средств в другой магазин города, средства приходуются путем создания кассового ордера «Перемещение между магазинами – ПКО». Если в городе нет другого магазина компании, по согласованию с бухгалтерией, денежные средства остаются в магазине.
|
|
К хранению в сейфе допускаются следующие предметы
· Денежные средства,
· Журнал выдачи ключей,
· Запасные ключи от магазина,
· Заполненные ЭКЛЗ (в течение 5 лет с даты извлечения из ККТ),
· Сохраненные данные с камер видеонаблюдения по факту проведения внешних/внутренних расследований,
· Сенсоросъемники,
· Дисконтные и подарочные карты,
· Инкассационые секьюр-паки (пломбираторы, при наличии таковых),
· Иные важные документы,
3. Процедура
Перечень процедур, связанных с открытием сейфа магазина, представлен в пункте 1.3.1 Утренняя подготовка кассы.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
|
|
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 1.3.1 Утренняя подготовка кассы
· 1.3.2. Закрытие кассовой смены
· 1.3.3. Сдача инкассации и банковские операции
· 5.3.1. Изъятие денежных средств
· 5.3.2. Заказ разменной монеты
| 1.1.11. Документация |
1. Цель
Для организации последовательной и безопасной работы с документами магазина необходимо соблюдать надлежащую процедуру архивации в соответствии с нормативными требованиями, а также соблюдать финансовые правила компании.
Преимущества:
· Единообразие и прозрачность в рамках всей организации.
· Простая идентификация документов.
· Защита документации и доступ к ней в любое время.
· Соответствие финансовому законодательству и другим применимым нормативным положениям, а также прозрачная документация.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за корректность составления документов и обучение сотрудников администрации магазина.
2. Каждый директор магазина обязан вести все записи и корреспонденцию между всеми департаментами компании.
3. Доступ в помещение офиса директора должен быть ограничен для всех, кроме ответственных сотрудников магазина. Если офис не используется в служебных целях, двери должны быть закрыты.
4. Хранение архива документации в магазине должно быть организовано в соответствии с указанными ниже стандартами компании и местными нормами.
|
|
5. Все актуальные документы (папки с документами) следует хранить в одном месте в офисе директора магазина.
6. Все отчётные документы за предыдущие периоды должны помещаться в архивные коробки с делением на вид документа и период. Архивные коробки должны храниться на складе магазина в течение шести месяцев.
7. По истечении шести месяцев производится отправка коробов в архив компании Iron Mountain в соответствии с Приложением №20. Процедура упаковки и отправки документов.
8. Документация, транспортировка которой осуществляться ненадлежащим образом, приниматься не будет.
9. Документы, не требующие отправки, с истекшим сроком действия, следует уничтожать.
10. Трудовые книжки уволенных сотрудников, которые не явились за их получением, должны быть отправлены в день, следующий за днем увольнения сотрудника, в офис Компании ответственному сотруднику отдела по персоналу. В начале дня, следующего за днем увольнения сотрудника, которому необходимо выдать трудовую книжку, директор/ответственный сотрудник должны проинформировать ответственного сотрудника отдела по персоналу о данном факте.
11. Уничтожение конфиденциальных документов должно осуществляться посредством одобренного компанией оборудования.
12. Директор магазина обязан обеспечивать отправку документов в архив компании Iron Mountain (IM), которая предоставляет услуги внешнего архивного хранения. Передаче на хранение подлежат документы, от даты составления которых прошло не менее 6 месяцев (например, документация января, февраля, марта отправляется в октябре). Документы, подлежащие отправке:
- Кассовый отчет (состоит из документов, в которые входят наличные, безналичные и авансовые платежи):
o Приходные кассовые ордера с прикрепленными к ним кассовыми чеками и Z-отчетами;
o Полный отчет операций терминала за день;
o Инкассация терминала за день с приложенными чеками;
o Расходный кассовый ордер с квитанцией к инкассаторской сумке;
o Журнал операций.
Все документы кассового отчета скрепляются в последовательности, определенной титульным листом отчета.
