Наличные денежные средства могут поступать в кассу учреждения, в частности, в следующих случаях:
- для выплаты заработной платы работникам учреждения, социальных пособий, стипендий и т.п., а также депонированных сумм;
- для выдачи под отчет авансов на административно-хозяйственные или командировочные расходы и при возврате не использованных работниками подотчетных сумм;
- наличной оплаты за оказанные учреждением платные услуги, выполненные работы, за реализованную продукцию (в рамках собственных доходов);
- при получении наличных денег в счет возмещения причиненного учреждению ущерба;
- при получении денежных средств в наличной форме во временное распоряжение, а также при получении указанных средств со счетов учреждения для возврата их собственникам;
- наличной оплаты за реализованное имущество.
Внимание! Наличные расчеты в валюте РФ и иностранной валюте между юридическими лицами в рамках одного договора могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 100 000 руб. по официальному курсу Банка России на дату проведения наличных расчетов (п. 6 Указания Банка России от 07.10.2013 N 3073-У "Об осуществлении наличных расчетов").
При реализации товаров, работ, услуг необходимо применять ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Применяемая ККТ должна быть зарегистрирована в налоговых органах (абз. 3 п. 1 ст. 4, абз. 2 п. 1 ст. 5 Закона N 54-ФЗ).
Примечание
О порядке регистрации ККТ см. в Путеводителе по госуслугам для юридических лиц.
При оказании услуг населению могут использоваться бланки строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Федерального закона N 54-ФЗ).
Прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц осуществляется по Приходным кассовым ордерам (ф. 0310001) и по Квитанциям (ф. 0504510). Приходные кассовые ордера (ф. 0310001) регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Если наличные денежные средства принимаются уполномоченными лицами, которые назначены приказом руководителя, то они ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов (ф. 0504053), с приложением квитанций (копий) (абз. 2 п. 167 Инструкции N 157н, Приложение N 5 к Приказу Минфина России N 52н).
См. образец заполнения квитанции (ф. 0504510).
См. образец заполнения журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).
См. образец заполнения приходного кассового ордера (ф. 0310001).
См. образец реестра сдачи документов (ф. 0504053).
См. образец заполнения квитанции (ф. 0504510), применявшейся до вступления в силу Приказа Минфина России N 52н.
Для получения наличных денег со счетов бюджетного, автономного учреждения, открытых в органах Федерального казначейства, учреждение представляет Заявку на получение наличных денег (ф. 0531802) отдельно по каждому лицевому счету и виду средств, за счет которых должны осуществляться операции по обеспечению денежными средствами (п. 11 Правил N 10н, п. 4, абз. 2 п. 7 Порядка N 11н, п. 5 Порядка N 15н):
- средств субсидий, бюджетных инвестиций;
- средств от собственных доходов;
- средств, полученных лечебным учреждением в рамках обязательного медицинского страхования;
- средств, поступающих во временное распоряжение.
Одновременно с Заявкой учреждение представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую Заявку (п. 15 Правил N 10н).
Бухгалтерские записи бюджетного учреждения
по поступлению наличных денежных средств в кассу
┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ N │ Содержание операции │ Номер счета │
│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤
│ │ │ по дебету │ по кредиту │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 1 │Поступление наличных денежных │ │ │
│ │средств в кассу учреждения с │ │ │
│ │лицевого счета учреждения, │ │ │
│ │открытого в органе │ │ │
│ │казначейства: │ │ │
│ │- списание денежных средств с │ 0 210 03 560 │ 0 201 11 610 │
│ │лицевого счета учреждения │ <1> │ <2> │
│ │- поступление наличных денежных│ 0 201 34 510 │ 0 210 03 660 │
│ │средств в кассу учреждения │ <3> │ <4> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 2 │Поступление наличных денежных │ │ │
│ │средств, полученных во │ │ │
│ │временное распоряжение, в кассу│ │ │
│ │с лицевого счета учреждения: │ │ │
│ │- списание денежных средств с │ 3 210 03 560 │ 3 201 11 610 │
│ │лицевого счета учреждения │ <1> │ <2> │
│ │- поступление наличных денежных│ 3 201 34 510 │ 3 210 03 660 │
│ │средств в кассу учреждения │ <3> │ <4> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 3 │Прием наличных денежных средств│ 3 201 34 510 │ 3 304 01 730 │
│ │во временное распоряжение │ <3> │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 4 │Поступление наличных денежных │ │ │
│ │средств в кассу учреждения в │ │ │
│ │возмещение недостач, хищений, │ │ │
│ │иных доходов: │ │ │
│ │- компенсации затрат │ 0 201 34 510 │ 0 209 30 660 │
│ │- сумм принудительного изъятия │ 0 201 34 510 │ 0 209 40 660 │
│ │- объектов основных средств │ 0 201 34 510 │ 0 209 71 660 │
│ │- объектов нематериальных │ 0 201 34 510 │ 0 209 72 660 │
│ │активов │ │ │
