ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 1
Деловая встреча: особенности делового этикета, тайм-менеджмент, техническое оснащение встречи. (Тема 3.1. Meetings: классификация, типы, стили, частотность. Организация и проведение. Дестинации.)
Цель занятия: ознакомление с основами организации деловых встреч различных типов и масштабов.
Основные задачи занятия: раскрыть особенности (протокол) организации различных видов деловых встреч; познакомиться с набором современного оборудования, применяемого для организации и проведения деловых встреч; познакомиться с особенностями тайм-менеджмента бизнес-мероприятий.
Организация деловых встреч достаточно сложное и трудоемкое задание. Один из факторов, который может благоприятно отразиться на встрече - это грамотная организация деловых переговоров. От правильной организации и проведения переговоров во многом зависит будущее принятых решений. Несмотря на то, что в каждой стране и у каждого народа существуют свои традиции и обычаи делового общения и деловой этики существуют и общие требования к организации и проведению деловых мероприятий. Деловой этикет - это установленный порядок поведения в сфере бизнеса и деловых контактов. Главное отличие делового этикета от светского — приоритет субординации над гендерными различиями сотрудников и их возрастом. Деловой этикет включает в себя следующие разделы:
1. Технологии невербального общения: жесты хорошего тона, походка, как правильно сидеть, вход и выход из автомобиля, рукопожатие и пр., кто с кем здоровается, кто проходит впереди кого.
2. Протокольные вопросы приема делегаций: встреча, обращение, представление, знакомство, рассадка по автомобилям, размещение в отеле. Протокол переговоров. Визитные карточки. Подарки, сувениры и цветы.
|
|
3. Манеры руководителя. Манеры подчиненного.
4. Классификация приемов. Приемы формата с рассадкой: правила для хозяев и гостей. Общение в кафе, в ресторане, а также с прислугой. «Чаевые». Приемы формата стоя. Сервировка стола. Кувертные карты. Что чем едят, включая особые блюда и десерты.
5. Деловая одежда (dress-code), обувь и аксессуары хорошего тона: для приемов, для работы (мужские и женские). Семь принципов правильной одежды.
6. Ритуалы и правила употребления алкоголя. Выбор вин и других напитков. Главные типичные ошибки.
7. Национальные особенности этикета (Россия, Латвия, Германия, Италия, Испания, Франция, Япония, Китай, Корея, Венгрия, США, арабские страны и т. д.)
8. Этикет телефонных переговоров
9. Речевой этикет
10. Тайм-менеджмент
Если профессионал берется за организацию деловой встречи, это означает: он отдает себе отчет в том, что ответственность за срыв ее полностью ложиться на него. Поэтому очень важно учесть все пункты, перечисленные выше. В тоже время национальный стиль - это наиболее распространенные особенности мышления, восприятия, поведения. Знание национальных особенностей может служить ориентиром поведения партнера по бизнесу.
Темы для самостоятельной подготовки:
1.Протокольные требования к организации и проведению деловых встреч и переговоров.
1.1. Протокольные правила организации и приема делегаций, отдельных представителей компаний:
· Основные этапы подготовки встречи.
· Формирование «Программы пребывания».
|
|
· Организация встречи и проводов в аэропорту / на вокзале, особенности размещения и проживания делегации.
· Правила проведения «Визита вежливости».
· Факторы, позволяющие успешно реализовать «Программу пребывания».
1.2. Деловая встреча - ПЕРЕГОВОРЫ«ОДИН-НА-ОДИН»
· Международные правила подготовки деловой встречи.
· Правила поведения на месте переговоров (в офисе; в кабинете; в переговорной).
· Угощение во время деловой встречи.
· Ритуал окончания встречи и проводов гостя.
· Благодарственное письмо – международная форма вежливости.
1.3. Деловая встреча - ПЕРЕГОВОРЫ«ДЕЛЕГАЦИЯ – ДЕЛЕГАЦИЯ»
· Правила подготовки помещения для переговоров.
· Правила обмена приветствиями и последовательность представлений.
· Порядок и форма обмена визитными карточками.
· Правила рассадки за столом переговоров.
· Этикетные нормы ведения переговоров. - Особенности организации угощения во время переговоров; во время перерыва.
· Протокольные правила окончания встречи.
