17. Директор/менеджер магазина должен контролировать соблюдение стандартов содержания рабочего места сотрудников.
18. Директор/менеджер магазина должен исполнять предписания Службы охраны труда и предписания государственных контролирующих организаций в сроки, указанные в соответствующих предписаниях.
Сотрудники магазина:
1. Воспрепятствование исполнению/ненадлежащее исполнение требований охраны труда и пожарной безопасности запрещается.
2. Ознакомьтесь и соблюдайте правила охраны труда и пожарной безопасности компании, в том числе, но не ограничиваясь Приложением №21. Процедура по ОТ и ПБ.
3. Носите/храните все средства индивидуальной защиты (СИЗ) в надлежащем порядке.
4. Незамедлительно сообщайте обо всех несчастных случаях/инцидентах без последствий/авариях оборудования и повреждения собственности, вне зависимости от наличия пострадавших, директору магазину, а в его отсутствие сотрудникам Службы охраны труда.
5. Обеспечьте выполнение всех обязанностей в соответствии с инструкциями по охране труда и пожарной безопасности.
6. Соблюдайте осторожность во избежание получения травм вами и окружающими.
Инженер по охране труда:
1. Организовывает обучение всех ответственных сотрудников по охране труда и пожарной безопасности.
2. проводит аудит безопасных условий и охраны труда для обеспечения высокого уровня соответствия требованиям компании и действующего законодательства.
3. Процедура
1. Проведите обучение персонала в области охраны труда и пожарной безопасности.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина/менеджермагазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, инженер по охране труда, Старший специалист по пожарной безопасности
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· SHINE
· Приложение №21. Процедура по ОТ и ПБ
| 1.1.92. Окружающая среда и устойчивое развитие |
1. Цель
Обеспечить устойчивое и экономически эффективное функционирование нашего бизнеса и снизить воздействие магазина на окружающую среду.
Преимущества:
· Сокращение потребления электроэнергии, воды и бумаги.
· Сокращение выбросов углекислого газа и отходов.
· Сокращение коммунальных и сервисных расходов, повышение уровня доходности.
2. Политика
1. Все сотрудники магазина и компании несут ответственность за сохранение окружающей среды для сегодняшнего и будущего общества.
2. Сотрудники магазина должны стремиться к сокращению потребления природных ресурсов и выработки отходов.
3. Процедура
Ежедневно
1. Используйте минимально необходимый уровень освещения до открытия и после закрытия магазина.
2. При достаточном уровне естественного освещения выключайте внутренние и/или внешние осветительные приборы (например, не используйте подсветку наружных вывесок в дневное время).
3. Выключайте свет перед тем, как покинуть служебное помещение, если данное помещение не используется в рабочих целях.
4. Компьютерное оборудование, подлежащее нахождению во включенном или выключенном состоянии по указанию вашего ИТ-специалиста:
o Офисное оборудование, такое как компьютеры, серверы, принтеры, копировальные машины,
o Оборудование для управления продажами и складом, такое как информационные системы для осуществления продажи товара, портативные устройства, ТВ-экраны, DVD-плееры,
o Оборудование служебных помещений, такое как микроволновые печи и диспенсеры для воды. Холодильник является исключением из данного правила и может оставаться включенным.
Ежеквартально
1. Проводите проверку месячного энергопотребления для выявления злоупотреблений (3.1.1. Ежемесячный отчет о прибыли и убытках).
2. Проверяйте исправность всех элементов управления освещением.
3. Регулируйте и управляйте настройками освещения с функцией таймера в соответствии с длиной светового дня (при наличии соответствующего оборудования).
По необходимости / по возможности
1. Установите датчики присутствия в туалетах и служебных помещениях для автоматического включения-выключения освещения.
2. Обеспечьте достаточное расстояние или изоляцию между приборами отопления и охлаждения, такими как нагреватели и холодильники.
3. Приборы, приобретаемые непосредственно для служебных помещений, должны быть отмечены знаком низкого энергопотребления. Не осуществляйте замену действующего оборудования до истечения срока их эксплуатации.
4. Служебные помещения должны освещаться энергоэффективными люминесцентными лампами с электронным балластом и датчиком присутствия.
5. По возможности не пользуйтесь лифтами.
6. Установите счетчики электроэнергии. Ведите ежемесячный учет потребления, ежеквартально проверяйте показатели. Разбирайтесь с каждым случаем злоупотребления. Проверяйте и внедряйте средства сокращения энергопотребления (например, модернизация компьютеров, систем освещения и т.д.).
