Торговый зал
1. Извинитесь перед покупателями и проинформируйте их о сложившейся ситуации.
2. Если покупатели изъявляет желание совершить покупку, вежливо попросите покупателя посетить магазин позже/на следующий день. Предложите отложить товар.
Продажа
1. В случае поломки системы магазина, в том числе кассового оборудования в ходе выполнения расчётно-кассовых операций, следствием чего является невозможность завершения продажи товара, извинитесь перед покупателем, объясните ситуацию и попросите подождать до восстановления работоспособности системы.
2. Если покупатель отказывается ждать, вежливо попросите покупателя посетить магазин позже/на следующий день. Предложите отложить товар.
Возврат
1. В случае поломки системы магазина, в том числе кассового оборудования в ходе выполнения процедуры возврата или обмена товара, извинитесь перед покупателем, объясните ситуацию и попросите подождать до восстановления работоспособности системы.
2. Если покупатель отказывается ждать, вежливо попросите покупателя посетить магазин позже/на следующий день.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальные исполнители задания: Директор магазина, ответственные сотрудники магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, Информационно-технический отдел
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих разделах:
· 5.0.1 Политика возвратов и обмена
· 5.0.5. Работа с жалобами покупателей
| 5.4.12. Продажа подарочных карт |
1. Цель
Обеспечить корректное выполнение процесса продажи подарочных карт.
|
|
Преимущества:
· Выполнение единых стандартов для безупречного обслуживания покупателей.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за обучение всех сотрудников магазина, работающих на кассе и имеющих доступ к ККМ, порядку проведения операций продажи товара с использованием подарочных карт.
2. Срок действия подарочной карты составляет 1 год с момента продажи подарочной карты.
3. Минимальный сумма, возможная к начислению денежных средств на подарочную карту составляет 1000 рублей.
4. Подарочные карты не могут использоваться единовременно в чеке с применением скидки по карте сотрудника компании.
5. Подарочные карты применяются в строгом соответствии с условиями, отображенными на оборотной стороне каждой карты. Подарочные карты действуют только на территории страны, где карта была приобретена.
- В концептуальных фирменных магазинах Adidas разрешено продавать только подарочные карты Adidas.
- В концептуальных фирменных магазинах Reebok разрешено продавать только подарочные карты Reebok.
- В концептуальных фирменных магазинах Rockport разрешено продавать только подарочные карты Rockport.
- В Дисконт-центрах, в которых представлен только один бренд разрешено продавать подарочные карты только представленного в магазине бренда. В Дисконт-центрах, в которых представлены бренды и Adidas, и Reebok, и Rockport одновременно - разрешено продавать подарочные карты как Adidas, так и Reebok, так и Rockport.
- Запрещено на активные подарочные карты (т.е. на те карты, на которых уже есть или были зачислены денежные средства) делать дополнительные начисления.
- Запрещено на неактивные подарочные карты (т.е. на те подарочные карты, у которых истек срок дейсвтия согласно данным системы магазина) осуществять начисления денежных средств.
|
|
3. Процедура
Продажа авансовых (подарочных) карт
1. Сотрудник, осуществляющий кассовые операции, при продаже подарочной карты обязан прокатывать карту только через магнитосчитывающее устройство кассовой клавиатуры (кард-ридер). При этом использовать терминал Сбербанка/ВТБ для прокатки подарочных карт категорически запрещено.
2. Передача подарочной карты покупателю осуществляется только после получения денежных средств от покупателя, в соответствии с чеком продажи подарочной карты.
3. Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан обеспечить наличие подписи покупателя на первом экземпляре слипа и подписи сотрудника магазина, осуществляющего транзакцию, и на втором экземпляре слипа только наличие подписи сотрудника магазина, осуществляющего транзакцию. Первый экземпляр слипа возврата подкрепляется к соответствующему отчету инкассации с терминала в кассовом отчете, второй скрепляется с кассовым чеком и передается покупателю.
4. Подарочная карта становится активной на следующий день после её продажи после 15.00 по Московскому времени.
5. Запрещены комбинированные продажи подарочных карт с какими-либо другими товарами/подарочными картами в одном чеке.
