План:
1) Понятие и виды инвентаризации;
2) Порядок проведения инвентаризации;
3) Типичные подлоги в материалах инвентаризации. Способы их распознавания и предупреждения.
1 вопрос
Инвентаризация – проверка наличия имущества организации на определённый момент времени путём пересчёта, обмера, взвешивания ценностей, сверки расчётов с дебиторами и кредиторами и последующего сопоставления фактического наличия имущества с данными БУ.
ЦЕЛИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
v Выявление полноты отражения в БУ обязательств;
v Сопоставление фактического наличия имущества с данными БУ.
ЗАДАЧИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
> Контроль за сохранностью ТМЦ и ДС путём сопоставления фактического наличия с данными БУ;
> Выявление ТМЦ, частично потерявших свое первоначальное качество;
> Выявление сверхнормативных и неиспользуемых ТМЦ с целью последующей реализации;
> Проверка соблюдения правил и условий хранения ТМЦ и ДС;
> Проверка учтённых на балансе ТМЦ, ДС и НЗП (незавершённое производство – сырьё и материалы, переданные в цех).
В ч. 2 ст. 12 ФЗ «О БУ» предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации:
· При передаче имущества в аренду, выкупе, преобразовании ГУП, МУП;
· При смене МОЛ;
· Перед составлением годовой БО (не ранее 01.10 отчётного года);
· При выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи имущества;
· При реорганизации или ликвидации предприятия;
· В случаях стихийного бедствия и других ЧП, вызванных экстремальными условиями;
· И др.
ФУНКЦИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
§ Проверка правильности и полноты данных, отражённых в БУ;
§ Выявление реальных объектов некоторых хозяйственных операций.
ВИДЫИНВЕНТАРИЗАЦИИ
I. По основаниям проведения:
|
|
® Плановые (инвентаризация кассы 1 раз в месяц);
® Внеплановые (смена МОЛ).
II. По объёму проверки:
~ Полные (всё имущество подвергается проверке);
~ Неполные (отдельные виды имущества).
III. По полноте охвата материальных ценностей:
> Сплошные (конкретный вид имущества подвергается проверке, весь без исключения – инвентаризация кассы);
> Выборочные (выборка имущества).
IV. По объекту проверки:
© Инвентаризация основных средств;
© Инвентаризация ДС;
© ТМЦ;
© НЗП.
ТРЕБОВАНИЯ К ПРОВЕДЕНИЮ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
☼ Внезапность. Является основным требованием при проведении инвентаризации. МОЛ может восполнить недостачу, избавиться от излишков, составить документы на недостачу и излишки;
☼ Комиссионность. Комиссия утверждается приказом работодателя, состав определяется в зависимости от вида инвентаризации;
☼ Действительность. При проведении инвентаризации должны непосредственно проверять фактическое наличие ценностей. Не допускается заполнение инвентаризационной описи на основании книжных остатков или со слов МОЛ;
☼ Непрерывность. Инвентаризация проводится непрерывно в 1 рабочий приём. Если такое невозможно, применяется правило «ключа и пломбира». Помещение опечатывается (пломбируется). Пломбир остаётся у председателя комиссии, ключ передаётся МОЛ;
☼ Участие МОЛ. Обязательно присутствует при инвентаризации даже в случаях ареста. Если МОЛ несколько, достаточно присутствие одного из них по письменному поручению остальных.
2 вопрос
Инвентаризацию ТМЦ можно разделить на 3 этапа:
Þ Подготовительный. На данном этапе при проведении инвентаризации приказом руководителя создаётся инвентаризационная комиссия. При большом объёме рабочие комиссии. В состав комиссии не менее 3 человек. Если инвентаризация проводится по требованию правоохранительных органов, то представители этих органов могут присутствовать при проведении инвентаризации, но не могут являться членами комиссии. Инвентаризация начинается с опломбирования всех мест ценностей. Если инвентаризация проводится по требованию ПО, то места хранения опечатываются представителями этих органов до того момента, как станет известно о проведении инвентаризации. При проведении инвентаризации помимо комиссии в ней должны участвовать МОЛ. С этой целью в ИО предусмотрена расписка МОЛ о том, что на момент проведения инвентаризации все поступившие ценности оприходованы, выбывшие списаны в расход, а приходно-расходные документы сданы в бухгалтерию Комиссия получает данные о ТМЦ на момент проведения инвентаризации бухгалтерией и приступает к проведению инвентаризации. До начала проведения инвентаризации осуществляется проверка контрольно-измерительных приборов и выявляются фактические настройки приборов на обвес, обмер, обсчёт. Если выявлены нарушения, составляется акт, осуществляется замена приборов на исправные и после этого проводится инвентаризация.