1.4. Особенности проведения многосторонних встреч.
· Правила прибытия на место встречи.
· Международные правила рассадки делегаций во время переговоров.
2. Деловые приемы с организацией питания.
2.1. Культура поведения за трапезой.
· Сервировка стола.
· Умение вести себя за столом: правила пользования салфеткой; этикетные нормы обращения со столовыми приборами.
· Умение правильно и красиво есть различные блюда.
· Умение правильно употреблять различные напитки.
· «Запретные» темы застольной беседы.
2.2. Правила поведения в ресторане.
· Что является обязательным в устном и письменном приглашении?
|
|
· Кто помогает Даме, Деловому Партнёру снять или надеть верхнюю одежду?
· Как правильно и элегантно это сделать?
· Правила и особенности размещения гостей за столом.
· Как сесть за стол с прямой спиной: если за Гостем ухаживают; если Гость делает это сам?
· Кто и как делает заказ?
· Кто является инициатором окончания встречи?
2.3. Деловой завтрак, обед, ужин.
· Особые правила выбора места встречи.
· «Технология» приглашения.
· Обязанности «Хозяина» встречи.
· Особенности выбора блюд и напитков при деловой встрече.
· Варианты оплаты счёта.
· Виды чаевых.
· Правила и формы выражения благодарности за состоявшуюся встречу.
2.4. Приемы Виды и особенности приёмов.
· Основные правила организации приёмов: составление списка приглашённых; заказ полиграфической продукции: приглашений; меню; кувертных карточек; составление плана рассадки гостей и т.д.
· Правила проведения приёмов: поведение в аванзале; правила входа в банкетный зал; окончание приёма.
· Обязанности Хозяев приёма.
· Искусство быть Гостем.
2.5. «КОКТЕЙЛЬ», «БОКАЛ ВИНА» и другие формы официальных и неофициальных приёмов.
3. Тайм менеджмент: Техники управления временем:
· Матрица Эйзенхауэра,Принцип Эйзенхауэра, или Метод Эйзенхауэра.
· Принцип Парето, или Закон Парето, или принцип 20/80.
· Диаграмма Ганта.
· Хронометраж.
· Список задач или to do list.
· Метод Getting Things Done.
3.1. Тайм менеджмент деловой встречи.
4. Техническая поддержка деловой встречи:
· организация пространства;
· канцелярские принадлежности;
· техническое оснащение;
· дополнительные услуги.
Список рекомендуемой литературы
1. Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.
2. Александр Горбачев. Тайм-менеджмент в два счета. ИД Питер, 2010 г.
3. Глеб Архангельский. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2009 г.
4. https://www.etiquette.ru/modern/business/
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 2
Организация и проведение конференции: разработка концепции; составление плана организации и проведения мероприятия. (Тема 3.2. Conferences: классификация. Организация и проведение. Дестинации.)
Цель занятия: ознакомление с принципом организации конференций разного масштаба.
Основные задачи занятия:познакомиться с опытом организации и проведения конференций разного масштаба и формата; раскрыть особенности организации и проведения конференций различных видов, познакомиться с технологией их организации и проведением.
В наши дни конференции стали одной из самых распространенных форм обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями двух или более стран. Конференции проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. На практике выработались определенные правила созыва, подготовки и проведения конференций. С чего же начать? Прежде всего необходимо создать подготовительный (организационный) комитет — оргкомитет. Причем подготовку конференции лучше всего начать не позднее чем за полгода до времени ее созыва, вовлекая как можно больше активистов–энтузиастов. При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать. На общественную конференцию приглашения обычно посылаются за два-три месяца до открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе. Ваша неоперативность может быть воспринята как преднамеренное нанесение обиды. Если в конференции участвуют делегации иностранных государств, то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки и т. д. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом обратите внимание на пунктуальность ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято, хотите вы этого или нет, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства. Составляя программу, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она носила общепознавательный характер и в то же время позволяла удовлетворить профессиональные интересы ее членов. В нашей стране программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Во время этих мероприятий делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений. Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.
Примерный план проведения организации конференции
Начальная подготовка
—Определение общих целей и задач.
—Определение целевой аудитории.
—Составление списка выступающих.
—Согласование даты и бронь помещения на неё.
—Разработка рекламного материала.