│ │- объектов непроизведенных │ 0 201 34 510 │ 0 209 73 660 │
│ │активов │ │ │
│ │- объектов материальных запасов│ 0 201 34 510 │ 0 209 74 660 │
│ │- денежных средств │ 0 201 34 510 │ 0 209 81 660 │
│ │- иных финансовых активов │ 0 201 34 510 │ 0 209 82 660 │
│ │- иных доходов │ 0 201 34 510 │ 0 209 83 660 │
│ │ │ <3> │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 5 │Возврат в кассу учреждения │ 0 201 34 510 │ 0 208 XX 660 │
│ │неиспользованных остатков │ <5> │ <6> │
│ │подотчетных сумм │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 6 │Возврат в кассу учреждения │ 2 201 34 510 │ 2 207 14 640 │
│ │выданных займов, ссуд, а также │ <3> │ │
│ │уплата начисленных по ним │ │ │
│ │процентов, штрафов и пени │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 7 │Возврат в кассу учреждения │ 0 201 34 510 │ 0 206 XX 660 │
│ │выплаченных авансов │ <5> │ <6> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 8 │Поступление в кассу учреждения │ 2 201 34 510 │ 2 205 XX 660 │
│ │наличных сумм в виде доходов от│ <3> │ <6> │
│ │осуществления деятельности, │ │ │
│ │закрепленной в уставе │ │ │
│ │учреждения │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 9 │Поступление в кассу учреждения │ 2 201 34 510 │ 2 205 81 660, │
│ │наличных сумм в виде доходов от│ <3> │ 2 401 10 180 │
│ │грантов, пожертвований <7> │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 10│Поступление наличных денежных │ 0 201 34 510 │ 0 201 27 610 │
│ │средств в иностранной валюте │ <3> │ <2> │
│ │в кассу учреждения │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 11│Выявление излишков денежной │ 0 201 34 510 │ 0 401 10 180 │
│ │наличности в кассе учреждения │ <3> │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 12│Поступление в кассу учреждения │ 2 201 34 510 │ 2 301 14 710, │
│ │полученного наличными деньгами │ <3> │ 2 301 24 720, │
│ │займа │ │ 2 301 44 720 │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 13│Поступление в кассу учреждения │ 0 201 34 510 │ 0 304 04 510 │
│ │денежных средств в рамках │ <3> │ │
│ │расчетов между головным │ │ │
│ │учреждением и обособленными │ │ │
│ │подразделениями (филиалами) │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 14│Поступление в кассу учреждения │ 0 201 34 510 │ 0 304 06 730 │
│ │денежных средств в рамках │ <3> │ │
│ │расчетов с прочими кредиторами │ │ │
└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘
--------------------------------
<1> Одновременно производится запись по забалансовому счету 17. Данная запись осуществляется после внесения изменений Приказом Минфина России от 06.08.2015 N 124н. До их внесения забалансовый счет 17 к счету 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" не открывался.
<2> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.
<3> Одновременно производится запись по забалансовому счету 17.
<4> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18. Данная запись осуществляется после внесения изменений Приказом Минфина России от 06.08.2015 N 124н. До их внесения забалансовый счет 18 к счету 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" не открывался.
<5> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18 со знаком "минус".
<6> Применяются соответствующие код группы и код вида синтетического счета.
<7> Поступление денежных средств в виде грантов, пожертвований в кассу учреждения может отражаться в учете как с использованием счета 2 205 81 000 "Расчеты с плательщиками прочих доходов", так и без его использования в зависимости от принятой в учреждении учетной политики (п. п. 84, 94 Инструкции N 174н).
Ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения здравоохранения ущерб в размере номинала фальшивой денежной купюры, выявленной сотрудником банка при приеме наличных денежных средств, полученных во временное распоряжение, от учреждения?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения операции по получению с лицевого счета наличных денежных средств для выплаты вознаграждений лицам, оказавшим учреждению услуги по гражданско-правовым договорам, а также возврат не выданных в установленный срок сумм на лицевой счет учреждения?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения (библиотеки) списание нотного издания, утерянного читателем, и возмещение им ущерба в денежной форме? Утерянное нотное издание входит в состав библиотечного фонда.
Другие ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Бюджетное учреждение в рамках приносящей доход деятельности, облагаемой НДС, в качестве исполнителя заключило договор на проведение выездного семинара. Учреждение направляет в служебную командировку работника учреждения к месту проведения семинара для его организации сроком на два дня.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения выявленную в результате проведенной инвентаризации недостачу хозяйственных материалов, приобретенных за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности (не облагаемой НДС), если работник, виновный в причинении ущерба, добровольно возместил сумму недостачи в кассу учреждения?