Водопотребление
1. Убедитесь в том, что водопроводные краны полностью закрываются после использования.
2. Не пользуйтесь унитазом для утилизации мусора.
3. Каждые 3 месяца проводите проверку водопроводных кранов и труб на наличие утечек.
4. Каждые 6 месяцев проводите проверку туалетных бачков на наличие утечек.
Потребление бумаги
1. По возможности настраивайте принтер на двустороннюю черно-белую печать.
Утилизация отходов
1. Максимально сократите объем производимых магазином отходов.
2. Надлежащим образом распределяйте при утилизации отходов на бумагу, металл, пластик, картон и стекло.
3. Утилизируйте специальные отходы, такие как картриджи для принтера, люминесцентные лампы, аккумуляторы, в соответствии с применимыми правилами.
4. Используйте натуральные чистящие средства, не содержащие растворитель и углеводород.
5. Минимизируйте использование одноразовых бумажных и пластиковых стаканов.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· SHINE
| 1.2.1. Униформа и внешний вид сотрудников |
1. Цель
Обеспечить ношение униформы и соответствующий надлежащий внешний вид сотрудников магазина, демонстрирующий и рекламирующий бренд. Сформировать высокий стандарт личной презентации сотрудников магазина посредством контроля соблюдения надлежащего внешнего вида в магазинах розничной сети.
Преимущества:
· Надлежащее представление бренда.
· Профессиональное отношение к покупателям.
· Выделение сотрудников магазина на фоне покупателей для повышения качества обслуживания.
· Сотрудники магазина могут использовать корпоративную одежду для продажи похожих и аналогичных товаров.
2. Политика
Форменная одежда сотрудников
1. Директор розничной сети может формировать управленческие решения о требованиях к форменной одежде для всех сотрудников магазинов (например, вместо спортивных брюк - джинсы). Исключением является непереносимость отдельных материалов.
2. Верх, низ и обувь должны соответствовать следующим принципам и стандартам:
o Только продукция бренда Originals в фирменных магазинах Originals,
o Только продукция бренда NEO в фирменных магазинах NEO,
o В магазинах BCS и FO и других магазинах не с единой концепцией допускаются варианты и сочетания.
3. В повседневной работе должна использоваться продукция текущего (для CS)/прошлого сезона (для FO), которая не подлежит возврату.
4. Директор магазина несет ответственность за соответствие выбранной сотрудниками магазина форменной одежды согласно политике компании.
5. Лидеры продаж, дорогостоящая продукция и продукция ограниченных серий не подлежит использованию в качестве форменной одежды.
6. Производить выдачу и списания из системы магазина форменной одежды на сотрудников имеет право осуществлять только директор магазина или ответственный сотрудник, при обязательном заполнении соответствующих документов.
7. Форменная одежда сотрудника обновляется каждые 6 месяцев, а именно при запуске нового сезона. В течение этого периода форменная одежда, включая обувь, должна находиться у сотрудника. Замена форменной одежды, поврежденной в процессе работы, осуществляется с разрешения директора магазина, при обязательном заполнении соответствующих документов.
8. Все сотрудники магазина должны быть аккуратны и опрятны.
9. Одежда всех сотрудников магазина должна быть чистой, опрятной (без потертостей, дыр) и подходящей по размеру в течение всего периода работы магазина.
10. Обувь должна поддерживаться в хорошем состоянии и быть удобной.
11. Сотрудники обязаны носить носки без логотипов, за исключением adidas/reebok.
12. При нахождении в торговом зале сотрудники обязаны носить именные бейджи на булавке, магните или шнурке.
13. Все бейджи компании должны соответствовать формату магазина. Магазины FO adidas должны придерживаться спортивного стиля.
14. Следует использовать минимальное количество аксессуаров. Ношение аксессуаров, продукции конкурентов компании запрещается.
15. Директор магазина и ответственные сотрудники магазина обязаны проверять внешний вид сотрудников своего магазина и оценивать его допустимость перед началом каждой смены. Проверка может проводиться в ходе проведения утреннего собрания или индивидуального инструктажа (1.2.3. Проведение утренних собраний).
16. Подробные разъяснения по порядку выдачи, составления отчётных документов и процессу списания из системы форменной одежды представлены в Приложении №27к процедуре выдачи формы.
Порядок распределения униформы (фирменные магазины adidas)
1. Максимальное количество единиц товара, выдаваемое в качестве форменной одежды для розничных сотрудников определяет Директор розничной сети.