6. Запрещено предоставление любых видов скидок при продаже подарочных карт.
7. Подарочная карта возврату не подлежит.
|
|
8. На обратной стороне карты в поле «дата продажи» директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан при продаже карты указать текущую дату продажи.
9. В случае допущения ошибок при работе с подарочными картами, необходимо организовать выполнение действий в соответствии с Приложением № 32.
10. Если в магазин обращается клиент с просьбой о восстановлении утерянной подарочной карты, необходимо установить факт приобретения подарочной карты именно данным клиентом, после чего проверить наличие средств на утерянной карте и срок ее действия. Если денежные средства на карте имеются, и срок ее действия не истек, необходимо организовать порядок их переноса на другую карту в соответствии с Приложением № 32.
Процедура продажи авансовых (подарочных) карт по безналичному расчёту (через центральный офис)
- Возможно приобретение клиентом подарочных карт по безналичному расчёту.
- Участвовать в обслуживании клиентов, изъявляющих желание осуществить покупку подарочных карт по безналичному расчёту должен только директор магазина/ответственный сотрудник магазина. При полной занятости/отсутствии на рабочем месте сотрудников данных должностей, директор назначает ответственного сотрудника за процесс продажи.
Директор магазина обеспечивает заключение договора с клиентом и заполнение спецификации (Приложение№ 37). Данные документы имеют типовую форму.
- Вносить какие-либо изменения/дополнения в пункты документов, не предусмотренных для корректирования, запрещено. Изменению подлежит только закладка «Шаблон», на которой необходимо отобразить актуальную информация. После обновления закладки «Шаблон», необходимо воспользоваться кнопкой «сохранить неизменившуюся».
- Уполномоченное лицо в договоре указывается исходя из годовой стоимости сделки:
o Если стоимость сделки в договоре не превышает 240 000 рублей, то указывается Территориальный менеджер по управлению розничной сетью;
o Если стоимость сделки в договоре не превышает 450 000 рублей, то указывается Региональный менеджер по управлению розничной сетью;
o Если стоимость сделки в договоре превышает 450 000 рублей, то указывается Директор по розничной торговле;
o Если стоимость сделки в договоре превышает 1 499 999 рублей, то указывается Финансовый директор
- После подписания договора уполномоченным лицом компании и представителем покупателя, договор пересылается ответственному бухгалтеру за данный магазин.
- Второй экземпляр договора и спецификации передаётся покупателю, который в свою очередь производит оплату счета и сообщает директору магазина/ответственному сотруднику по телефону о сумме оплаты и дате оплаты.
- Директор магазина, после получения информации по оплате счета от клиента, должен получить подтверждение поступления денег на счет компании, отправив запрос на электронный адрес RU.Accounting_GiftCard@adidas-group.com со следующей информацией: дата оплаты, сумма оплаты, наименование организации – плательщика, номер счета, выставленный магазином.
- После получения подтверждения, необходимо сообщить клиенту, что он может забрать оплаченные подарочные карты.
- После чего необходимо отправить повторный запрос на электронный адрес RU.Accounting_GiftCard@adidas-group.com о начислении на подарочные карты денежных средств указав тему письма "Активация карт" и приложив список и суммы подарочных карт, на которые необходимо произвести начисление денежных средств в формате EXCEL.
- Выдача подарочных карт клиенту происходит на основании доверенности. Директор магазина должен проверить соответствие ИНН и название организации, а также сверить паспортные данные лица, на чье имя выдана доверенность.
- В момент передачи подарочных карт, клиент подписывает 2 (два) экземпляра актов приема-передачи подарочных карт, 2 (два) экземпляра приложений к акту приема-передач, 2 (два) экземпляра счетов.
- Запрещена выдача подарочных карт клиенту, без подписания клиентом документов, указанных в настоящем Руководстве, а так же без подтверждения со стороны бухгалтерии компании о начислении денежных средств на счёт компании клиентом.
- Запрещено самостоятельное начисление денежных средств сотрудниками магазина на подарочные карты, которые подлежат продаже по безналичному расчёту.
