- что они смогут добиться понимания тех мотивационных корпоративных задач, которые стоят перед компанией, побеседовав с первыми лицами компании;
- что они сумеют уловить корпоративный стиль, заговорить на корпоративном слэнге, встретившись с основными носителями корпоративной культуры, потолкавшись по коридорам, либо выудив всю эту информацию из менеджера по персоналу или по связям с общественностью;
- что они предложат отвечающую запросу клиента общую концепцию мероприятия, подробный сценарий и прозрачную смету;
- · что они избавят заказчика от головной боли организационной подготовки и дадут ему возможность с радостным нетерпением ждать реализации вожделенной программы.
Советы по организации мероприятий
Совет 1. Определитесь с бюджетом для праздника.
Совет 2. Осведомитесь о пристрастиях и вкусах Вашего руководства.
Совет 3. Провидите ток-опрос Ваших коллег, кого из артистов или звёзд эстрады они хотели бы видеть на празднике.
Совет 4. Найдите агентство, которое возьмёт на себя заботы по подготовке и организации корпоративного праздника.
Совет 5. Заранее составьте сценарийкорпоративного праздника и утвердите его у руководства. Если сценарий праздника сложный, проведите репетицию.
Совет 6. Чётко распределите обязанности Ваших сотрудников и сотрудников агентства, занимающихся организацией корпоративного праздника.
Совет 7. Обязательно требуйте поэтапной отчётности о выполнении работ по подготовке и организации корпоративного мероприятия. Не пускайте на самотек!
Основные этапы подготовки мероприятия
1. Аренда (заказ) зала торжеств на определённое число.
2. Заказ выездного ресторана (кейтеринг), обсуждение меню.
3. Написание и утверждение сценария мероприятия компании.
4. Заказ концертного агентства, которое подберёт артистов, базируясь на утверждённом сценарии.
5. Переговоры и приглашение именитых людей и СМИ.
6. Заказ пригласительных билетов, рассылка.
7. Генеральная репетиция корпоративного праздника.
План подготовки корпоративной вечеринки включает:
1. Определение целей мероприятия.
2. Проведение тендера на организацию праздника; по результатам - заключение договора с ивент-агентством.
3. Подбор места проведения (аренда помещения).
4. Написание и утверждение сценария развлекательной программы.
5. Утверждение бюджета мероприятия у руководителя.
6. Планирование организационного сопровождения в день праздника.
Каждый пункт плана содержит несколько подпунктов, в зависимости от ситуации, целей и потребностей компании.
Задание 1. Ознакомьтесь со сценарием корпоративного мероприятия, дайте ему оценку.
Концепция сценария «В Новый год вокруг света» для корпоративной вечеринки
Идея мероприятия: Новый год - это праздник, отмечаемый во всем мире. Хотя новогодний вечер ассоциируется с ужином в семейном кругу, дух Нового года также включает элемент сказочности, ожидания исполнения заветных желаний. Новогоднюю ночь можно провести на Гавайях, или в роскошном дворце восточного правителя, или на антарктической станции. Отмечают этот день в разных странах по-разному, и если совершить кругосветное путешествие по всей планете, то можно узнать о праздничных обычаях, которые заметно отличаются от привычных в наших широтах. Разнообразие новогодних традиций народов мира - «стержень» программы корпоративной вечеринки.
В фойе гостей встречают персонажи - символы праздника: Дед Мороз, Санта-Клаус, негритянский вождь в новогоднем одеянии, индейский бог начала года и пр.
Концертная программа составлена так, как будто участники путешествуют из одной страны в другую. Например: чукотские или финские пляски, тайская борьба, восточные танцы, украинские колядки, выступление индийского факира, японских барабанщиков, австралийских аборигенов с тамтамами, ковбоев, играющих на банджо, танцоров самбы и т. д. Розыгрыши, конкурсы и аттракционы должны быть стилизованы под игры и развлечения народов мира. Зал следует оформить в стиле «фьюжн»: элементы национальной символики составляют единый интернациональный узор.
Меню: национальные кухни мира, кухня-фьюжн.
Призы: тематические сувениры гостям - индийские платки, японские веера, китайские вазочки, ковбойские шляпы, индейские пончо, национальные напитки, видеокассеты с записями программ канала Discovery.
Таблица 2
Смета расходов
| Услуги | Кол-во | Единицы измерения | Сумма |
| Аренда заведения (ресторан) | |||
| Разработка дизайна афиши, пригласительного билета, дипломов, открыток, лотерейных жетонов | |||
| Заказ тематических футболок | |||
| Печать пригласительных билетов | |||
| Печать открыток | |||
| Печать афиш, дипломов, лотерейных жетонов | |||
| Печать наклеек с логотипом компании на подарочные компакт-диски | |||
| Оформление подиума и декораций для сцены | |||
| Декоративное оформление зала | |||
| Аренда комплекта звукового оборудования |
Окончание табл. 2
| Услуги | Кол-во | Единицы измерения | Сумма |
| Заказ трехметровых гирлянд из гелевых шаров с логотипом компании | |||
| Заказ костюмов для сотрудников | |||
| Прокат реквизита, бутафории | |||
| Закупка пиротехники | |||
| Закупка призов | |||
| Наем танцевального коллектива | |||
| Наем рок-группы «Африкана» | |||
| Наем технического персонала (мастер по свету, звукорежиссер, диджей) | |||
| Наем ведущего (команда КВН «Клеши и калоши») | |||
| Наем Дедов Морозов, Снегурочек | |||
| Выступление тайских борцов | |||
| Выступление театра огня «Факел» | |||
| Работа фотографов | |||
| Проведение видеозаписи | |||
| Аренда проекционного экрана 3х4 м, проектора, ноутбука; видеосъемка | |||
| Непредвиденные расходы | |||
| Заказ корпоративного торта | |||
| Оплата обеда для артистов | |||
| Оплата транспортных расходов для артистов | |||
| Разработка сценария | |||
| Наем режиссерской группы для спектаклей | |||
| Организация и проведение праздника - ИТОГО: |
Темы для самостоятельной подготовки:
1. Предмет event –менеджмента. Становление event–рынка. Определение, содержание понятия event–менеджмента. Структура event-рынка. Специализация в event–менеджменте. Обзор рынка потенциальных клиентов event–услуг. Географический и финансовый принципы структурирования рынка. Клиенты рынка event-услуг. Классификация event-мероприятий (по результатам, по типу, по аудитории). Цели и задачи мероприятия. Типы событий и виды мероприятий.