Внешний вид и аксессуары
1. Украшения для волос, такие как ободки и заколки, должны быть небольшого размера и надежно закреплены.
2. Допускается легкий макияж. Избыточный и вызывающий макияж не допускается.
3. Длинные ногти и броский цвет лака для ногтей не допускаются.
4. Допускается ношение небольших серег.
5. Молодые люди должны быть всегда гладко выбриты или носить аккуратно подстриженные бороду/усы.
3. Процедура
1. Форменная одежда является собственностью компании и выдается работнику в силу наличия между работником и компанией трудовых отношений, и в связи с производственной необходимостью в следующем порядке:
o Первая выдача:
- во второй рабочий день - 1 футболка;
- с 15-го дня работы - оставшийся комплект форменной одежды.
o Каждая последующая выдача форменной одежды производится при смене сезонов осень/зима и весна/лето.
2. Состав комплекта форменной одежды, выдаваемого работникам фирменных магазинов, приведен в Приложении №27 к настоящему Руководству. Форменная одежда для работников разных должностей может иметь отличия.
- Директору любого магазина предоставляется только один комплект формы. Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью комплект формы не предоставляется.
- В качестве форменной одежды Директором по розничной торговле или иным уполномоченным лицом издается Приказ, в котором утверждается определенная модель каждого предмета, а также указывается его стоимость и продолжительность сезона.
- В случае отсутствия в магазине утвержденных артикулов или невозможности обменять неподходящий размер в другом магазине, допускается выдача аналогичной вещи по согласованию с Территориальным менеджером по управлению розничной сетью.
- Рекомендованная розничная цена аналогичной выдаваемой вещи не должна превышать цену вещи утвержденной для выдачи в качестве формы.
- После получения форменной одежды сотрудники магазина обязаны находиться на рабочем месте только в полученных вещах.
- Сотрудникам компании запрещается присутствие на рабочем месте в обуви/одежде всех спортивных брендов, кроме брендов Adidas, Reebok и Rockport, не зависимо от времени работы сотрудника (выходной/рабочий день).
- Выдавать форменную одежду работникам магазина имеют право только Директор магазина/лицо его замещающее.
- Каждый факт выдачи форменной одежды незамедлительно сопровождается:
o оформлением и подписанием как работником, получившим форменную одежду, так и работником, ее выдавшим акта приема-передачи форменной одежды (Приложение №27).
o внесением записи в Журнал учета форменной одежды (Приложение №27). Журнал учета хранится в магазине в отдельной папке на протяжении 1 года, а по окончании этого срока пересылается в архив. Для контроля правильности ведения журналов, сотрудники бухгалтерии имеют право запросить данный журнал из любого магазина.
o внесением соответствующей информации в программу магазина путем формирования Расходной накладной с типом расхода «Списание формы», при этом в основании Расходной накладной указывается EM (табельный номер) работника, которому осуществляется выдача форменной одежды.
o Указанная накладная распечатывается и подписывается работником, выдавшим форму, и работником, ее получившим.
- Директор магазина осуществляет контроль за наличием в магазине подписанных актов приема-передачи форменной одежды и Расходной накладной.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 1.2.3. Проведение утренних собраний
· 5.5.1. Прием поставок
· SHINE
· Приложение №27. К процедуре выдачи формы
| 1.2.2. Распределение сотрудников магазина |
1. Цель
Обеспечить высокий уровень обслуживания и взаимодействия с покупателями, увеличить конвертацию и чистую прибыль, сократить расходы на персонал. Убедитесь в том, что все рабочие зоны распределены, и перерывы для отдыха сотрудников четко распланированы.
Преимущества:
· Эффективное управление торговым залом и сотрудниками.
· Эффективное планирование и организация работы в периоды пика продаж.
· Высокий уровень удовлетворенности покупателей и вовлеченности сотрудников.
· Увеличение конвертации и чистой прибыли.
· Возможность повышения квалификации сотрудников магазина.
2. Политика
1. Распределение сотрудников должно осуществляться в соответствии с локальными нормативными актами.
2. Убедитесь в том, чтобы расписание перерывов для отдыха сотрудников составлялось заранее, в соответствии с трудовым договором и локальными нормативными актами с учетом того, чтобы в пиковые часы в торговом зале находилось максимальное число персонала.
3. Убедитесь в том, что все сотрудники магазина отмечаются при приходе и уходе в Форме распределения сотрудников (1.1.4. Рабочие документы руководителя).
