Тема 2.Организация договорной работы на предприятии

2.1 Подготовка к заключению договора

2.2 Заключение договора

2.3 Исполнение договора

2.4 Анализ договора после его исполнения

2.1 В современных условиях заключение договоров должно происходить на таком уровне, чтобы их выполнение обеспечивало максимальную эффективность хозяйствования, формирование устойчивого рынка сбыта продукции предприятия. Характерными особенностями договорной работы в сфере сбыта являются:

- необходимость использования различных способов установления контактов с потенциальными партнерами;

- тщательная отработка предмета договора, спецификаций в условиях расширения ассортимента и усложнения продукции;

- повышение требований покупателей к продавцу на стадии использования товаров, что находит отражение в условиях гарантийного и послегарантийного обслуживания, обучения персонала;

- организация надлежащего исполнения условий договоров:

- обеспечение учета и контроля договорных обязательств;

- формирование банка данных о потенциальных партнерах пред­приятия.

Основные этапы договорной работы:

1) подготовка к заключению договора:

2) заключение договора;

3) исполнение договора;

4) анализ договора после его исполнения.

В процессе подготовки к заключению договора работники службы сбыта осуществляют в определенной последовательности следующие процедуры:

- направляют предложение (оферту) покупателю;

- принимают и подтверждают заказ покупателя;

- направляют покупателю предложение в ответ на его запрос с указанием условий будущего договора;

- принимают участие в торгах путем представления тендера организаторам торгов;

- принимают участие в торгово-промышленных выставках и ярмарках;

- направляют в адрес потенциальных покупателей каталоги, проспекты, коммерческие письма.

Нормативной базой оформления преддоговорных процедур является Гражданский кодекс Республики Беларусь.

Преддоговорная работа на предприятии включает:

- определение порядка регистрации и анализа коммерческих предложений;

- разграничение ответственности между функциональными службами предприятия за оформление проекта договора;

- установление порядка и сроков прохождения документации, связанной с заключением договоров.

Поступающие от покупателей коммерческие предложения ре­гистрируются в журнале. В нем указываются наименование потребителя, дата поступления, содержание коммерческого предложения, дата рассылки на согласование, результаты рассмотрения. Примерная форма журнала регистрации коммерческих предложений приведена в табл. 2.1.

Таблица 2.1- Форма журнала регистрации коммерческих предложении

Заместитель директора по коммерческой работе определяет состав функциональных подразделений, с которыми необходимо согласовать данное предложение.

Руководитель отдела сбыта анализирует коммерческое предложение по возможности выполнения требований к количеству и качеству продукции, срокам поставки, условиям оплаты, формам отгрузки, транспортным условиям. Кроме того, назначает конкретного исполнителя из числа сотрудников отдела сбыта для ведения работ по заключению и исполнению договора. Оформленный проект договора фиксируется в журнале (таблица 2.2) и передается для анализа и согласования.

Таблица 2.2 - Форма журнала регистрации проектов контрактов

Подготовленный исполнителем проект договора согласовывается со следующими подразделениями:

- начальником отдела сбыта - по срокам и объемам поставок;

- службами стандартизации и ОТК - по вопросам качества продукции;

- бухгалтерией - по вопросам оплаты и финансовых расчетов;

- экономической службой - по вопросам экономической це­лесообразности;

- юридической службой - по правовому оформлению договора;

- главным инженером, зам. директора по производству - по обеспечению изготовления продукции в соответствии с заказом.

Результаты согласования фиксируются в форме листа согласования, представленного в табл. 2.3.

Таблица 2.3 - Форма листа согласования

2.2 Договор подписывается руководителем предприятия или его заместителем по коммерческим вопросам. Два экземпляра проекта контракта, подписанные и заверенные гербовой печатью, не позднее трех дней с момента подписания направляются покупателю, третий хранится в отделе сбыта. Подписанный потребителем и заверенный его гербовой печатью договор регистрируется в канцелярии в журнале входящей корреспонденции и передается в отдел сбыта.

