Текст записки должен быть кратким, четким и не допускающим различных толкований. Изложение текстового материала пояснительной записки рекомендуется выполнять от первого лица множественного числа («....принимаем...», «...выбираем...»). При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо» и производные от них. В тексте должны применяться научно-технические термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии - принятые в учебной и научно-технической литературе.
Если в тексте работы принята специфическая терминология, то в конце его (перед списком использованных источников) должен быть перечень принятыx терминов с соответствующими разъяснениями. Перечень включают в содержание пояснительной записки. В тексте пояснительной записки не допускается применять:
- для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов в русском языке;
- обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы;
- сокращения слов, кроме следующих сокращений: с. - страница; г. –
год; гг. - годы; мин. - минимальный; макс. - максимальный; абс. абсолютный; отн. - относительный, которые применяют с цифровыми значениями, а также общепринятых сокращений: т.е. - то есть; т.д. – так далее; т.п. - тому подобное; и др. - и другие; пр. - прочее; см. - смотри; номин. - номинальный; наим. - наименьший, наиб. ~ наибольший; св. свыше и других аббревиатур, установленных правилами русской орфографии, пунктуации, соответствующими государственными стандартами. Полное название должно быть приведено при первом упоминании в тексте пояснительной записки с указанием в скобках сокращенного названия или аббревиатуры, а при последующих упоминаниях следует употреблять сокращенное название или аббревиатуру;
- сокращенные обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.
В тексте пояснительной записки, за исключением формул, таблиц и рисунков, не допускается:
- применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин (следует писать слово «минус»);
- применять знак «0 » для обозначения диаметра (следует писать слово «диаметр»). При указании размера или предельных отклонений диаметра на чертежах, помещенных в тексте записки, перед размерным числом следует писать знак «0»;
- применятъ без числовых значений математические знаки, например: > (больше), < (меньше), = (равно), ~ (больше или равно), ~ (меньше или равно), # (не равно), а также знаки № (номер), % (процент);
- применять индексы стандартов, технических условий и других документов без регистрационного номера.
Римские цифры следует применять только для обозначения сорта (категории, класса и др.) изделия, валентности химических элементов, классов структурных групп, кварталов года, полугодия. В остальных случаях применяют арабские цифры. Римские цифры, даты, указанные арабскими цифрами, и количественные числительные, как правило, не должны иметь падежных окончаний.
Условные буквенные обозначения, изображения или знаки, а также условные графические изображения должны соответствовать принятым в действующем законодательстве и государственных стандартах. В тексте пояснительной записки перед первым обозначением параметра дают его пояснение. Символы, повторно используемые в тексте, расшифровке не подлежат; при повторном использовании в формуле сразу приводят числовое значение.
При необходимости применения условных обозначений, изображений или знаков, не установленных действующими стандартами, их следует пояснять в тексте или в перечне обозначений.
Написание формул
Формулы нумеруют в пределах раздела арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках. Номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разделенных точкой. Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в скобках.
Формулы, помещаемые в приложениях, нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией в пределах каждого приложения, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой. Допускается сквозная нумерация формул в тексте.
В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, должны быть приведены непосредственно под формулой. Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой.
Переносить формулы на следующую строку допускается только на знаках выполняемых математических операций, причем знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «х». На знаке деления перенос делать не рекомендуется.
Порядок изложения в пояснительной записке математических уравнений такой же, как и формул.
Иллюстрации
Графический материал помещают в текст для иллюстрации отдельных свойств (характеристик) объекта, а также для пояснения текста с целью его лучшего понимания.
На графический материал должна быть дана ссылка в тексте пояснительной записки.
При ссылках на графический материал следует писать «...в соответствии с рисунком 2» при сквозной нумерации и «...в соответствии с рисунком 1.2» при нумерации в пределах раздела. Графический материал располагают непосредственно после текста, в котором о нем упоминается впервые, или па следующей странице, а при необходимости - в приложении. Количество иллюстраций, схем, диаграмм должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации выполняются черным карандашом, тушью, пастой на нелинованной белой либо масштабно-координатной бумаге. Допускается использовать ксерокопии и кальки. Фотографии наклеивают на белую бумагу. Допускается выполнение рисунков компьютерной графикой.
Чертежи, рисунки, схемы, диаграммы и т.п., помещаемые в тексте, должны соответствовать требованиям межгосударственных стандартов Единой системы конструкторской документации и Единой системы технологической документации. Графический материал, за исключением графического материала приложений, следует нумеровать в пределах раздела арабскими цифрами, приводя эти номера после слова «Рисунок». Номер рисунка состоит в этом случае из номера раздела и порядкового номера рисунка, которые разделяют точкой. Если рисунок один, то его обозначают «Рисунок 1». Допускается сквозная нумерация графического материала. Графический материал каждого приложения нумеруют арабскими цифрами отдельной нумерацией, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения, разделяя их точкой. Слово «Рисунок» и его номер при водят под графическим материалом. Далее должно быть приведено его тематическое наименование, отделенное тире. При необходимости под графическим материалом помещают поясняющие данные. Слово «Рисунок» и наименование помещают после поясняющих данных.