- Товарный отчет (состоит из документов по движению товара):
o Отчет о реализации товара за день;
o Акты переоценок, отчеты о скидках;
o Товарно-транспортные накладные;
o Приходные / Расходные накладные;
o Акты расхождений;
o Акты списания и утилизации бракованного товара;
o Служебная записка к результатам пересчета;
o Сводный акт пересчета;
o Описи товарно-материальных ценностей;
o Объяснительная записка, поясняющая причину возникновения недостач/излишков по итогам пересчета товарных остатков.
- Документы на возврат товара от покупателей:
o Акты о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе ошибочно пробитым кассовым чекам);
o Заявления от клиента с подписью о получении денег на возврат/обмен товара с подколотыми чеками продажи и возврата;
o Акты приемки бракованного товара;
o Уведомления.
- Акты о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей и журналы утилизаций.
Информация о сотрудниках магазина
· Конфиденциальная информация о персонале должна надежно храниться отдельно по каждому сотруднику магазина в офисе директора магазина.
· Доступ к личным делам сотрудников магазина должен быть ограничен для всех, кроме сотрудников администрации магазина. Доступ к личным делам сотрудников администрации ограничен для всех, кроме директора магазина.
· Трудовые книжки уволенных сотрудников могут храниться только в сейфе магазина не более чем 1 сутки после даты увольнения сотрудника.
Хранение кассовой книги
· Кассовая книга может храниться на главной кассе или в офисе менеджера.
· Доступ к кассовой книге могут иметь только ответственные сотрудники магазина, в чьи обязательства входит ведение и контроль за ведением кассовой книги согласно должностной инструкции.
3. Процедура
Отправка документов в компанию IRON MOUNTAIN
- Пакет документов, подлежащих отправке, должен формироваться на ежедневной основе.
- Для отправки ежемесячной документации необходимо руководствоваться Приложением №20 и использовать только специальные архивные короба с логотипом компании IM, доставляемые в магазин при периодических поставках товара. Использование любых других коробов для отправки документов запрещено.
- Для повышения сохранности коробов, документацию в короб необходимо помещать таким образом, чтобы пространство около 2-3 см между сложенной документацией и крышкой короба оставалось незаполненным.
- В 1 короб можно складывать документацию за неограниченное количество месяцев. Если часть документации не поместилась в короб, то её допускается складывать в следующую коробку, которую разрешено отправлять также только при условии заполнения, описанного выше.
- После сбора документации в короба, директор магазина обязан обеспечить оформление сдаточного протокола (Приложение №20) за отчетный период и его отправку на электронный адрес: Archive.Russia@adidas-group.com
- Все отправки документов должны осуществляться строго напрямую в офисы компании IM, для этого директор обязан определить по таблице соответствия (Приложение №20) на какой именно адрес и каким именно способом необходимо осуществлять отправку документов от каждого магазина, расположенного в определенном городе.
- После приезда курьера и фактического забора коробов с документацией. Директор магазина обязан отправить на электронный адрес: Archive.Russia@adidas-group.comинформацию о том, что документы отправлены.
Документы, передаваемые на хранение в офис
- Директор магазина обязан предоставить или проконтролировать предоставление ответственному бухгалтеру документов, подтверждающих осуществление платежа в соответствии с «Политикой по платежам компании «АДИДАС»» от 31.03.06. К документам относятся:
o запрос на оплату (payment order request)
o оригинал счета на оплату
o счета-фактуры
o акты о выполненных работах
o товарные накладные
- В случае если какие-либо документы, закрепленные в «Политике по платежам компании «АДИДАС»», не были предоставлены ответственному Бухгалтеру, либо были предоставлены, но оформлены неверно, директор магазина обязан предпринять меры для предоставления документации в должном виде в день получения информации от ответственного Бухгалтера.
- Директор магазина должен руководствоваться Процедурой оформления кадровых документов персонала (Приложение №18). Неправильно оформленные документы (с ошибками, помарками, исправлениями) не имеют силы и не принимаются.
