На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения. Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в Пределах их компетенции.
Постановлением Правительства РФ утверждены правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, где определен процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки и установлен порядок его государственной регистрации (внесения в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоения ему регистрационного номера) в Минюсте России. При нарушении требований, изложенных в правилах, документ не вступает в силу.
Типовая инструкция (какая инструкция) предназначена для федеральных органов исполнительной власти, однако, службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать ее как нормативную основу при создании системы делопроизводства конкретной организации ГОСТ Р51303-99, ГОСТ Р 51304–99 разработаны научно-исследовательским и маркетинговым центром Министерства торговли России, утверждены и введены в действия Постановлением Госстандарта России от 11.08.1999 г. № 244-ст.
Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве разработана также архивными органами. В общих чертах она сложилась в середине 1960-х гг. С 1987 г. много лет действовали Основные правила работы ведомственных архивов, которые представляли собой базовый нормативно-методический определявший правила хранения документов в делопроизводстве (оперативное хранение) и в ведомственном архиве. В 2002 г. Федеральная архивная служба России подготовила новый нормативный документ, устанавливающий кормы и технологию работы архива организации. Этот норматив не меняет кардинальным образом сложившуюся и действующую многие годы технологию хранения документов, т.е. определенная преемственность по сравнению с Правилами 1987 г. сохраняется. Однако пересмотр основных правил был необходим в Связи с изменениями, во-первых, правовых основ архивного дела в РФ, во-вторых, практически повсеместным внедрением в делопроизводство информационных технологий, а также с учетом того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.
Среди них:
· требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
· правила формирования дел в делопроизводстве;
· организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
· подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т. д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
· порядок выделения документов к уничтожению;
· оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
· порядок передачи дел из делопроизводства в архив. Весьма существенные изменения в Основных правилах (по сравнению с редакцией 1987 г.) связаны с экспертизой ценности документов.
Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.
В состав Основных правил включены унифицированные формы документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется их учет и передача в архив. Они содержат порядок оформления, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы делопроизводства.
Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации. Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Рос архивом, они являются нормативным Документом общего действия и устанавливают сроки хранения документов, которые возникают в результате документирования однотипных функций (например, таких, как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.).
Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.
Одновременно с развитием работ по унификации и стандартизации начались работы по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации, созданная в настоящее время система классификаторов является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. Для делопроизводственных служб особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который представляет собой номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно составляются в бланках. В состав унифицированных управленческих документов входят следующие системы документации.
Унифицированная система банковской документации:
· платежная документация по безналичным расчетам через банки;
· документации по кредитным операциям банков;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
· выходная документация банков;
· документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков — внутрибанковские формы документов;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
· финансовая документация;
· отчетная бухгалтерская документация, бюджетных учреждений и организаций;
· учетная бухгалтерская документация.
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
· документация по статистике труда;
· документация по статистике финансов;
· документация по социальной статистике;
· документация по статистике промышленности;
· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
· документация по статистике капитального строительства;
· документация по статистике внешне экономических связей;
· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
· отчетная бухгалтерская документация;
· регистры бухгалтерского учета;
Унифицированная система документации по труду:
· документация по повышению квалификации работников органов по труду;
· документация по охране труда;
· документация по минимальным потребительским бюджетам;
· документация по обращениям в органы по труду.