Графический материал, как правило, следует выполнять на одной странице. Если он не умещается на одной странице, допускается переносить его на другие страницы. При этом тематическое наименование помещают на первой странице, поясняющие данные -- на каждой странице и под ними пишут «Рисунок..., лист...», если имеется несколько рисунков, и «Рисунок 1, лист...», если имеется один рисунок. Если в тексте имеется иллюстрация, на которой изображены составные части изделия, то на этой иллюстрации должны быть указаны номера позиций этих составных частей в пределах данной иллюстрации, которые располагают в возрастающем порядке, за исключением повторяющихся позиций.
Таблицы
Таблицы применяют для лучшей наглядности и сравнения числовых показателей (параметров, размеров и т.п.). Слева над таблицей размещают слово «Таблица». После него приводят номер таблицы.. При этом точку после номера таблицы не ставят. Далее приводят наименование таблицы, которое записывают с прописной буквы над таблицей после ее номера, Таблицы, за исключением таблиц приложений, арабскими цифрами в пределах раздела. Номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенных точкой. Таблицы каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами, добавляя перед каждым номером обозначение данного приложения и разделяя их точкой. Если в пояснительной записке одна таблица, то ее обозначают «Таблица 1» или «Таблица В.1 », если таблица приведена в приложении В.
Допускается нумеровать таблицы сквозной нумерацией в пределах текста. На все таблицы пояснительной записки должны быть приведены ссылки в тексте записки. При этом пишут слово «таблица», а затем указывают ее номер.
Заголовки граф (колонок) и строк таблицы приводят, начиная с прописной буквы, а подзаголовки граф - со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков граф и строк точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. Таблицы слева, справа, снизу, сверху, как правило, ограничивают линиями. Допускается применять размер шрифта в таблице меньший, чем в тексте. Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей. Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Головка таблицы должна быть отделена линией от остальной части таблицы.
Таблицу в зависимости от ее размера помешают под текстом, в котором впервые дана на нее ссылка, или на следующей странице. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа пояснительной записки. Если таблица выходит за формат страницы, то таблицу делят на части, помещая одну часть под другой, рядом или на следующей странице. При делении таблицы на части допускается ее головку или боковик заменять соответственно номерами граф и строк. При этом нумеруют арабскими цифрами графы и (или) строки первой части таблицы (рисунок 3).
При делении таблицы на части слово «Таблица», ее номер и наименование помещают тольконад первой частью таблицы, а над другими частями приводят слова «Продолжение таблицы» или «Окончание таблицы» с указанием номера таблицы. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение будет на следующей странице, то в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.
Таблицы с небольшим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть рядом с другой на одной странице, отделяя их друг от друга двойной линией. Отдельные графы «Единицы измерения», «Примечание» в таблицу не включают. Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных, включенных в таблицу, порядковые номера указывают в первой графе (боковике) таблицы непосредственно перед их наименованием в соответствии с рисунком 4. Перед числовыми значениями величин и обозначением типов, марок и т.п. продукции порядковые номера не проставляют.
Если в большинстве граф таблицы приведены показатели, выраженные в одних и тех же единицах физических величин (например в миллиметрах, вольтах), но имеются графы с показателями, выраженными в других единицах физических величин, то над таблицей следует писать обобщенное наименование преобладающих показателей и единицу величины, общую для этих показателей, например, «Размеры в миллиметрах», а в заголовках (подзаголовках) остальных граф приводить обозначения других единиц физических величин после наименования соответствующего показателя в соответствии с рисунком 3.
Для сокращения текста заголовков и (или) подзаголовков граф отдельные наименования параметров (размеров, показателей) заменяют буквенными обозначениями, установленными ГОСТ 2.321, или другими обозначениями, если они пояснены в тексте или графическом материале, например D - диаметр, Н - высота, L - длина. Параметры с одним и тем же буквенным обозначением, как правило, группируют последовательно, в порядке возрастания их номеров.
Приложения
В тексте пояснительной записки на все приложения должны быть ссылки. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте пояснительной записки. Приложения помещают в конце проекта (работы). Каждое приложение начинают с новой страницы с указанием в верхней части страницы (посередине) слова «Приложение» и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой. Приложения обозначают прописными буквами русского алфавита, начиная с А (за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ъ, Ь, ы, которые приводят после слова «Приложение». Допускается обозначение буквами латинского алфавита, за исключением букв 1 и О. В случае полного использования букв русского или латинского алфавита допускается обозначение приложений арабскими цифрами. Если в пояснительной записке одно приложение, то оно обозначается «Приложение А».
Текст каждого приложения при необходимости может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют в пределах каждого приложения. Графический материал, таблицы и формулы также нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставят обозначение этого приложения. Приложения должны иметь общую с остальной частью пояснительной записки сквозную нумерацию страниц. Все приложения должны быть перечислены в содержании пояснительной записки с указанием их буквенного обозначения и заголовков.