При возникновении разногласий по договору покупатель оформляет и направляет в адрес предприятия вместе с подписанным договором два экземпляра протокола разногласий. Протокол разногласий - это документ, отражающий предлагаемые покупателем иные условия договора. На практике выработалась форма протокола разногласий в виде текста, разделенного на две части. Соответствующие условия договора излагаются в этих частях в редакции каждой из сторон. Порядок согласования и подписания протокола разногласий аналогичен порядку согласования и подписания договора. В договоре производится запись о наличии протокола разногласий. Один экземпляр подписанного и заверенного гербовой печатью протокола разногласий направляется покупателю, второй хранится в отделе сбыта вместе с контрактом.

Договор считается действительным и принимается к исполнению, если стороны пришли к согласию по условиям договора.

2.3 Контроль исполнения договоров проводят отдел сбыта (объем и сроки поставок), экономический отдел (согласование цен), бухгалтерия (поступление оплаты, порядок расчетов), юридический отдел (оформлениепретензий).

Контроль исполнения договоров ведется постоянно путем сравнения объемов сроков поставок и поступления оплаты, указанных в договоре с фактически взятыми данными из отгрузочных документов и платежных поручений. Результаты контроля объемов и сроков поставок регистрируются начальником отдела сбыта в отчете по отгрузке продукции (табл. 2.3). поступление оплаты фиксируется бухгалтером в ведомости дебиторской задолженности.

Таблица 2.3 - Форма отчета но отгрузке продукции

Отгрузка за месяц год

Начальник отдела сбыта.

/подпись/ /дата/

Отдел внешнеэкономической деятельности осуществляет контроль за своевременным оформлением транспортных, коммерческих и таможенных документов, чтобы избежать задержек в связи с таможенной очисткой товаров при экспортных поставках.

Контроль за погрузкой товара на основной транспорт осуществляют представители покупателя и экспедиторские фирмы.

Ход выполнения договоров регулярно рассматривается и ана­лизируется на совещаниях у заместителя директора по коммерческим вопросам при участии руководителей отделов сбыта, внешнеэкономической деятельности, бухгалтерии. Принятые решения по корректирующим мероприятиям отражаются в протоколе с указанием ответственных исполнителей и сроков исполнения.

Осуществление контроля за надлежащим исполнением договоров со стороны указанных подразделений обеспечивает стабильную работу предприятия и поддерживает его репутацию как надежного партнера.

Если в процессе поставок возникает необходимость изменения условий договора, начальник отдела сбыта должен проанализировать возможности их выполнения, влияние на цену продукции, сроки поставки и согласовать с заинтересованными подразделениями. Порядок согласования аналогичен порядку анализа договора. Изменение договора осуществляется оформлением дополнительного соглашения (табл. 2.4).

Таблица 2.4 - Форма дополнительного соглашения

Приложение к контракту

№ от«»

Дополнительное соглашение

ТЕКСТ

ПРОДАВЕЦ ПОКУПАТЕЛЬ

..

руководитель организации руководитель организации

подпись дата М. П. подпись

дата М. П дата М. П.

Дополнительное соглашение согласовывается с должностными лицами и подписывается так же, как и договор. Два экземпляра дополнительного соглашения направляются покупателю, один остается в отделе сбыта. Подписанное и заверенное гербовой печатью дополнительное соглашение возвращается на предприятие и хранится вместе с контрактом.

2.4 После исполнения договора начальник отдела сбыта анализирует, обобщает требования покупателей относительно ассортимента, качества, упаковки, художественно-эстетических показателей. Результаты анализа служат основой для разработки предложении по совершенствованию выпускаемой продукции.

Претензии и рекламации, полученные от потребителей, регист­рируются и рассматриваются в соответствии с установленным порядком рассмотрения претензий и рекламаций от потребителей.