—Распространение информации о конференции выявленной целевой аудитории заблоговременно до даты проведения.
—Поддержка конференции рекламными мощностями.
—Публикации в журналах нужной тематики.
—Оповещении прессы.
—Анализ и аудит прироста интересующихся на протяжении всего этапа распространения рекламных материалов.
Накануне мероприятия
—Доставка необходимого конференц оборудования для мероприятия.
—Тематическое оформление помещения.
В день проведения конференции
—Организация питания.
—Организация трансфера для всех участников конференции.
—Регистрация участников.
—Подготовка выступающих.
После конференции
—Демонтаж оборудования.
—Анализ списка участников и подведение итогов.
Задание №1:
1. Проведите анализ конференции.
2. Определите Заказчика и Организатора конференции.
3. Определите сроки начала работы над проектом
4. Выделите основные этапы и мероприятия организации конференции.
Материал для анализа: План основных мероприятий по подготовке и проведению Всероссийской конференции на тему: «Народ и армия в Великой Отечественной войне 1941-1945 годов» находится в ПРИЛОЖЕНИИ 1.
Задание №2. Особенности организации различных видов конференций (на примере пресс-конференции)
1. Сделайте анализ представленной информации
2. Определите особенности организации данного вида конференции
Этапы проведения пресс-конференции
В организации пресс-конференций можно выделить следующие основные этапы:
· формулирование информационного повода пресс-конференции;
· выработка согласованной позиции компании по информационному поводу;
· обозначение целей пресс-конференции;
· подготовка пресс-пакета, включающего информационые раздаточные материалы, содержащие необходимые цифры и факты, пресс-кит, включающий информацию по сути проблемы, официальную позицию компании, тексты выступлений, справочные данные о компании;
· подготовка презентаций докладов участников пресс-конференции;
· подготовка анонса пресс-конференции для информирования общественности и приглашения журналистов, рассылка анонса по средствам массовой информации и размещение его на сайте компании; - выбор места для проведения пресс-конференции;
· разработка плана проведения конференции;
· подготовка зала для пресс-конференции;
· обеспечение явки приглашенных журналистов;
· организация фуршета для участников;
· подготовка и рассылка пост-релиза по результатам проведения пресс-конференции.
Правила проведения пресс-конференции
Для того чтобы Ваша пресс-конференция прошла успешно, нужно придерживаться некоторых основных правил ее проведения:
· тема конференции должна быть четко определена, ее цели должны быть доступны и прозрачны. Лучший вариант, когда ясно видна выгода и для репрезентанта, и для широкой общественности одновременно;
· инфоповод должен выглядеть как новость, которую никто и никогда ранее не слышал;
· в распоряжении журналистов должны быть нагрядные материалы: схемы, графики, таблицы, цифры;
· чем проще терминология и понятнее суть, тем пристальнее будет внимание журналистов;
· ход пресс-конференции должен быть продуман заранее. Вопросы журналистов необходимо спрогнозировать и подготовить на них ответы;
· доклады должны быть максимально короткими и короткой демонстрация любого наглядного материала. В каждом сообщении журналисты должны словно слышать новые заголовки для своих статей и заметок;
· аргументация должна быть логически последовательной, нельзя допускать противоречий;
· необходимо запланировать достаточно времени на вопросы журналистов;
· продолжительность официальной части не должна превышать 40 минут. Затем у журналистов должна быть возможность общения с отдельными участниками пресс-конференции;
· следует быть ровными и толерантными по отношению ко всем журналистам.
Стоимость пресс-конференции зависит от количества приглашенных журналистов, выбранного помещения, заказанного фуршета, качества раздаточных материалов и т.д.
Тема для самостоятельной подготовки:
1. Планирование и организация деловых встреч.
Список рекомендуемой литературы
1. Susan Friedmann. Meeting & Event Planning for Dummies. Wiley Publishing, Inc.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 3
Эффективная подготовка к выставке: подбор и обучение персонала. (Тема 3.3. Exhibitions: виды. Организация и проведение. Дестинации.)
Цель занятия: ознакомление с принципом организации выставки.
Основные задачи занятия: определить основные сходства и разлисия таких видов мероприятий как презентация, выставка, ярмарка; раскрыть особенности организации и проведения презентации, выставки, ярмарки; рассмотреть личностные и профессиональные качества виртуальных кандидатов на различные должности, связанные с организацией и проведением выставок.
Для раскрытия требований, предъявляемым к кандидатам для организации и обслуживания выставок/ презентаций/ ярмарок необходимо понять что представляет собой такой вид установления деловых отношений, какие надежды участник данного вида делового мероприятия возлагает на него.