Нередко в качестве «задач» в заявках встречаются утверждения типа:
«Задача проекта – организовать для сотрудников ДиМО консультативную службу для оказания помощи в оформлении заявок на гранты».
В данном случае в «задачах» ничего не говорится о результатах, то есть об изменениях в ситуации, описанной в разделе «Постановка проблемы». Задача, приведенная выше, неплоха, если в проблемной части утверждалось, что главная проблема состоит в «отсутствии такой консультативной службы», однако скорее всего там говорилось о нехватке навыков у сотрудников в оформлении заявок. Организация консультативной службы – это метод, позволяющий нам разрешить существующую проблему нехватки навыков.
Задача же такого проекта может быть сформулирована так:
«В первый год работы консультативной службой будет оказана помощь в оформлении заявок не менее чем 125 специалистам из ДиМО Самарской области. Примерно 70 из них в результате научатся оформлять заявки самостоятельно. Не менее 50 заявок, оформленных при участии службы, будут направлены потенциальным донорам. Таким образом., уже в первый год работы службы количество грамотно оформленных специалистами ДиМО заявок на финансирование возрастет в 4 раза».
Если Вам трудно сразу различить задачи и методы, попытайтесь представить, чем Вы будете заниматься через год-два. Какие бы Вы хотели увидеть изменения. Какие различия между существующим положением дел и будущим? Подобное изменение ситуации и может явиться задачей Вашего проекта, а способы, которыми Вы станете добиваться этих изменений. Вы можете отнести к методам.
Рекомендуемый объем: 1 - 4 стр., редко более.
| Критерии оценки раздела «Методы»: 1. Из раздела ясно, что будет сделано, кто будет осуществлять действия, как они будут осуществляться, когда и в какой последовательности, какие ресурсы будут привлечены. 2. Указывается разумно ограниченный набор мероприятий, которые могут быть выполнены в срок и в пределах общей стоимости проекта. 3. В разделе ясно описываются мероприятия в рамках программы. 4. Понятны причины выбора именно таких мероприятий. 5. Понятна и убедительна предлагаемая последовательность выполнения мероприятий. 6. Ясен состав разработчиков. 7. Описываются состав и обязанности исполнителей программы. 8. Описываются, кому служит данный проект, и принципы подбора этих людей, групп, объектов. 9. Естественность логической цепочки: проблема – цель – задача – метод. |
Оценка и отчетность
|
|
Включение в проект способов оценки необходимо по двум причинам. Во-первых, чтобы оценить степень эффективности работы в целом и понять, насколько удалось достичь поставленных целей. Подобное действие называется оценкой результатов.
Во-вторых, может возникнуть необходимость получить сведения о ходе проекта, осуществлении различных его этапов, чтобы можно было откорректировать проект непосредственно в ходе выполнения. Такая оценка называется оценкой хода работы или мониторингом.
Все это даст Вам возможность по завершении проекта отчитаться о проделанной работе и затраченных средствах.
Оценка результатов
По окончании Вашего проекта в процессе оценки результатов Вы должны будете определить:
§ насколько достигнуты цели проекта,
§ насколько по окончании проекта изменилась ситуация, описанная в разделе «Постановка проблемы»,
|
|
§ не имел ли Ваш проект какого-либо важного положительного или отрицательного эффекта, не учтенного ранее,
§ хорошо ли были подобраны средства (методы),
§ какие факторы способствовали успеху проекта и какие мешали достижению цели.
При написании проекта следует указать, кто и каким образом даст ответ на вышеперечисленные вопросы. Будет ли проект оцениваться только Вами или предполагается проведение проверок, инспекций, экспертиз со стороны вышестоящих или сторонних организаций? Как о Вашей оценке узнает донор? Укажите критерии, которые Вы предполагаете использовать для оценки.
Задачи, поддающиеся измерению, готовят почву для эффективной оценки. Если, при написании этого раздела. Вам сложно определить, какие критерии лучше использовать в оценке проекта, заново просмотрите цели и задачи. Вероятно, они недостаточно конкретны.
Часто на оценку результатов влияет субъективизм; он особенно заметен, если Вы сами оцениваете результаты своей работы, чувствуя, что от видимых хороших результатов зависит Ваше дальнейшее финансирование.
Один из способов достичь более объективной, а зачастую и более профессиональной оценки – попросить какую-нибудь постороннюю организацию сделать оценку за Вас. Иногда возможно, чтобы такая организация сама предложила план оценки. Это не только обеспечит более объективную оценку, но и повысит доверие к Вам.
Мониторинг
Мониторинг – это непрерывный контроль за ходом выполнения проекта. В процессе мониторинга руководитель проекта собирает информацию о соблюдении графика работы, поступлении ресурсов и других предпосылках (т.е. о внешних по отношению к проекту условиях), проверяет, имеет ли место предполагавшийся эффект. По этим данным в любой момент Вы должны знать, выполняется ли проект в соответствии с планом,
|
|
Важно выстроить план мониторинга уже в проекте и начать оценку с самого старта. Начать мониторинг, когда работа близка к завершению, трудно, так как к этому моменту ряд ценных данных о ходе проекта может быть упущен.
Отчетность
Письменные и устные отчеты могут быть предназначены для донора, контролирующей или поддерживающей организации, государственных контрольных органов или для руководителей Вашей организации. Содержание и порядок представления отчетов оговариваются в договоре, заключаемом с донором при получении гранта.
Заключительный отчет, характеризующий степень достижения целей и выполнения задач, представляется в установленный срок по завершении проекта руководству Вашей организации и донору. Кроме него могут быть представлены промежуточные (квартальные, полугодовые, годовые) отчеты, а также финансовый, иногда научный и некоторые другие отчеты. Финансовая отчетность обычно ведется в соответствии с законодательством государства, в котором находится Ваша организация. Сверх этого, фонды указывают свои требования к финансовому отчету, часто достаточно подробные.
Полученные в ходе проекта материалы, оформленные в виде публикаций, карт, фотоальбомов, кино- и видеофильмов и др., также могут использоваться как отчетные материалы.
Рекомендуемый объем: 0.5 - 1 стр.