71. БАЗОВЫЕ ЭЛЕМЕНТЫСТРУКТУРЫ
В числе основных характеристик любой организационной системы выступают структурные параметры. Структура как самостоятельный системный элемент может быть представлена как совокупность элементов.
В числе основных элементов структуры выделяют:
1) операционный центр. Такой элемент структуры образуется из работников, деятельность которых напрямую связана с производством товаров или услуг. В данном элементе осуществляются такие виды работ, как закупочная деятельность, процесс изготовления продуктов (создания услуг), распределение (реализация через каналы сбыта) продуктов или услуг, а также работы, касающиеся непосредственной поддержки основных стадий процесса производства (складирование сырья и материалов, инструментальное и транспортное обслуживание и др.). В рамках операционного центра присутствует самая развитая стандартизация. Степень ее охвата зависит от специфики деятельности организации;
2) стратегическая вершина (центр). В составе этого элемента структуры рассматриваются работники и подразделения, которые ответственны за разработку и реализацию комплекса долгосрочных целей организации, распределение ресурсов как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе. Данный элемент объединяет в себе директора (президента), его помощников и заместителей, совет директоров и т.п. Главными задачами стратегической вершины выступают непосредственный контроль за деятельностью организации, эффективное управление внешней средой, выработка оптимальной стратегии развития организации.
Стратегический центр имеет более широкое видение функционирования организации. Работа данного элемента характеризуется минимумом повторяемости и стандартизации деятельности, огромной свободой выбора в принятии решений и длительной широтой последствия решений.
|
Однако и значение последствий его решений для всей организации более значительно.
Промежуточное звено. Данный элемент структуры выполняет функции по передаче комплекса решений стратегического центра и обеспечению их реализации. Он обеспечивает поддержку информационных потоков обоих центров. Среднее звено образуется в результате пересечения линий иерархического подчинения, начинающихся непосредственно под стратегической вершиной и доходящих до линейных руководителей первого уровня, которые представляют среднее звено. Как правило, характер работы всех линейных руководителей характеризуется большей степенью детализации. Он по содержанию близок к процессу труда, период последействия принимаемых решений обычно является коротким.
Техноструктура. Под техноструктурой в данном случае понимается деятельность аналитиков (плановиков и др.), заключающаяся в воздействии на текущую работу других членов организационной системы. Они находятся вне рамок процесса труда, и их ответственность касается стандартизации деятельности. Аналитиков представляют технологи, плановики, механики и т.д.
Персонал поддержки. Данный базовый элемент структуры выполняет функции, которые связаны с косвенной поддержкой функционирования основного производства. В качестве примера таких подразделений можно привести юридический отдел, канцелярию, редакционно-издательский отдел в университетах и др. Причиной существования подобных подразделений в структуре является стремление организаций к интеграции всех аспектов своей жизнедеятельности и уменьшению неопределенности внешнего окружения.
|
Аппарат управления любой организации составляет совокупность первых трех элементов. Все перечисленные элементы структуры могут быть реализованы совместно и иногда одним и тем же членом коллектива.
72. ПРИНЦИПЫСТАТИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
В теории организации для характеристики социальных систем широко используются понятия «статика» и «динамика». Вообще, эти понятия исторически возникли в механике. Однако их использование в отношении социальных организаций позволяет получить определенные результаты.
Статика (применительно к социальным организациям) — это уравновешенное состояние конкретной организационной системы, в котором она пребывает, независимо от каких-либо изменений (как позитивных, так и негативных), происходящих во внешней среде.
Статическое состояние социальной организации характеризуется тем, что все параметры и показатели, отражающие деятельность данной организации, остаются без изменения в течение длительного времени. Статическая социальная организация удовлетворяется достигнутыми результатами и стремится к «спокойной жизни», в которой бы не было перемен. Итогом статического состояния организации является то, что при отсутствии изменений пропадают и перспективы развития. Подобные организации в условиях изменяющейся среды не могут долго эффективно функционировать.