4. Организуйте надлежащее распределение в торговом зале, в том числе на кассе, входе, обувной стене, примерочных, для обеспечения исключительно высокого уровня обслуживания покупателей и визуального контроля за товаром в торговом зале.
5. При планировании распределения сотрудников по зонам магазина необходимо учитывать, что ключевые зоны, такие как обувная стена, помощь в примерочных, требуют большего опыта, поэтому лучше наиболее опытных и эффективных сотрудников распределять именно по таким наиболее сложным зонам. Однако по возможности организуйте перемещение сотрудников для обучения и поддержания навыков работы в разных зонах.
6. Перед назначением сотрудника в ту или иную зону убедитесь в том, что он прошел надлежащее обучение.
7. Директор обязан знакомить всех сотрудников магазина с еженедельным графиком работы и любыми изменениями в еженедельном графике. В качестве подтверждения ознакомления каждый сотрудник магазина обязан поставить подпись в соответствующей графе расписания до даты вступления графика в силу. Графики работы с подписями сотрудников подлежат хранению в магазине в течение 1 (одного) года, в отдельной папке в офисе магазина.
8. План распределения сотрудников должен озвучиваться ежедневно на утреннем собрании.
3. Процедура
1. Утром при подготовке документов распечатайте бланк Ежедневного гида менеджера (1.1.5. Ежедневный справочник руководителя).
2. Проверьте график работы сотрудников на день. Внесите необходимые корректировки на случай отсутствия кого-либо из сотрудников. (2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю).
3. Внесите имена всех сотрудников магазина, работающих в этот день.
4. В ходе собрания и индивидуального инструктажа озвучьте план распределения на текущий рабочий день и задачи (1.2.3. Проведение утренних собраний).
5. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан проследить за тем, чтобы сотрудники владели информацией о наличии оптимального количества товара по каждой из позиций в зонах ответственности, за которые они отвечают. Ответственный сотрудник обязан в течение всего рабочего дня визуально проверять соответствие остатков товара оптимальному количеству и данным системы магазина.
6. Если между фактическим количеством товара и количеством товара, которое числится в системе магазина в торговом зале выявлено несоответствие, сотрудник обязан установить его причину и сообщить директору.
7. Директор магазина обязан выявить причины появления недостачи товара, в том числе просматривая записи с камер видеонаблюдения, во избежание повторения ситуации, которая явилась причиной возникновения недостачи.
8. Директор магазина обязан доводить информацию о пропажах/кражах до всего персонала в момент её обнаружения.
9. При распределении сотрудников магазина по различным зонам необходимо руководствоваться Ежедневным гидом менеджера и Зонированием сотрудников.
10. Сотрудник имеет право покинуть подотчетную зону только в следующих случаях: для обслуживания покупателей, осуществления визуального контроля с согласия директора магазина/ответственного сотрудника или на время перерыва, согласно графику перерывов.
11. Директор магазина/ответственный сотрудник обязан подменять сотрудников на время перерыва или в процессе выполнения каких-либо функций и поставленных задач сотрудникам.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Отдел по работе с персоналом
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 1.1.4. Рабочие документы руководителя
· 1.1.5. Ежедневный справочник руководителя
· 1.2.3. Проведение утренних собраний
· 2.2.1. Составление графика работы сотрудников магазина, оформление заказа внешних сотрудников на неделю
· SHINE
| 1.2.3. Проведение утренних собраний |
1. Цель
Предоставить сотрудникам возможность для взаимодействия, общения, планирования и взаимной мотивации. Гарантирует получение сотрудниками всей необходимой информации для презентации бренда и эффективного ведения продаж.
Инструктаж сотрудников представляет собой индивидуальную беседу для доведения до персонала информации, не освещенной в ходе утреннего совещания.
Преимущества:
· Регулярная коммуникация.
· Возможность проверить своевременность прихода на работу, присутствие и внешний вид сотрудников магазина.
· Возможность распределить сотрудников по зонам ответственности и назначить задания.
· Возможность довести до всех сотрудников магазина ключевые вопросы повестки дня, отметить лучших продавцов, озвучить информацию о поступлениях, рекламных акциях и другие новости с целью повышения продаж.
2. Политика
1. Каждое утро перед открытием магазина директор магазина/ответственный сотрудник должны проводить утреннее собрание продолжительностью 10 минут, если собрание не совмещается с обучением.