2. История массовых праздников.
Основные виды и компоненты праздников: Праздники Древней Греции. Праздники Древнего Рима. Праздники Французской революции (1789 - 1793 г.г.) Праздники Петровской эпохи. Праздники 20 - х, 30 - х годов в России.
3. Корпоративные праздники.
Особенности корпоративного праздника. Типы корпоративных праздников. Организация корпоративного праздника.
Генерирование идеи праздника. Главные приемы рождения идеи праздника. Разработка креативного сценария. Возникновение креативной идеи сценария. Разработка сценарного плана. Подготовка сценария. Создание сценария. Классическая схема сценария (схема одного часа программы, схема всей программы, анимационный час). Правила оформления сценария. Вид, содержание и концепции сценарного проекта. План реализации сценарного проекта.
4. Воплощение event-проектов Режиссура Event- мероприятия. Участники постановки сценария (сценарист, режиссер, администраторы, звукорежиссер). Взаимодействие с подрядчиками. База данных о подрядчиках. Источники информации. Организация работы с подрядчиками. Подбор площадок для проведения мероприятий. Поиск площадок. Категории площадок. Стандартная площадка-ресторан. Алгоритм реализации event-проектов. Составление сметы. Понятие тайминга. Работа с артистами. Общение со звездами. Контроль в день мероприятия. Примерная стоимость. Окончательная стоимость
5. Отличие событийного туризма от других видов делового туризма.
Список рекомендуемой литературы
1. Glenn Bowdin, Johnny Allen. Event Menegement. Elsevier.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 7
Организация PR-кампании. Методы и инструменты продвижения. (Тема 4. Планирование MICE. Компании – организаторы MICE.)
Цель занятия: формирование навыков организации PR-кампаний.
Основные задачи занятия: познакомиться с основными методами и инструментами PR-кампаний; раскрыть особенности организации PR-кампаний.
PR-кампании призваны формировать положительный образ фирмы, ее товаров и услуг. От удачно подобранного имиджа фирмы напрямую зависит ее финансовый успех, а от грамотного позиционирования товаров и услуг – их уровень продаж. Проведение PR-кампаний ставит своей целью установление связи между фирмой и представителями СМИ, а также целевыми группами: потенциальными партнерами или клиентами.
При организации PR-кампании необходимо провести:
- предварительный анализ,
- определить целевую аудиторию,
представить коммуникативную стратегию с учетом финансовых и технических возможностей,
- по завершении кампании предоставить анализ ее эффективности.
Темы для самостоятельной подготовки:
1. Промо-акции: ее роль в PR-кампании, цели и задачи; формы организации.
2. Праздники: роль в PR-кампании, цели и задачи.
3. Наружная реклама: ее роль в PR-кампании, цели и задачи; формы организации.
4. Полиграфия. Широкоформатная печать: роль в PR-кампании, цели и задачи.
5. Декор, ремонт и отделка помещений: роль в PR-кампании, цели и задачи.
6. Лотереи: роль в PR-кампании, цели и задачи; формы организации.
7. Дизайн: роль в PR-кампании, цели и задачи.
8. Маркетинговые исследования: роль в PR-кампании, цели и задачи; формы организации.
9. Копирайтинг: место в и роль в PR-кампании, цели и задачи.
Список рекомендуемой литературы
1. Блэк С. «Паблик рилэйшнз. Что это такое?» - М.: Новость,1990.
2. Викентьев И.Л. «Приёмы рекламы и Public Relations», ч.1: СПб: ООО "Триз-ШАНС": Изд.дом "Бизнес-Пресса", 1999.
3. Вылегжанин Д.А. «Теория и практика паблик рилейшнз: Учебное пособие» -ГФУП "Издательство "Иваново", 2003.
4. Катлип С.М.. Сентер А.Х.,Брум Г.М. «Паблик рилейшенз. Теория и практика, 8-е изд.» - М.: Издат. дом "Вильямс", 2001.
5. Котлер Ф. «Маркетинг менеджмент. Питер, 200311-е изд.» - СПб.: 3.
ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 8
Банкеты и фуршеты, как необъемлемая часть бизнес-встреч, конференций, конгрессов. Особенности кейтеринга в России. (Тема 5. Компании-посредники. Дополнительные услуги.)
Цель занятия: формирование навыков планирования и организации пакета дополнительных услуг.
Основные задачи занятия: познакомиться с основными видами пакетов дополнительных услуг; раскрыть особенности организации различных видов кетеринга.
Деловой прием.
При словах "прием", "банкет", "ужин" обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой. Однако прием в деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.
Тема деловых приемов - очень широкая, затрагивающая большое число аспектов; очередность составляющих аспектов не определяется их важностью, они равнозначимы.