|
Принципы статического состояния организации:
1) принцип приоритета цели. Данный принцип предполагает, что в абстрактной системе «цель — задача — функция — структура — персонал» наивысший приоритет должен отдаваться цели, потом задаче и далее функции, структуре и персоналу. Механизм создания, сокращения, объединения, реструктуризации или ликвидации организации должен быть организован так, чтобы лучше всех была разработана общая цель. Впоследствии общая цель представляется более мелкими целями по областям деятельности или по видам выпускаемой продукции. Степень детализации каждой цели полученного набора должна быть такой, чтобы было ясно, какими должны быть объем, сроки, ресурсы и т.п. Далее для решения поставленного набора задач должны формироваться функции управления и производства с указанием трудоемкости, сложности и схожести. Следующим этапом является создание организационной структуры. Данная структура служит основой для формирования контингента работников организации;
2) принцип приоритета функций над структурой. Данный принцип объясняет взаимосвязь основных элементов организационной системы: при создании организаций в системе «функция — структура» наибольший приоритет должны иметь функции. На основании данного принципа можно сформировать организационную структуру управления. При этом возможны два варианта Первый вариант предполагает копирование организационной структуры, похожей по функциям и целям организации. Такой метод называется «бенчмаркинг». Второй вариант означает, что руководитель должен сначала сформировать полный набор необходимых функций и только затем по этому набору создавать организационную структуру;
3) принцип приоритета субъекта управления над объектом. Данный принцип объясняет механизм руководства и подбора персонала: при создании организации или какого-либо структурного подразделения организации приоритет отдается руководителю относительно будущих работников. Практика показывает, что новые службы или подразделения организации создаются для выполнения новых потребностей и интересов организации. Сначала подбирается руководитель или специалист, который может профессионально осуществить реализацию поставленной цели. Потом новый руководитель или специалист набирает команду, которая по профессиональным и личностным качествам должна вместе с ним эффективно работать над достижением конкретных задач. Функционирование новой службы будет оптимально, если коммуникационный процесс будет ориентирован на приоритетную роль руководителя.
73. ПРИНЦИПЫДИНАМИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Организация представляет собой систему, которая имеет в своем составе множество взаимосвязанных элементов. Важной характеристикой этой системы является динамическое состояние. Для достижения своих целей организация должна постоянно развиваться, ставить новые и сложные цели. Для реализации данного требования и идентификации качества динамического состояния организации в теории организации разработаны принципы динамического состояния организации.
Под динамикой вообще понимают развитие любых организационных систем и их поступательное движение вперед к новым целям, являющееся результатом приложения к ним определенных воздействий. Так, для деловых организаций характерно стремление к наращиванию темпов своего развития, освоению новых технологий, увеличению выпуска продукции, расширению круга решаемых задач, освоению новых рынков с целью получения большей прибыли.
В теории организации выделяют следующие принципы динамического состояния организации:
1) принцип приоритета персонала в системе «цель — задача — функция — структура — персонал». В соответствии с данным принципом, для того чтобы организация была динамично развивающейся, наивысший приоритет должен иметь персонал, затем структура, функция, задача и цели. Причиной такого требования является то, что любая компания создается людьми и для людей. Это означает, что при функционировании организации внимание а первую очередь должно уделяться вопросам, связанным с управлением персоналом, эффективному стимулированию их трудовой деятельности. Доказано, что именно человек является главным производителем прибавочного продукта. Поэтому необходимо создавать структуру, функции, задачи и цели, приемлемые именно для него. Если появляются проблемы с персоналом, то необходимо корректировать основные цели организации, набор конкретных задач, набор функций с возможным изменением организационной структуры. Часто суммарный технический потенциал уже сформировавшегося коллектива намного выше потенциала нового руководителя. Поэтому новый руководитель не должен снижать потенциал коллектива. Более того, участники коллектива могут рассчитывать на то, что новый руководитель будет не хуже прежнего;
2) принцип приоритета структур над функциями. Согласно данному принципу для действующих организаций в рамках системы «функция — структура» главный приоритет должна иметь структура. В процессе функционирования в рамках многих организаций происходит налаживание взаимосвязей между отдельными элементами структуры. В итоге лишние постепенно отмирают, а те, которых не хватает, появляются. Важно, чтобы для каждой организации существовала уникальная организационная структура, которая бы благотворно влияла на деятельность всей организации.
Для достижения и сохранения этого благополучия существует сравнительно небольшой диапазон изменения этой структуры в форме ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев;
3) принцип приоритета объекта управления над субъектом. В соответствии с данным принципом в действующей компании при замене руководителя или реорганизации какого-либо подразделения основной приоритет должен отдаваться коллективу данного подразделения, а не будущему руководителю. Это говорит о том, что будущие руководители и специалисты подразделений должны подбираться под конкретные функционирующие структурные подразделения с учетом их совместимости с коллективом. Необходимо, чтобы руководство организации в первую очередь учитывало тот факт, что коллектив представляет собой интеллектуальную ценность (нематериальный актив), на формирование которой были затрачены деньги организации.
74. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРИНЦИПЫСООТВЕТСТВИЯ
Соответствие является одним из основных условий оптимальности. При этом аспекты соответствия могут рассматриваться применительно к различным типам объектов. В теории организации разработаны принципы достижения соответствия, соответствие целей и ресурсов, соответствие распорядительства и подчинения, соответствие эффективности производства и экономичности.
1. Принцип соответствия целей и ресурсов. Данный принцип предполагает увязывание одновременно в одном процессе управления целей и ресурсов; ключевые цели, принятые в организации, должны своевременно обеспечиваться необходимыми ресурсами. На основе данного принципа строится программно-целевая технология процесса производства и разработки решений. Данная технология состоит в выдаче для исполнения заданий (целей, задач) с указанием информации по поводу средств, методов и времени их выполнения. В задании необходимо также указывать организацию внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения, уровень профессионализма выполнения задания определяется квалификацией руководителя, который выдает задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль.
Применение программно-целевой технологии в большинстве случаев гарантирует достижение поставленных целей. Кроме того, использование данной технологии обычно приводит к достижению цели в заданный срок при допустимых отклонениях в обеспечении ресурсами.
Условия эффективности программно-целевой технологии: штат работников, исполняющих конкретное задание цели, должен находиться в диапазоне 100-2000 человек; время выполнения конкретного задания не должно превышать одного года с момента его выдачи; определенность и доступность управленческих и производственных ресурсов должны обеспечиваться в заданные сроки; разделение управленческого и производственного груда необходимо внешне выражать; выпуск продукции или услуг должен осуществляться в течение длительного периода времени.
2. Принцип соответствия распорядительства и подчинения. Данный принцип указывает на необходимые условия эффективного руководства: у каждого работника коллектива должны быть один линейный руководитель и любое количество функциональных руководителей при выполнении порученной работы. Данное требование объясняется тем, что линейный руководитель может выполнять административные, технологические и патронажные функции. Функция управления считается административной в том случае, если среди процедур, ее составляющих, приоритетной выступает процедура «принятие решения» или «утверждение решения». Применительно к технологической функции основным условием является наличие среди процедур ее составляющих, приоритетных процедур «подготовка решения», «согласование» или «организация выполнения решения». Когда в наборе процедур какой-либо функции нет приоритетных процедур, то это патронажная функция.
3. Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Данный принцип формулирует рекомендации относительно приоритета принятия решений: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами, приоритет всегда должен принадлежать эффективности. Эффективность есть отношение результата к затратам, осуществленным для получения этого результата. При рассмотрении эффективности выделяют понятие «эффект». Эффект в данном случае и является результатом при расчете эффективности. В теории организации известны следующие формы эффекта: организационный, экономический, психологический, правовой, этический, технологический и социальный. Разница между текущими и предыдущими затратами характеризует экономичность.
75. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРИНЦИПЫОПТИМАЛЬНОСТИ
Практика функционирования современных хозяйственных организаций показывает, что достижение поставленных ими целей возможно только вследствие соблюдения определенных соотношений во всех сферах их деятельности. Так, достижение главной цели организации реализуется путем достижения целей в финансовой, кадровой, производственной, сбытовой и» других сферах. Достижение целей в перечисленных целях возможно только в том случае, если их функционирование отвечает определенным условиям. Такие условия могут быть выведены на основании изучения основных принципов оптимальности. Именно достижение оптимального состояния конкретнойфункциональной системы может способствовать достижению целей всей организации.Оптимальное состояние системы может быть достигнуто благодаря следующим принципам:
1) принципу оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления, данный принцип касается систем производства и управления: в каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления. Данный принцип следует соблюдать при росте масштабов организаций. В такой ситуации наблюдается ухудшение параметров организации. Основными сигналами такого ухудшения являются снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала;
2) принципу прямоточности. Данный принцип характеризует направление следования информационных и материальных потоков: производственные и информационные процессы в организации должны идти по кратчайшему пути с целью избежания дополнительных затрат и искажений. Принцип прямоточности особо проявился в организации Г.Форда, когда он унифицировал большое количество операций и отладки,
В результате производительность труда сильно увеличилась.
