Основные функции отдела сбыта, его взаимосвязь с другими подразделениями предприятия

Общее руководство сбытовой деятельностью на предприятии осуществ­ляется заместителем директора по коммерческим вопросам либо заместителем директора по маркетингу.

Функции руководства по управлению сбытом;

- разработка общей стратегии производства и сбыта;

- регулирование затрат на сбытовую деятельность;

- определение приоритетных методов, форм и рынков сбыта;

- координация действий всех основных подразделений (про­изводство, сбыт, финансы) для реализации стратегии предприятия.

Основными функциональными направлениями деятельности отдела сбыта являются;

- коммерческая деятельность по реализации готовой продукции;

- обеспечение качества обслуживания клиентов;

- подготовка информации;

- организационная поддержка и учет результатов сбытовой де­ятельности.

Функции отдела сбыта, связанные с обеспечением успешной коммерческой деятельности по реализации готовой продукции:

- участие в организации выставок, ярмарок, выставок-продаж, изучении спроса на выпускаемую продукцию;

- участие в планировании производственной и сбытовой дея­тельности предприятия;

- подготовка и заключение договоров с покупателями на по­ставку выпускаемой продукции;

- обеспечение выполнения обязательств по поставке продукции;

- планирование и отгрузка готовой продукции;

- подготовка материалов для заявления претензий и исков к другим предприятиям и организациям по вопросам сбыта.

Функции отдела сбыта по обеспечению качества обслужива­ния клиентов:

- учет поступающих от потребителей требований по измене­нию потребительских свойств и комплектности продукции и дове­дение этих требований до соответствующих служб предприятия;

- участие в совершенствовании сбытовой сети и форм достав­ки продукции потребителям;

- прием и обработка рекламаций;

- разработка предложений по совершенствованию сервисно­го обслуживания.

Отдел сбыта обеспечивает подготовку информации:

- для отдела маркетинга - о реализации и предпочтениях по­требителей;

- для посредников - об ассортименте, ценах, условиях реали­зации продукции.

Организационная поддержка и учет результатов сбытовой деятельности предусматривает выполнение сотрудниками отдела сбыта следующих функций:

- контроль дебиторской задолженности (совместно с финан­совым отделом);

- контроль за работой склада готовой продукции и состоянием товарных запасов;

- составление заявок на необходимые материалы и транспорт­ные средства для осуществления сбытовой деятельности;

- составление статистической отчетности по отгрузке готовой продукции, в том числе на экспорт.

Главный инженер орга­низует производство по заказам службы сбыта; заместитель ди­ректора по коммерческой работе несет ответственность за всю сбы­товую деятельность предприятия; начальник финансового отдела отвечает за финансовое обеспечение сбытовых потоков.

От отделов главного конструктора, главного технолога, от­дела охраны труда отдел сбыта получает технические условия на продукцию, сведения о новой продукции, технологическую доку­ментацию, предписания по охране труда, технике безопасности, заключения о состоянии оборудования, транспортных средств.

Взаимоотношения отдела сбыта с другими отделами строятся следующим образом:

С отделом внешнеэкономической деятельности

Получает: заказы-наряды на экспортные поставки с отгрузоч­ными реквизитами и последующими изменениями, перечень зака­зов-нарядов к исполнению на планируемый период по маршрутам для заказа вагонов.

Представляет: копии отчетов о поставке продукции на экспорт, данные по комплектации и отгрузке продукции на экспорт в соот­ветствии с заданиями и условиями заказов-нарядов.

С отделом маркетинга

Получает:состояние и прогнозы развития спроса на продук­цию на внутреннем и внешнем рынках, сведения о проведении выставок и ярмарок.

Представляет: сведения о заключенных договорах на поставку продукции, данные об отказах от продукции, поквартальные дан­ные о количестве поставляемой продукции по номенклатуре, пре­дусмотренной заключенными договорами.

С производственно-диспетчерским отделом

Получает: изменения, вносимые в планы выпуска продукции, спецификации для заключения договоров, планы производства продукции, оперативные месячные планы-графики сдачи ее на скла­ды готовой продукции.

Представляет: суточные справки об отгрузке продукции, ежед­невный рапорт об отгрузке продукции на экспорт, перечень про­дукции, по которой сдача отстает от согласованного графика, опе­ративные заявки на изготовление отдельных видов продукции, поквартальные данные об общем количестве продукции, поставляе­мой по номенклатуре, предусмотренной заключенными договорами.

С отделом материально-технического снабжения

Получает: лимитно-заборные карты на получение материалов, графики завоза материалов на предприятие.

Представляет: заявки на все необходимые материалы с указа­нием сроков их завоза.

С транспортным отделом

Получает: месячные, декадные и суточные планы отгрузки го­товой продукции всеми видами транспорта, планы-графики завоза запчастей, комплектующих изделий и т. п. на склады сбыта.

Представляет: годовой, квартальный и месячный номенклатур­ный планы отгрузки готовой продукции, намеченные изменения планов отгрузки, заявки на подачу железнодорожного подвижно­го состава, контейнеров и автотранспорта.

С финансовым отделом

Получает: извещения банка о выставленных заказчиками ак­кредитивах, утвержденные нормативы оборотных средств по гото­вой продукции.

Представляет: договоры на поставку готовой продукции (для согласования), планы отгрузки товарной продукции, данные о за­пасах готовой продукции и их соответствии нормативам, докумен­тацию на отгруженную продукцию.

С планово-экономическим отделом

Получает: планы производства и технико-экономические нор­мативы, утвержденные цены на продукцию.

Представляет: сведения об отгрузке продукции потребителям, сведения об остатках готовой продукции на складах отдела сбыта, данные о недопоставке продукции по договорам, отчет о выполне­нии поставок с учетом заключенных договоров.

С отделом технического контроля

Получает: документы, удостоверяющие качество продукции, сведения о поступивших рекламациях на продукцию, документа­цию, подлежащую отправке заказчику вместе с готовой продукцией.

Представляет: заполненные упаковочные листы.

С бухгалтерией

Получает; квартальные итоговые данные о движении готовой продукции, итоги инвентаризации готовой продукции, данные о наличии на складе готовой продукции.

Представляет: товарно-транспортные накладные и прилагаемые к ним документы на отгрузку готовой продукции, ведомости на железнодорожный тариф, инвентаризационные ведомости готовой продукции.

С юридическим отделом

Получает: завизированные проекты приказов, распоряжений и других документов правового характера, договоров, заключения или ответы на заявленные претензии и иски.

Представляет: проекты приказов, распоряжений и других до­кументов правового характера для проверки их соответствия тре­бованиям законодательства и визирования; проекты договоров, материалы для заявления претензий и исков.

С производственными подразделениями

Получает: данные о выполнении планов поставки по номенк­латуре в разрезе заключенных договоров, ежемесячные отчеты о выполнении плана изготовления, отгрузки и остатках продукции.

Представляет: планы поставок готовой продукции, указания об очередности поставок готовой продукции, графики поставки про­дукции в соответствии с заключенными договорами.