Корреспонденция счетов: Как отразить в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения возмещение работником стоимости оставшейся у него при увольнении спецодежды?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете государственного бюджетного учреждения возмещение работником в кассу учреждения стоимости профессионального обучения, если работник увольняется по собственному желанию раньше срока, установленного ученическим договором?
Корреспонденция счетов: В рамках проведения летней оздоровительной кампании бюджетному учреждению (детско-юношеской спортивной школе) выделена субсидия в размере 480 000 руб. на приобретение путевок для учащихся в спортивно-оздоровительный лагерь. Согласно приказу учредителя родителями учащихся оплачивается 10% от стоимости путевки. Данные средства используются на нужды учреждения.
Корреспонденция счетов: Как отразить в бухгалтерском учете бюджетного дошкольного образовательного учреждения внесение работниками платы за питание в кассу учреждения?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения погашение работником переплаты заработной платы? Переплата заработной платы образовалась в прошедшем финансовом году из-за счетной ошибки бухгалтера.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения приобретение хозяйственных товаров через подотчетное лицо за счет субсидии на выполнение государственного задания? Денежные средства под отчет выдаются путем зачисления их на банковскую карту учреждения, выданную работнику. Неиспользованная часть подотчетной суммы внесена работником в кассу учреждения.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете бюджетного учреждения списание с балансового учета кредиторской задолженности перед уволившимся работником в сумме депонированной заработной платы до истечения срока исковой давности?
Корреспонденция счетов: Как отразить в бухгалтерском учете бюджетного учреждения возмещение работником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона? Денежные средства вносятся работником в кассу учреждения.
Бухгалтерские записи автономного учреждения
по поступлению наличных денежных средств в кассу
┌───┬───────────────────────────────┬─────────────────────────────────────┐
│ N │ Содержание операции │ Номер счета │
│п/п│ ├──────────────────┬──────────────────┤
│ │ │ по дебету │ по кредиту │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 1 │Поступление наличных денежных │ │ │
│ │средств в кассу учреждения со │ │ │
│ │счетов учреждения: │ │ │
│ │- списание денежных средств со │ 0 210 03 000 │ 0 201 11 000, │
│ │счета учреждения │ <1> │ 0 201 21 000 │
│ │ │ │ <2> │
│ │- поступление наличных денежных│ 0 201 34 000 │ 0 210 03 000 │
│ │средств в кассу учреждения │ <3> │ <4> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 2 │Поступление наличных денежных │ │ │
│ │средств, полученных во │ │ │
│ │временное распоряжение, в кассу│ │ │
│ │со счета учреждения: │ │ │
│ │- списание денежных средств со │ 3 210 03 000 │ 3 201 11 000, │
│ │счета учреждения │ <1> │ 3 201 21 000 │
│ │ │ │ <2> │
│ │- поступление наличных денежных│ 3 201 34 000 │ 3 210 03 000 │
│ │средств в кассу учреждения │ <3> │ <4> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 3 │Прием наличных денежных средств│ 3 201 34 000 │ 3 304 01 000 │
│ │во временное распоряжение │ <3> │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 4 │Поступление наличных денежных │ │ │
│ │средств в кассу учреждения в │ │ │
│ │возмещение недостач, хищений, │ │ │
│ │иных доходов: │ │ │
│ │- компенсации затрат │ 0 201 34 000 │ 0 209 30 000 │
│ │- сумм принудительного изъятия │ 0 201 34 000 │ 0 209 40 000 │
│ │- объектов основных средств │ 0 201 34 000 │ 0 209 71 000 │
│ │- объектов нематериальных │ 0 201 34 000 │ 0 209 72 000 │
│ │активов │ │ │
│ │- объектов непроизведенных │ 0 201 34 000 │ 0 209 73 000 │
│ │активов │ │ │
│ │- объектов материальных запасов│ 0 201 34 000 │ 0 209 74 000 │
│ │- денежных средств │ 0 201 34 000 │ 0 209 81 000 │
│ │- иных финансовых активов │ 0 201 34 000 │ 0 209 82 000 │
│ │- иных доходов │ 0 201 34 000 │ 0 209 83 000 │
│ │ │ <3> │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 5 │Возврат в кассу учреждения │ 0 201 34 000 │ 0 208 XX 000 │
│ │неиспользованных остатков │ <5> │ <6> │
│ │подотчетных сумм │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 6 │Возврат в кассу учреждения │ 2 201 34 000 │ 2 207 14 000 │
│ │выданных займов, ссуды, в т.ч. │ <3> │ │
│ │процентов по ним, штрафов и │ │ │
│ │пени │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 7 │Возврат в кассу учреждения │ 0 201 34 000 │ 0 206 XX 000 │
│ │авансовых выплат учреждения │ <5> │ <6> │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 8 │Поступление в кассу учреждения │ 2 201 34 000 │ 2 205 XX 000 │
│ │наличных сумм в виде доходов от│ <3> │ <6> │
│ │осуществления деятельности, │ │ │
│ │закрепленной в уставе │ │ │