2. Перед началом каждой смены уделяйте по несколько минут каждому сотруднику для инструктажа.
3. Планируйте каждое собрание с помощью рабочих документов руководителя (1.1.4. Рабочие документы руководителя).
4. Размещайте заполненный Бланк проведения утренних собраний на доске информации (1.2.4. Доска информации).
3. Процедура
Подготовка
1. Заполните Бланк проведения утренних собраний и обновите материалы на доске информации (1.1.4. Рабочие документы руководителя; 1.2.4. Доска информации; 1.1.3. Отслеживание ежедневных продаж и KPI).
2. Подготовьте помещение для проведения утреннего собрания.
3. Подготовьте всю необходимую информацию (например, список лучших продавцов, стандарты, коммуникацию внутри магазина и др.).
4. Обсудите план собрания с ответственными сотрудниками или HR-менеджером (при необходимости).
В ходе собрания
Директор магазина должен творчески подходить к доведению информации до сотрудников для того, чтобы увлечь и воодушевить их. Ниже приводятся примеры того, как можно сделать собрание приятным для всех.
1. Энергично и открыто поприветствуйте сотрудников. Спросите об их самочувствии и новостях.
2. Озвучьте ключевую тему дня, например, продажа обуви, мероприятие в магазине и т.д. Персонифицируйте тему, например: «Мы достигнем цели, если каждый из нас продаст сегодня 10 пар обуви!»
3. Используйте сведения о доходах для мотивации сотрудников, демонстрируя их вклад в достижение целей магазина. Обсудите с сотрудниками способы увеличения конвертаци.
4. Каждый вторник проводите опрос о лучших продавцах: кто они, где они находятся в магазине, что отличает их от других. Добавьте в работу элемент соперничества, интересуясь, сколько единиц товара сотрудники планируют продать сегодня. При необходимости товарную секцию собрания можно посвятить обучению работы с новыми технологиями или товаром.
5. По возможности используйте наглядные материалы (например, образцы продукции).
6. Проинформируйте сотрудников магазина обо всех изменениях и/или новых введениях, которые могут повлиять на их работу, например, об изменениях в системе магазина, новой маркетинговой акции и т.д.
7. Проведите несколько ролевых игры. Отработайте различные сценарии общения с покупателями в торговом зале, чтобы поделиться опытом. Расширяйте знания сотрудников на темы SHINE и политики охраны здоровья и безопасности.
8. Заряжайте сотрудников энергией, добавляя элементы юмора. Для поднятия настроения могут использоваться любые темы, которые будут положительно восприняты коллективом (случай, произошедший за день до этого, ценности Ади Дасслера).
9. Перед тем, как завершить собрание, проверьте внешний вид сотрудников магазина, а также проинформируйте их о распределении, перерывах, текущих задачах на день (1.1.5. Ежедневный справочник руководителя).
10. Завершите собрание по своему усмотрению (например, поддерживающими словами, мотивирующей речью, аплодисментами).
После собрания
1. Разместите Бланк проведения утренних собраний на доске информации для ознакомления сотрудников (1.2.4. Доска информации).
2. Используйте Бланк проведения утренних собраний, чтобы проинформировать всех опоздавших.
4. Частота Ежедневно
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
· 1.1.5. Ежедневный справочник руководителя
· 1.1.4. Рабочие документы руководителя
· 1.1.3. Отслеживание ежедневных продаж и KPI
· 1.2.4. Доска информации
· SHINE
· Бланк проведения утренних собраний
| 1.2.4. Доска информации |
1. Цель
Обеспечить постоянный доступ сотрудников ко всей необходимой информации.
Преимущества:
1. Информированные сотрудники.
2. Концентрация на важнейших вопросах.
3. Мотивация сотрудников посредством прозрачности результатов, целей и соревнования.
2. Политика
1. Директор магазина обязан ежедневно предоставлять сотрудникам всю необходимую для работы информацию.
2. Ниже приводится обязательный перечень документов, которые должны быть представлены на доске информации.
3. В каждом магазине на доске будут отображаться ключевые показатели эффективности (KPI), которые должны обновляться ежедневно (по возможности чаще).
3. Процедура
1. На доске информации всегда должны быть размещены нижеприведенные материалы и информация, и директор магазина ежедневно проверяет их наличие:
Общая информация
· Миссия розничной сети,
· Обзор рабочих ритмов (Схема рабочей недели), скрепленных с Графиком рабочих ритмов,
· 5 ценностей компании adidas Group,