- Заполненные при передаче клиенту подарочных карт документы пересылаются ответственному бухгалтеру по данному магазину, который ставит на документах печать компании, подпись и отправляет 1 (один) экземпляр каждого из документов (акт приема-передачи подарочных карт, приложение к акту приема-передачи, счет-фактуру, счет). Директор магазина обязан при получении подписанных документов незамедлительно передать их клиенту.
- Ежемесячно, сотрудник отдела HR предоставляет Территориальному менеджеру по управлению розничной сетью информацию о всех безналичных продажах подарочных карт в подотчетных магазинах. Территориальный менеджер по управлению розничной сетью, получая файл с информацией о безналичных продажах, запрашивает из магазина данные о сотрудниках, совершивших эти продажи и вносит информацию в файл. Заполненный файл высылает ответственному сотруднику Отдела по персоналу.
Процедура контроля подарочных карт
- Директор магазина обязан обеспечивать хранение подарочных карт только в кассе и/или сейфе магазина.
- Директор магазина до момента открытия кассовой смены обязан выдавать каждому из ответственных сотрудников магазина необходимое для рабочего дня количество подарочных карт.
- После закрытия кассовой смены каждый ответственный сотрудник магазина, уполномоченный осуществлять кассовые операции обязан сдать оставшиеся карты директору магазина.
- До момента закрытия кассовой смены магазина следующего рабочего дня Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан сверить количество реализованных подарочных карт и суммы начисленных денежных средств с отчетом о реализации с модулем ASDUO за соответствующий день. В случае выявления расхождений в начисленных суммах и в количестве карт, обязан получать письменные объяснения от Работника, ответственного за хранение и продажу подарочных карт за указанную дату.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение№32. Инструкция по исправлению ошибок с ПК
· Приложение№37. Продажа подарочных карт по безналу
| 5.4.13. Оплата товара с использованием подарочной карты |
1. Цель
Обеспечить корректное выполнение процесса оплаты товара с использованием подарочных карт.
Преимущества:
· Выполнение единых стандартов для безупречного обслуживания покупателей.
2. Политика
1. Директор магазина несет ответственность за обучение всех сотрудников магазина, работающих на кассе и имеющих доступ к ККМ, порядку проведения операций продажи товара с использованием подарочных карт.
2. Подарочные карты применяются в строгом соответствии с условиями, отображенными на оборотной стороне каждой карты. Подарочные карты действуют только на территории страны, где карта была приобретена.
- Директор магазина обеспечивает наличие и исправность терминала UCS/авторизатора ASDUO в магазине для возможности оплаты покупок платежными/подарочными картами.
- В концептуальных фирменных магазинах Adidas разрешено отоваривать только подарочные карты Adidas.
- В концептуальных фирменных магазинах Reebok разрешено отоваривать только подарочные карты Reebok.
- В концептуальных фирменных магазинах Rockport разрешено отоваривать только подарочные карты Rockport.
- В Дисконт-центрах, независимо от бренда, разрешено отоваривать подарочные карты Adidas, Reebok, и Rockport.
- В случае если клиент оплачивает покупку одной авансовой картой, данную карту после выполнения всех операций продажи необходимо вернуть клиенту для обеспечения возможности возврата/обмена приобретенного им товара.
- Допускается использование нескольких подарочных карт при оплате одного кассового чека.
- Директор магазина/ответственный сотрудник обязан сообщить клиенту о том, что возврат товара, оплаченного подарочной картой может осуществляться только при наличии карты, номер которой соответствует номеру, указанному в чеке продажи.
3. Процедура
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина, перед тем как пробить чек должен узнать у покупателя способ оплаты: наличный расчет, платежная или авансовая (подарочная) карта.
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина, осуществляющий кассовые операции, обязан произвести проверку соответствия цены, наименования товара и размера, указанных на ценнике и фабричной бирке, с данными в системе магазина.
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обеспечивает наличие и исправность терминала Сбербанка/ВТБ/авторизатора ASDUO в магазине для возможности оплаты покупок платежными/подарочными картами.
- Подарочная карта проводится один раз только через магнитосчитывающее устройство кассовой клавиатуры (карт-ридер). Запрещено при работающей системе ASDUO прокатывать подарочные карты по банковскому терминалу Сбербанка/ВТБ.
