Товарные потери и порядок их списания. Отчетность материально-ответственных лиц

В процессе транспортировки, хранения и отпуска продуктов и товаров в кладовых предприятий общественного питания возни­кают товарные потери. Они подразделяются на нормируемые и ненормируемые.

К нормируемым потерям относят естественную убыль товаров в весе и объеме. К ненормируемым потерям относят бой, брак, порчу продуктов (товаров) вследствие неудовлетворительного обращения с ними.

Естественная убыль — это потери при перевозке, хранении и реализации товаров, обусловленные их физико-химическими свой­ствами (усушка, утруска, утечка и т.п.). Указанные потери нор­мируют. Нормы убыли могут применяться только в случаях выяв­ления фактических недостач. Размер норм естественной убыли оп­ределяется на основании расчетов, которые составляются бухгал­терией после проведения инвентаризации и утверждаются руко­водителем предприятия.

По кладовым предприятий общественного питания нормы убы­ли применяют по продуктам и товарам, отпущенным за отчетный период, независимо от сроков их хранения в кладовой. Размер естественной убыли определяют по каждому продукту и товару в отдельности, умножая количество отпущенного продукта, товара на норму естественной убыли, а затем определяя сумму по всем товарам.

Формула расчета:

У - Т - Н: 100, где У — величина естественной убыли; Т — реализация отпуска товара за межинвентаризационный период; Н — норма естествен­ной убыли (нормы естественной убыли не распространяются на штучные и фасованные товары, которые приняты и отпущены без перевешивания, а также по продуктам (товарам), списанным по актам вследствие лома или порчи).

Порчу, бой и лом оформляют актом, в котором указывают наименование, артикул, сорт, цену, количество и стоимость то­варов, причину и виновников потерь, возможности дальнейшего использования товаров (продажа по сниженным ценам, сдача в утиль или переработку, откормочным предприятиям) или унич­тожение. Сдачу товаров в утиль, переработку, откормочным пред­приятиям оформляют товарно-транспортной накладной. Испор­ченные товары уничтожают в присутствии комиссии, составив­шей акт, во избежание повторного представления товаров для анкетирования и списания. Акт о порче, бое, ломе товаров пере­дают в бухгалтерию, где проверяют правильность его составле­ния, после чего передают на утверждение руководителю пред­приятия, который решает, за чей счет списать потери товаров. Поскольку порча, бой, лом товаров являются следствием бесхо­зяйственности, потери следует взыскать с виновных лиц.

Материально-ответственные лица должны регулярно, в установ­ленные организацией сроки (от 1 до 10 дней), составлять отчет о наличии и движении товаров. Для обеспечения действенного конт­роля за работой материально-ответственных лиц и более эффек­тивной обработки документации по движению товаров целесооб­разно устанавливать сроки отчетности исходя из конкретных усло­вий работы каждого предприятия. Частое представление отчетнос­ти увеличивает объем работы бухгалтерии, а применение 10-дневной отчетности нецелесообразно, так как движение товаров в тече­ние большого периода времени не контролируется бухгалтерией, неравномерно распределяется работа в течение месяца. Наиболее распространенной формой отчетности является товарный отчет.

Товарный отчет составляют на основе первичных документов по приходу и расходу товаров. В адресной части отчета указывают наименование организации, структурного подразделения, фами­лию и инициалы материально-ответственного лица, лимит остат­ков товаров, номер отчета, период, за который он составлялся. Товарный отчет нумеруют с начала и до конца года последова­тельно с первого номера. Товарные отчеты материально-ответственных лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруют с даты начала их работы. Отчет составляют под копировальную бу­магу в двух экземплярах.

Первый экземпляр скрепляют с документами, которые распо­лагают в порядке последовательности записей. Общее число доку­ментов, на основании которых составлен товарный отчет, указы­вается прописью в конце отчета. В приходной части показывают в стоимостном выражении остаток товаров (продуктов) на дату со­ставления отчета и поступление товаров (продуктов) и тары за отчетный период. Остаток товаров берут из предыдущего отчета. Каждый приходный документ записывают отдельной строкой: поставщик, номер и дата документа, сумма поступивших товаров и тары. Подсчитывают общую сумму оприходованных товаров (про­дуктов) и тары за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части отражают расход товаров (про­дуктов) и тары по каждому расходному документу и подсчитыва­ют общую сумму израсходованного товара (продукта) и тары за отчетный период. После этого определяют остаток товаров и тары на конец отчетного периода.

Материально-ответственные лица сдают товарные отчеты в со­ответствии с графиком. Принимая отчет, бухгалтер в присутствии материально-ответственного лица проверяет, все ли указанные в нем документы приложены к отчету, соответствуют ли их даты отчетному периоду, правильно ли оформлены документы и сам отчет. Затем бухгалтер подписывает оба экземпляра о приемке от­чета и указывает дату. Первый документ с приложенными доку­ментами остается в бухгалтерии, а второй — у материально-ответственного лица.