Порядок использования почтовых услуг для отправки оригиналов документов в офис
1. Директор магазина, расположенного в городе, в котором есть региональный офис компании, обязан обеспечивать отправку почты, только из регионального офиса. При этом документы, подлежащие отправке должны доставляться из магазина в региональный офис силами сотрудников магазина.
2. Директор магазина, расположенного в городе, в котором нет регионального офиса компании, обязан обеспечивать отправку почты, только из одного магазина, который определяет Территориальный менеджер по управлению розничной сетью. При этом документы, подлежащие отправке должны доставляться из одного магазина в другой силами сотрудников магазина.
3. В целях экономии почту разрешено отправлять не более одного раза в одну неделю, а при отсутствии острой необходимости не более одного раза в две недели (по мере накопления документации).
4. Частота Ежедневно, ежемесячно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· Приложение №20. Процедура упаковки и отправки документов
· Приложение №18. Процедура оформления кадровых документов
| 1.1.12. Осмотр личных вещей |
1. Цель
Устранить или значительно снизить риск кражи и мошенничества со стороны сотрудников магазина, поставщиков и посетителей, а также обеспечить соблюдение всех требований.
Преимущества:
· Устранение или снижение риска кражи.
· Сокращение убытков и повышение доходности.
· Повышение уровня надежности и прозрачности операций для сотрудников магазина.
2. Политика
1. Под осмотром личных вещей здесь и по тексту Руководства понимается процедура, при которой досматриваемый сотрудник магазина или внешний сотрудник добровольно показывает содержимое своих карманов, сумок и т.д.
2. Ежедневно директор магазина или ответственный сотрудник должен проводить осмотр личных вещей сотрудников/внешних сотрудников в течение рабочего дня при выходе сотрудников за пределы магазина и после окончания рабочего дня:
o если камеры в магазине работают, контроль производиться в зоне видимости камер;
o если камеры в магазине неисправны / отсутствуют, контроль производится в присутствии второго штатного сотрудника. Осмотр, в том числе должен включать проверку карманов одежды сотрудника, сумок, пакетов на предмет отсутствия незаконно выносимого товара.
3. В случае отказа показать личные вещи на осмотр, директор магазина вправе вызвать полицию, сотрудники которой могут произвести обыск подозреваемого лица в соответствии с законодательством РФ.
4. Сотрудники магазина обязаны уведомлять ответственного сотрудника магазина о выходе с территории магазина
5. Если в магазине установлена система видеонаблюдения, любые действия, связанные с осмотром личных вещей должны проводиться в поле зрения видеокамеры в присутствии второго сотрудника магазина. Видеозаписывающее устройство должно быть в рабочем состоянии. Если система видеонаблюдения не установлена, осмотр личных вещей должен проводиться в присутствии второго сотрудника магазина.
6. Если в ходе осмотра личных вещей возникло обоснованное подозрение в совершении хищения имущества Компании, ответственный сотрудник обязан связаться с директором магазина и Территориальным менеджером по управлению розничной сетью для получения дальнейших инструкций
7. Ключи от аварийных выходов должны находиться у директора магазина. Аварийный выход должен использоваться только в экстренных ситуациях и при служебной необходимости.
3. Процедура
1. Подробный осмотр личных вещей проводится только при наличии обоснованных подозрений в совершении хищения.
2. Осмотр личных вещей проводится только с добровольного согласия лица, чьи вещи будут осмотрены.
3. В случае отсутствия согласия на осмотр личных вещей ответственному сотруднику или директору магазина необходимо вызвать сотрудников полиции.
4. Необходимо убедиться в том, что проверка осуществляется в поле зрения видеокамеры.
В ходе проверки сумки обнаружены подозрительные предметы
1. Если данный предмет является товаром магазина, обратитесь к лицу, чьи вещи были осмотрены, за объяснением.
2. Задокументируйте объяснение и укажите максимально подробную информацию о продукте.
3. Если ответ не проясняет принадлежность указанного продукта, данный продукт следует поместить в офис на время проверки информации.
4. Попросите лицо, чьи вещи были осмотрены, оставаться в магазине на время проведения проверки.