- Товар выдается покупателю только в случае успешного проведения операции с подарочной картой (только по факту наличия и списания денежных средств с подарочной карты покупателя в соответствии с стоимостью приобретаемого товара). Без проведения опеации списания средств с подарочной карты передача товара покупателю запрещена.
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан обеспечить наличие подписи покупателя на первом экземпляре слипа продажи и подписи сотрудника магазина, осуществляющего транзакцию, и на втором экземпляре слипа только наличие подписи сотрудника магазина, осуществляющего транзакцию. Первый экземпляр слипа продажи подкрепляется к соответствующему Приходному кассовому ордеру кассового отчета, второй скрепляется с кассовым чеком и передается покупателю.
- В случае недостаточности денежных средств на подарочной карте для оплаты покупки, допускается комбинирование с наличной и безналичной формой оплаты.
- Директор магазина/ответственный сотрудник магазина обязан после оплаты товара передать покупателю товар, в соответствии с чеком продажи по ФР, и также сам чек ФР и слип списания средств с подарочной карты. Если клиент отказался взять чек продажи, директор магазина/ответственный сотрудник магазина, который в присутствии ответственного сотрудника магазина уничтожает чек.
- В случае допущения ошибок при работе с подарочными картами, необходимо организовать выполнение действий в соответствии с Приложением №32.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Потенциальный исполнитель: Директор магазина, ответственный сотрудник магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
Более подробная информация приведена в следующих документах:
· Приложение№32. Инструкция по исправлению ошибок с ПК
| 5.4.17. Торговое посредничество |
1. Цель
Не допустить приобретение продукции сотрудниками компании с целью последующей продажи по завышенным ценам.
Преимущества:
· Надлежащее обращение с продукцией компании.
2. Политика
1. Покупка продукции компании сотрудниками компании с целью последующей продажи по завышенным ценам и получения личной выгоды противоречит интересам и политике компании.
3. Процедура
1. При возникновении подозрения на злоупотребление данным правилом проинформируйте об этом Регионального менеджера по управлению розничной сетью, Территориального менеджера по управлению розничной сетью, ответственного сотрудника подразделения по безопасности и защите активов.
4. Частота По требованию
5. Ответственность
· Ответственное лицо: Директор магазина
· Контроль: Региональный менеджер по управлению розничной сетью, Территориальный менеджер по управлению розничной сетью
6. Приложение
| 5.5.1. Прием поставок |
1. Цель
Обеспечить корректный учет складских остатков магазина, правильное оформление поступающего товара, своевременное выявление расхождений и выставление товара на реализацию.
Преимущества:
· Корректный учет складских остатков.
· Выявление расхождений при поставках товара.
· Своевременное представление товара в торговом зале.
2. Политика
1. Приемку товара вправе осуществлять только сотрудник магазина, заключивший договор о полной коллективной и индивидуальной материальной ответственности и имеющий доверенность от компании на осуществление приемки товара (в большинстве случаев это Кладовщик), а в его отсутствие любой уполномоченный директором магазина или Территориальным менеджером по управлению розничной сетью сотрудник магазина – далее ответственный за приемку товара сотрудник. Директор магазина обязан обеспечить наличие действующих доверенностей на право осуществления приемки товара у всех сотрудников магазина, фактически осуществляющих приемку товара.
2. Для получения доверенности на приемку товара, директор магазина должен обратиться к Региональному специалисту группы розничного администрирования.
3. Приемка товара со стороны магазина должна подтверждаться наличием соответствующих отметок о принятии товара в товарно-транспортных документах (подпись, расшифровка подписи, указание должности и печать магазина). Со стороны перевозчика передача товара/грузовых мест (ГМ) сотрудникам магазина должна подтверждаться наличием подписи водителя в соответствующих товарно-транспортных документах.
4. В процессе физической приемки товара, а также до/во время/ после подписания соответствующих товарно-транспортных документов директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику запрещено оставлять товар без контроля (во избежание возникновения фактов умышленной порчи/кражи товара водителем/третьими лицами).