3) принципу ритмичности. Данный принцип характеризует временные параметры процессов в организации: все производственные и информационные процессы организации должны протекать с заданным уровнем равномерности в течение периодов времени. Необходимость достижения ритмичности объясняется тем, что благодаря ритмичности обеспечивается согласованность производительности труда на различных участках единого технологического процесса. Ритмичность позволяет избежать неоправданных потерь. Так, в производстве ритмичность позволяет оптимально загрузить производственные мощности и персонал. В финансовой сфере ритмичность позволяет избежать штрафов и пеней за срыв сроков платежей организации, в сбытовой деятельности ритмичность позволяет вовремя обеспечить запросы потребителей. Ритмичность — это категория оперативного функционирования, Поэтому ее достижение является задачей оперативного управления, в рамках которого должны осуществлять оперативное планирование, контроль и организация;
4) принципу синхронизации (системному принцип). Этот принцип характеризует взаимосвязи отдельных элементов организации, причем данная взаимосвязь описывается с позиции подчиненности: из всех производственных и информационных процессов или подразделений следует выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которой необходимо подстраивать все остальные процессы или службы и подразделения организации. Так, в производстве ориентиром является оборудование с наибольшей производительностью. Ориентируясь на ее параметры, следует корректировать весь процесс производства.
Перечисленные принципы оптимальности должны ложиться в основу организации всех функциональных систем хозяйственных организаций.
76. ПОНЯТИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫУПРАВЛЕНИЯ
Организационная структура управления — это совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы управления, разработкой и реализацией управленческих решений. В рамках организационной структуры управления регламентируется выполнение таких функции, как выполнение бизнес-плана, инновационного проекта, разделение и кооперация управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления.
Структуры управления должны отражать цели и задачи организации, функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления с учетом ограничений внутренней и внешней среды.
Построение организационной структуры базируется на функциях управления и определяется принципом первичности функций и вторичности органа управления.
Она имеет характер пирамиды, т е. содержит несколько уровней управления. Чем выше уровень управления, занимаемый руководителем, тем меньше его работники заняты решением конкретных технических задач и тем больший удельный вес в структуре рабочего дня работников занимает решение вопросов по оценке перспектив развития производства, выработке тактики и стратегии управления.
Элементы организационной структуры управления: самостоятельное структурное подразделение — административно обособленная часть, выполняющая одну или несколько функций управления;
звено управления — одно или несколько подразделений, которые необязательно обособленны административно, но выполняют определенную функцию управления;
управляющая ячейка — отдельный работник управления (или самостоятельное структурное подразделение), выполняющий одну или несколько специальных функций менеджмента.
Связи между элементами: горизонтальные (носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми); вертикальные (связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, делятся на (линейные) и (функциональные).
Все основные аспекты строения и деятельности организации определяет цель как главный системообразующий фактор и ее подцели. Каждый элемент имеет свою задачу, обладает ресурсом для ее достижения и выполняет свою строго определенную функцию, структура же обеспечивает порядок и взаимодействие элементов для осуществления их функций. Элементы единой системы выделяются в процессе ее структуризации, при этом каждая система допускает возможность различных сечений в соответствии с заданными критериями. Организационная структура является одним из этих сечений. Среди основных можно выделить также технологический, производственный, финансовый, социальный и информационный виды структур.
Технологическая структура — структура организации, определяющаяся характером материально-энергетических процессов, типом используемого оборудования, специализацией используемых мощностей.
Производственная структура — структура, показывающая упорядоченную совокупность производственных подразделений, элементов производственно-технической базы с точки зрения их пространственного расположения.
Финансовая структура — структура, описывающая упорядоченную совокупность финансовых отношений в ходе осуществления хозяйственной деятельности организации, обеспечивающая ее эффективное функционирование и развитие. Финансовая структура является результатом реализации концепции управления по центрам ответственности.
Компоненты, определяющие типология организационных структур: степень централизации — децентрализации механизма управления; степень сложности, характеризующаяся степенью горизонтальной и вертикальной дифференциация различных видов управленческой деятельности; степень формализации механизма управления.
77. ПРИНЦИПЫФОРМИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР, ХАРАКТЕРИЗУЮЩИЕ ФОРМУ ХОЗЯЙСТВОВАНИЯ
Организационная структура управления представляет собой комплекс отделов и служб организации, занимающихся построением и координацией функционирования системы управления, разработкой и реализацией управленческих решений
Формирование организационных структур может строиться на принципах, позволяющих охарактеризовать форму хозяйствования:
1) принципе необходимого разнообразия организационной структуры. Этот принцип вытекает из закона соответствия организации внешней среде и закона соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта. В соответствии с данным принципом все действия по формированию, упорядочению и регулированию системы управления должны соответствовать ее концептуальной модели, разработанной в рамках стратегического плана. Стратегический план должен учитывать характер экономики и уровень развития экономических отношений в стране, организационно-правовой и организационно-экономический статус предприятия, а также его потенциал;
2) принципе адекватности организационной, формы хозяйствования всей устойчивой совокупности меж- и внутриорганизационных связей и отношений хозяйственной организации. Данный принцип вытекает из закона композиции и предполагает учет политических, экономических, социальных и институциональных факторов внешней и внутренней среды организации во взаимоотношениях ее с системой высшего порядка. Соблюдение этого принципа способствует развитию интеграционных процессов и функционированию организации в рамках государственной законности. На его основе устанавливается ее организационно-экономический и правовой статус, определяется степень самостоятельности. Некоторая часть управленческих функций может быть централизована при объединении пред приятий или передана специализированным консультационным фирмам (внешнему дополнению);
3) принципе замкнутости общего контура системы. Данный принцип предполагает, что система управления является логичным продолжением принципа адекватности и должна реализоваться формированием четких границ организации, закрепленных в ее внутрифирменных нормативных актах. Данный принцип законодательно обоснован в гражданском кодексе РФ и закреплен выбором организационно-правовой формы предпринимательской деятельности, совокупностью корпоративных актов, которые могут охватывать жизненно важные аспектыфункционирования предприятия;
4) принципе рационального сочетания централизации и децентрализации в управлении. Данный принцип является основным в организационном построении. Он определяет направление развития организационной структуры управления. Суть совершенствования организации управления как раз и состоит в поиске оптимального сочетания централизации и децентрализации в механизме управления организации, который функционирует в рамках того или иного вида структур, максимально способствующих эффективному протеканию управленческого процесса;
5) принципе экономичности организационной структуры. В соответствии сданным принципом организационная структура должна быть организована так, чтобы она обеспечивала наибольшую эффективность управления при минимальных, но необходимых затратах на ее содержание. В том случае, если мероприятия по совершенствованию системы управления привели к росту доли затрат на управление, они должны компенсироваться эффектом в производственной системе, который должен быть получен в результате осуществления реформирования. В соответствии с данным принципом считается, что эффективными могут быть только такие саморегулирующиеся структуры управления, которые способны контролировать свою деятельность через систему показателей, всесторонне ее характеризующих.
78. СТРУКТУРНО-ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПРИНЦИПЫФОРМИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР
Организационная структура управления представляется собой комплекс отделов и служб организации, занимающихся построением и координацией функционирования системы управления, разработкой и реализацией управленческих решений.
Структурно-функциональные принципы формирования организационных структур определяют максимально возможную согласованность функций и всех относящихся к ним частных процедур.
Принцип органической целостности объекта и субъекта управления является следствием закона соответствия разнообразия управляющей системы разнообразию управляемого объекта. Он учитывает то обстоятельство, что система управления работаете информационным отображением тех процессов, которые протекают в производственной системе, вырабатывая решения по их корректировке для достижения главной цели системы. А поскольку всякая производственная организация создается для осуществления того или иного производственного процесса, основой ее организации является технология, поэтому ее влияние на организационную структуру признается основным фактором.
Принцип соответствия цели элемента и выделенных для ее реализации ресурсов предполагает закрепление за каждой подсистемой (элементом) управления такого набора ресурсов, который обеспечивает достижение цели (задачи) системы.
Принцип соответствия элементов и функций друг другу. Сущность данного принципа состоит в том, что внешняя и внутренняя среда организации влияют на функциональную структуру управления. Другими словами, структура и функции управления постоянно находятся между собой в диалектическом единстве. Конкретной функции управления соответствует определенный структурный блок, и наоборот. В данном случае цель организации образует такой фундамент, на котором будет формироваться ее структурный каркас, элементами которого выступают функциональные блоки структуры. Принцип рационального сочетания специализации и универсализации элементов организационной структуры. Он вытекает из общих принципов актуализации и сосредоточения функций. Данный принцип учитывает функциональную специализацию управленческих работ, под которой понимают обособление ее устойчивых видов деятельности. Как правило, углубление специализации приводит к повышению качества принимаемых решений, но одновременно ведет к увеличению расходов на содержание аппарата управления. Универсализация предполагает выполнение одним элементом структуры управления нескольких однородных управленческих работ. Это устраняет дублирование и сокращает затраты на управление. Однако, как следствие, требуется высокая квалификация работников.
Основой принципа структурной гибкости является принцип нейтрализации дисфункций. Он учитывает необходимость создания в структуре управления организации легко переналаживаемых структур, которые могли бы выполнять новые необходимые функции. Основой организации является присутствие в ней относительно жестких (стационарных), четко определенных функциональных блоков и сравнительно гибких (мобильных) образований. Жесткие блоки структуры представляют собой те этапы организации, которые сначала были выделены в ходе разделения управленческого труда. Жесткие блоки структуры — это овеществленные этапы организации, которые являются общими для множества ситуаций.