5. Свяжитесь с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, подразделение по безопасности и защите активов
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· 1.1.2. Регистрация прихода и ухода
· SHINE
| 1.1.13. Выброс мусора |
1. Цель
Обеспечить чистоту помещений магазина и предупредить кражу.
Преимущества:
· Эффективная работа.
· Чистый магазин для покупателей и сотрудников.
· Безопасное рабочее место.
· Профилактика внутренних и внешних краж.
2. Политика
1. Осуществляйте непрерывную проверку чистоты магазина и незамедлительно убирайте мусор с пола торгового зала.
2. Поддерживайте чистоту путем тщательной уборки помещений в течение всего рабочего дня.
3. Выделите зону для хранения мусора и отходов в подсобном помещении магазина.
- Пустые короба из-под обуви, а также иные короба от продукции компании подлежат разрыву на 4 части перед моментом выброса в мусорное ведро/пакет.
5. Распределяйте отходы по типам (стекло, картон и прочее).
6. Обеспечьте ежедневную уборку мусора с территории магазина.
- Химические и опасные вещества должны утилизировать после консультации с, Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
- Сотрудникам магазина запрещено использовать фирменные пакеты для выброса мусора.
3. Процедура
1. Вынос из магазина любого мусора необходимо осуществлять в присутствии директора магазина \ ответственного сотрудника, который обязан проверять мусор в зоне видимости видеокамер, осуществляющих видеозапись (если камеры установлены в магазине). Проверка мусора должна осуществляться таким образом, чтобы директор магазина/ответственный сотрудник осуществлял визуальный осмотр всего мусора на предмет отсутствия товара и иных материальных ценностей, принадлежащих компании.
2. Выброс мусора должен осуществляться только в прозрачных мусорных пакетах.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
| 1.1.21. Информационный портал розничной сети (CoRP) |
1. Цель
Обеспечить своевременный и полноценный обмен информацией между офисом и магазинами компании, а также надлежащее выполнение предусмотренных руководством директив и задач.
Информационный портал розничной сети (Communications Retail Portal, далее по тексту - CoRP) - международный инструмент, позволяющий магазинам осуществлять поиск всей необходимой информации.
Преимущества:
· Доставка нужного контента в нужное время на единый ресурс.
· Двусторонняя связь между офисом, региональным руководством и магазинами компании, посредством опросов и модулей эффективных методик.
· Возможность офиса и регионального руководства компании отслеживать процесс и статус выполнения поставленных задач, заданий и уровень соответствия требованиям стандартов компании.
2. Политика
· Директор магазина или ответственный сотрудник обязан ежедневно заходить на портал CoRP.
· Директор магазина или ответственный сотрудник должен обеспечивать выполнение всех плановых мероприятий в соответствии с указанными требованиями и сроками на портале CoRP.
3. Процедура
1. Утром необходимо выполнить вход на портал CoRP и подготовиться к проведению утреннего собрания сотрудников.
2. Распечатайте все необходимые отчеты, размещенные в CoRP или скопируйте данные из отчетов в план собрания.
3. Проверьте все сообщения для получения важной информации, и последующего доведения данной информации до всех сотрудников магазина.
4. Запланируйте и выполните все мероприятия на день, указанные на портале CoRP. В случае необходимости дайте задания сотрудникам магазина, чтобы обеспечить выполнение всех заданий в срок.
5. По выполнения задания необходимо проставить отметку о выполнении заданий в CoRP.
4. Частота: Ежедневно (за исключением дня максимального вовлечения в продажи)
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Розничный отдел
| 1.1.91. Здоровье и безопасность |
1. Цель
Создать безопасные условия для сотрудников и покупателей посредствам соблюдения нормативных требований местного законодательства, и правил, процедур компании.
Приведенные ниже инструкции необходимо соблюдать в порядке, предусмотренном действующим законодательством, а также внутренним нормативными актами по охране труда и пожарной безопасности.
Преимущества:
· Защита бизнеса, брендов, репутации и общей доходности компании.
· Безопасные условия труда для сотрудников.