5. В случае выявления в процессе приемки товара фактов повреждения грузовых мест, тента и наличия других признаков потенциальной внутритарной недостачи, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан сфотографировать все повреждения, которые могут быть причинами недостачи (разрезанный тент машины, щели и отверстия в кузове, открытые короба, короба, проклеенные прозрачным скотчем и т.д.), а также сфотографировать номер пломбы и автомобиля, и действовать в соответствии с настоящим Руководством (5.5.6. Выявление расхождений при приеме товара).
6. В случае если поставка товара была осуществлена из другого магазина, директор магазина-получателя в день приемки товара от транспортной компании в обязательном порядке посредством отправки электронной заявки (в заявке указывается дата прибытия товара) уведомляет магазин-отправитель о факте доставки товара.
7. Процесс приемки товара в магазине из другого магазина/Центра Дистрибуции компании/Аутсорсингового склада (СВХ) должен осуществляться только с использованием загруженных в систему магазина электронных накладных на поставку товара.
8. В исключительных случаях допускается приемка товара в магазине без использования электронных накладных (ЭН) только после получения письменного подтверждения посредствам электронной почты от ответственного сотрудника бухгалтерии. В остальных случаях приемка товара в магазине без использования электронных накладных (ЭН) не допускается.
9. Директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник концептуального магазина обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в системе магазина, и в течение 3 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале.
10. Директор магазина /ответственный за приемку товара сотрудник дисконт-центра обязан в течение 1 часа с момента фактического поступления товара на склад магазина, учесть товар в системе магазина и в течение 3 часов с момента учета товара в вышеуказанной системе обеспечить появление в торговом зале новых артикулов и недостающих размеров артикулов, уже представленных в торговом зале.
11. Для своевременного представления товара в торговом зале необходимо использовать функциональную возможность информационной системы магазина, при этом, приоритет для представления товара в торгово зале отдается артикулярным нулям, после чего недостающим размерам уже представленного товара.
12. Количество учтенного товара должно в точности совпадать с количеством товара в соответствующих ТТН/ТН.
13. Учтенные документы в системе магазина должны быть выгружены директором магазина в офисную бухгалтерскую систему вечером того дня, в котором был произведен их учет. Выгрузка документов проходит автоматически при выполнении операции закрытия смены.
14. В случае невозможности учета поставки в установленные сроки, в день фактического поступления товара в магазин директор магазина обязан запросить у Специалиста по работе с претензиями Центра Дистрибуции компании подтверждение о возможности учета поставки магазином в течение ближайших 4 (четырех) дней.
15. Без специального указания сотрудников отдела маркетинга, сотрудникам магазина запрещено создавать и учитывать в системе магазина Приходные накладные на оборудование и POS-материалы, неподлежащие реализации.
16. Каждая учтенная накладная должна содержать фамилию сотрудника, осуществлявшего пересчет товара и ответственного за его приемку в специальном разделе соответствующей накладной системы магазина.
17. Каждая Приходная накладная товарного отчета магазина – получателя, должна быть скреплена с соответствующей ТТН на данную поставку и должна соответствовать ей по перечню артикулов, количеству товаров и их размерам.
18. В зависимости от объема поставки директор магазина обязан обеспечить разгрузку товара из транспортного средства в течение следующего времени (с момента подачи транспортного средства к месту разгрузки):
o в течение 1 часа (до 100 коробов);
o в течение 2 часов (от 101 до 200 коробов);
o в течение 3 часов (от 201 до 300 коробов);
o в течение 4 часов (свыше 300 коробов).
19. Простоем транспортного средства будет являться увеличение времени разгрузки товара, указанного выше. В любом случае, в транспортном разделе ТТН, необходимо указать даты и время прибытия и убытия машины.
20. В случае простоя транспортного средства по вине сотрудника магазина (в т.ч. посредством несвоевременной разгрузки/загрузки поданного транспортного средства), компания может взыскать с данного сотрудника неустойку, выставленную транспортной компанией.
21. В случае невозможности принять товар по причине отсутствия свободного места, отсутствия персонала для разгрузки и т.п., ответственный сотрудник магазина должен получить разрешение на отказ от приема товара у ТОМа, связаться с группой репленишмента, что бы получить новое направление отправки груза (другой магазин или склад), оповестить сотгрудников транспортной группы письмом (контакты указаны в уведомлении), и сделать полный приход груза и полный расход на указанный адрес. Если этого не сделать, то груз будет числиться в транзите и может быть потерян.