│ │учреждения │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 9 │Поступление в кассу учреждения │ 2 201 34 000 │ 2 205 80 000, │
│ │наличных сумм в виде доходов от│ <3> │ <7> │
│ │грантов, пожертвований <8> │ │ 2 401 10 180 │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 10│Поступление наличных денежных │ 0 201 34 000 │ 0 201 27 000 │
│ │средств в иностранной валюте │ <3> │ <2> │
│ │в кассу учреждения │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 11│Выявление излишков денежной │ 0 201 34 000 │ 0 401 10 180 │
│ │наличности в кассе учреждения │ <3> │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 12│Поступление в кассу учреждения │ 2 201 34 000 │ 2 301 14 000, │
│ │полученного наличными деньгами │ <3> │ 2 301 24 000, │
│ │займа │ │ 2 301 44 000 │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 13│Поступление в кассу учреждения │ 0 201 34 000 │ 0 304 04 510 │
│ │денежных средств в рамках │ <3> │ │
│ │расчетов между головным │ │ │
│ │учреждением и обособленными │ │ │
│ │подразделениями (филиалами) │ │ │
├───┼───────────────────────────────┼──────────────────┼──────────────────┤
│ 14│Поступление в кассу учреждения │ 0 201 34 000 │ 0 304 06 000 │
│ │денежных средств в рамках │ <3> │ │
│ │расчетов с прочими кредиторами │ │ │
└───┴───────────────────────────────┴──────────────────┴──────────────────┘
--------------------------------
<1> Одновременно производится запись по забалансовому счету 17. Данная запись осуществляется после внесения изменений Приказом Минфина России от 06.08.2015 N 124н. До их внесения забалансовый счет 17 к счету 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" не открывался.
<2> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18.
<3> Одновременно производится запись по забалансовому счету 17.
<4> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18. Данная запись осуществляется после внесения изменений Приказом Минфина России от 06.08.2015 N 124н. До их внесения забалансовый счет 18 к счету 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам" не открывался.
<5> Одновременно производится запись по забалансовому счету 18 со знаком "минус".
<6> Применяются соответствующие код группы и код вида синтетического счета.
<7> Обращаем внимание на то, что в п. 87 Инструкции N 183н, скорее всего, допущена неточность, так как Планом счетов бухгалтерского учета автономных учреждений для учета расчетов по прочим доходам предусмотрен счет 0 205 80 000 "Расчеты по прочим доходам".
<8> Поступление денежных средств в виде грантов, пожертвований в кассу учреждения может отражаться в учете как с использованием счета 2 205 80 000, так и без его использования в зависимости от принятой в учреждении учетной политики (п. п. 87, 97 Инструкции N 183н).
Ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Автономным учреждением культуры оказаны услуги по подготовке и проведению концертного мероприятия за пределами территории РФ в рамках приносящей доход деятельности. Денежные средства в оплату мероприятия в сумме 61 000 руб. внесены заказчиком мероприятия в кассу учреждения. Как отразить указанные операции в учете?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения выявленную в результате проведенной инвентаризации недостачу постельного белья, приобретенного за счет собственных доходов учреждения, если работник, виновный в причинении ущерба, добровольно возместил сумму недостачи в кассу учреждения?
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения, применяющего УСН (объект налогообложения - доходы, уменьшенные на величину расходов), добровольное возмещение ущерба виновным лицом?
Другие ситуации из практики:
Корреспонденция счетов: Автономным учреждением за счет средств от приносящей доход деятельности приобретена одноразовая обувь (бахилы) для последующей реализации в розницу через торговый автомат. Учреждение учитывает товары по фактической стоимости. В отношении розничной торговли на территории местонахождения учреждения введена система налогообложения в виде ЕНВД.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения приобретение хозяйственных товаров через подотчетное лицо за счет субсидии на выполнение государственного задания? Денежные средства под отчет выдаются путем зачисления их на банковскую карту учреждения, выданную работнику. Неиспользованная часть подотчетной суммы внесена работником в кассу учреждения. Автономному учреждению открыт лицевой счет в органе казначейства.
Корреспонденция счетов: Как отразить в учете автономного учреждения добровольное погашение бухгалтером учреждения переплаты пособия по уходу за ребенком до 1,5 года, допущенной по его вине?
Корреспонденция счетов: Как отразить в бухгалтерском учете автономного учреждения, применяющего УСН (объект налогообложения "доходы, уменьшенные на величину расходов"), возмещение работником стоимости личных переговоров со служебного мобильного телефона? Денежные средства вносятся работником в кассу учреждения.
2.3. Бухгалтерский учет