· Новые методики и повышение эффективности труда.
2. Политика
Директор/менеджер магазина:
- Является лицом, ответственным за охрану труда и пожарную безопасность соответствующего вверенного магазина.
- Директор/менеджер магазина обязан обеспечить своевременное выполнение Процедур по охране труда и пожарной безопасности (Приложение №21).
- Все сотрудники магазина в первый рабочий день должны пройти вводные инструктажи по охране труда и пожарной безопасности, инструктаж по охране труда на рабочем месте, инструктаж по пожарной безопасности на рабочем месте, инструктаж по электробезопасности с оформлением соответствующих журналов, обучение по охране труда, стажировку на рабочем месте с оформлением соответствующих приказов.
4. Убедитесь в том, что все сотрудники ознакомлены с планом действий при пожаре, маршруте эвакуации и точках сбора, порядком действий при несчастных случаях на производстве.
5. Ежедневно проверяйте состояние всех пожарных выходов, обеспечивайте отсутствие каких-либо препятствий на всем протяжении маршрутов эвакуации.
- Директор/менеджер магазина обеспечивает наличие и годность лекарств в аптечке магазина в соответствии с нормами законодательства для персонала магазина.
- Директор/менеджер магазина обеспечивает исправность аварийного и иного освещения магазина, исправность замков внутренних и внешних дверей.
- Запрещается закрывать проход через аварийные/пожарные выходы из магазина. Коридоры аварийных/пожарных выходов иных подсобных помещений не должны содержать быстро возгораемые материалы. Расстояние до сплинклеров противопожарной системы и осветительных приборов от товара, хранящегося на стеллажах должно быть не менее 0,5 м. (ППР в РФ, п.343). Запрещается хранить товары вблизи или на электробытовых приборах. Запрещается хранить под лестничными маршами и на лестничных площадках товар, мебель и другие горючие материалы или материалы в горючей упаковке (ППР в РФ, п. 23к).
- Директор/менеджер магазина обеспечивает наличие в магазине плана эвакуации при пожаре, а также огнетушителей в соответствии с нормами Российского законодательства, наличие указателей аварийных выходов. Каждый огнетушитель должен быть пронумерован белой краской с указанием порядкового номера от 1 до n, где n-количество огнетушителей. Ответственный за пожарную безопасность должен вести журнал учета огнетушителей, записи в журнал делаются ежеквартально.
- Огнетушители должны иметь сроки годности/дату перезаправки и своевременно проходить освидетельствование на предмет возможности их дальнейшего использования. Все сотрудники магазина должны пройти инструктаж по пользованию огнетушителем и поставить свою подпись об ознакомлении с инструкцией.
11. Директор магазина должен обеспечить прохождение обязательных курсов обучения всеми сотрудниками до того, как они приступят к непосредственному исполнению обязанностей, при этом должны быть донесены до сотрудников следующие вопросы:
o Манипуляции вручную - подъем, перенос, перемещение предметов посредством физических усилий,
o Пожарная безопасность,
o
o Модуль по технике безопасности в SHINE.
12. Убедитесь в том, что сотрудники имеют доступ к копиям инструкций по охране труда, оказанию первой помощи, пожарной безопасности, электробезопасности.
13. Директор/менеджер магазина должен проводить ежедневный визуальный осмотр рабочих мест, а также своевременные испытания оборудования, обеспечивая своевременное устранение выявленных недостатков, которые могут повлечь неблагоприятные последствия для жизни и здоровья сотрудников и посетителей магазина, силами сотрудников магазина или компетентным сотрудником офиса.
14. Поддерживайте и обеспечивайте своевременное выполнение всех требований и рекомендаций в области охраны труда и пожарной безопасности, предоставленные Службой охраны труда, специалистом по пожарной безопасности.
15. Необходимо оказывать содействие ответственному лицу в расследовании несчастных случаев/аварий/инцидентов без последствий.
16. В том числе на собственном примере продвигайте идею ответственного отношения к здоровью и безопасности с тем, чтобы все задачи выполнялись персоналом с соблюдением норм и правил охраны труда.