3. Процедура
Проверка товарно-транспортных документов
1. До осуществления фактической приемки товара директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в осуществлении загрузки соответствующей Электронной накладной в системе магазина. Если данная Электронная накладная отсутствует, необходимо принять товар от водителя по ТТН/ТН, сразу после чего:
o Если поставка пришла с Центрального / аутсортингового склада (СВХ) / из другого магазина - директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан повторно загрузить Электронную накладную соответствующего номера c внутреннего Интернет- портала (ftp://1C:GWDPRR4DdGt4p@iftp.adidasgroup.com/PRODUCTION/inventor/).
o Если на Интернет - портале требуемая Электронная накладная отсутствует, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан
2. До осуществления фактической приемки товара директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан убедиться в корректности товарно-транспортных документов. Отсутствие какого-либо из документов необходимо зафиксировать в ТТН и подтвердить подписями директор магазина/ответственного за приемку товара сотрудника и водителя.
3. В случае получения поставки товара из Центра Дистрибуции или аутсорсингового склада (СВХ) в комплект товарно-транспортных документов должны входить:
o 3 (три) экземпляра ТТН, содержащей:
- номер опечатывающей пломбы/пломб;
- общее количество и стоимость привезенного товара и ссылку на соответствующую ТН (в которой он указан);
- реквизиты и название фактического перевозчика;
- общее количество коробов;
o также, если поставка осуществлялась напрямую из Центра Дистрибуции в магазин
- номер опечатывающей пломбы/пломб.
o 3 (три) экземпляра ТН, содержащей:
- по-коробочный и по-артикульный перечень и стоимость привезенного товара или ссылку на соответствующую ТН (в которой он указан).
4. В случае получения поставки товара из другого магазина:
o 5 (пять) экземпляров ТТН (1 (один) остаётся в магазине, 4 (четыре) передаются водителю), содержащей):
- номер опечатывающей пломбы/пломб;
- по-коробочный и по-артикульный перечень и стоимость привезенного товара;
- реквизиты и название фактического перевозчика;
- общее количество коробов.
5. Если прибыло автотранспортное средство с поставкой для магазина, но у водителя нет документов на данный товар, директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику необходимо немедленно связаться с Диспетчером транспортной группы/Операционным менеджером по транспорту Центра Дистрибуции компании (если поставка осуществлялась из Центра Дистрибуции или ответственным сотрудником магазина-отправителя поставки (если поставка осуществлялась из магазина) и получить от него товарно-транспортные документы по факсу, а также по электронной почте уточнить количество поставляемых коробов и их содержимое (товар, рекламные материалы, оборудование). Без установления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником информации о количестве коробов в поставке, разгрузку транспортного средства осуществлять запрещается. Далее приемка поставки должна осуществляться директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником в порядке, установленным настоящим Руководством.
6. Если связаться с Диспетчером транспортной группы/Операционным менеджером по транспорту или ответственным сотрудником магазина-отправителя поставки невозможно, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен отказаться от приемки товара до момента предоставления представителями перевозчика документов на данный товар.
Проверка внешнего состояния транспортного средства
1. До осуществления разгрузки транспортного средства директором магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен:
o осмотреть транспортное средство в целях обнаружения признаков доступа к грузу (проверить целостность тента/кузова, исправность запорных устройств, крепление люков и т.п.);
o проверить возможность доступа водителя/третьих лиц к грузу без нарушения пломбы;
o сравнить фактические номера установленных пломб на транспортном средстве и номера пломб, указанных в товарно-транспортных документах;
o сфотографировать все места повреждений кузова транспортного средства и пломбы.
2. Если в ходе осмотра директором магазина /ответственный за приемку товара сотрудник обнаружил следы доступа, потенциальные способы получения третьими лицами доступа к содержимому транспортного средства, несовпадение фактических номеров пломб и номеров пломб, указанных в товарно-транспортных документах, отсутствие пломбы на транспортном средстве, то директором магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан внести в графу “Отметки о составленных актах” транспортного раздела ТТН соответствующую информацию (например, пломба отсутствует, пломба не исправна, фактический номер пломбы №; тент кузова разрезан и т.д.).
3. В случае осуществления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), директором магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара самостоятельно опломбировать кузов транспортного средства пломбой, находящейся в конверте с товарно-транспортными документами для следующего получателя товара. Директор магазина /ответственный за приемку товара сотрудник должен проверить соответствие номера устанавливаемой пломбы номеру пломбы, указанной в ТТН следующего получателя товара. Если номер в ТТН не указан, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан самостоятельно указать в ТТН следующего получателя товара номер пломбы, устанавливаемой на транспортное средство после выгрузки товара.
4. Запрещается доверять водителю опечатывание транспортного средства. Если в конверте с товарно-транспортными документами следующего получателя пломба отсутствует, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан опломбировать транспортное средство, используя новые имеющиеся в магазине фабричные пломбы или самостоятельно изготовленные пломбы с подписью директора магазина и штампом магазина (с обязательным указанием номера), и указать в ТТН следующего получателя вид и номер пломбы.
5. В случае выявления недостачи коробов (ГМ), директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник должен незамедлительно сообщить о произошедшем факте Диспетчеру транспортной группы/Операционному менеджеру по транспорту Центра Дистрибуции и Аналитику по претензиями транспортной группы путем направления электронного письма.
6. В случае осуществления директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником выгрузки только части товара из транспортного средства (т.е. предусматривается дальнейшая выгрузка товара в других пунктах доставки товаров), Директор/ответственный за приемку товара сотрудник обязан после выгрузки своей части товара потребовать от водителя ТТН на груз, предназначенный для других магазинов и сделать отметку о повреждении тента во всех экземплярах ТТН.
7. Все комментарии, внесенные в ТТН, а также все составленные директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником и водителем документы должны быть заверены подписями и расшифровкой подписи (ФИО) водителя и директора магазина/ответственного за приемку товара сотрудника.
Проверка состояния упаковки коробов
1. До осуществления пересчета привезенных коробов директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан проверить целостность коробов и скотча в присутствии водителя/
2. В случае обнаружения директором магазина/ответственным за приемку товара сотрудником следов вскрытия коробов, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан:
o сфотографировать поврежденные короба таким образом, чтобы повреждение короба (нарушение герметичности короба) или скотча было визуально видно на снимке;
o поартикульно пересчитать количество единиц товара, фактически находящегося в поврежденном коробе;
o сравнить фактическое количество единиц товара с количеством, указанным в товарно-транспортных документах и в случае их расхождения составить Акт расхождений по форме 2.
3. В случае отсутствия у директора магазина/ответственного за приемку товара сотрудника фотографий, подтверждающих повреждение коробов, выявленная в ходе пересчета товара недостача будет взыскана с директора магазина/ответственных за приемку товара сотрудников магазина.
4. В случае выявления в поврежденных коробах расхождения между фактическим количеством единиц товара и количеством, указанным в товарно-транспортных документах, директор магазина/ответственный за приемку товара сотрудник обязан:
o отразить во всех экземплярах ТТН путем внесения информации о составленном Акте расхождений (по форме 1 – в случае полнокоробочной недостачи; по форме 2 – в случае внутритарной недостачи).
o получить от водителя объяснительную записку, содержащую идентификационные данные: дату, место, номер и марку машины, время происшествия, ФИО водителя и его паспортные данные, номер вскрытой коробки, недостающее количество товара (поартикульная разбивка с привязкой к номерам коробов), причина и характер повреждений товара.
5. Директору магазина/ответственному за приемку товара сотруднику запрещено вскрывать короба и осуществлять поартикульный пересчет их содержимого при неповрежденной наружной упаковке короба и без предварительного фотографирования поврежденных коробов (в случае повреждения наружной упаковки короба).
6. Перенос по-артикульного приёма товара, поступившего в адрес магазина в поврежденных коробах не возможен.
Проверка количества привезенных коробов
1. При осуществлении проверки количества привезенных коробов директор магазина/ответственный