|
|
Þ Основной (рабочий). При проведении плановой инвентаризации данные по фактическим остаткам ценностей, подсчёт которых производится слева направо, по кругу без исключений заносятся в черновую тетрадь. Она должна быть пронумерована, прошнурована и зарегистрирована печатью предприятия. Подсчёт ценностей осуществляется путём обмера, взвешивания, пересчёта со вскрытием коробок и упаковок, в т.ч. и банковские. Что касается ДС, банковские упаковки вскрываются и полистный пересчёт ДС. Допускается пересчёт навалочных материалов (щебень, керамзит) с привлечением специалиста без прямого взвешивания. Все остальные ТМЦ подлежат поштучному пересчёту. На время инвентаризации все операции с проверяемыми ТМЦ прекращаются, посторонние лица в помещение не допускаются. Вновь поступившие материалы складируются отдельно (лучше отдельное помещение, если невозможно – отдельное место) и на данные ценности составляется отдельная опись. Если при проведении инвентаризации обнаружены испорченные и непригодные ТМЦ, они в ИО не включаются. На них составляется отдельный акт, в котором указывается наименование испорченных ТМЦ, причины порчи, сумма ущерба и виновное лицо. Все остальные ТМЦ (записи), отражённые в черновой тетради, должны быть ещё раз (таксировка) проверены и в ней расписываются члены комиссии и МОЛ. После подписания никаких данных в тетрадь вносить (вычёркивать) нельзя;
|
|
Þ Заключительный (выявление результатов инвентаризации). На основании данных черновой тетради, которая передаётся в бухгалтерию, составляется ИО и сличительная ведомость. В ИО указываются:
> Дата инвентаризации;
> Место инвентаризации;
> Наименование ценностей;
> МОЛ.
Достоверность сведений, отражённых в ИО, подтверждают члены инвентаризационной комиссии. В сличительной ведомости осуществляется сопоставление данных БУ с фактическими данными, выявленными при инвентаризации (ИО). По результатам сопоставления может быть выявлено:
§ Совпадение данных БУ и фактических ценностей – «соответствие»;
§ Превышение данных БУ над фактическими данными – «недостача»;
§ Превышение фактических данных над данными БУ – «излишки»;
§ Как частный случай для предприятий, на которых количественно-сортовой учёт: излишки и недостачи по одному и тому же наименованию продукции (пересортица). Хлеб 1 и 2 сорта – излишки и недостачи соответственно.
Если обнаружены расхождения фактических данных с данными БУ, МОЛ дают письменные объяснения о причинах их возникновения. Окончательный результат несоответствия при обычном порядке проведения инвентаризации утверждается руководителем. При проведении инвентаризации ПО – в судебном порядке.
ПРИЧИНЫОБРАЗОВАНИЯ ПЕРЕСОРТИЦЫ
· Ошибки МОЛ при приёмке и отпуске ценностей;
· Злоупотребление МОЛ;
· Ошибочные записи в БУ;
· Умышленное внесение неверных записей в первичные документы.
Причинами образования излишков и недостач могут быть:
ü Ошибочные записи в БУ;
ü Ошибки при приёмке и отпуске;
ü Злоупотребление со стороны МОЛ;
ü Реализация неучтённой продукции.
В случае обнаружения пересортицы руководитель имеет право утвердить взаимозачёт (перекрытие суммы недостачи суммой излишков). При этом должны соблюдаться следующие условия:
v Данный факт (пересортица) не носит регулярный характер у конкретного МОЛ;
v Наименование ценностей должно быть одно и тоже;
v Пересортица возникла в одном и том же отчётном периоде.
В случае обнаружения излишков они приходуются (приход), т.е. оформляются документально и включаются в доход предприятия (счёт 91) в случае обнаружения недостач они возмещаются засчёт средств МОЛ, если иное не предусмотрено законодательством (нарушение целостности помещения, стихийные бедствия – МОЛ нести ответственность не будет за недостачи).
ОСНОВАНИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ПО ИНИЦИАТИВЕ ПРАВООХРАНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ
> Наличие фактических данных о присвоении и растрате ценностей;
> Факты обмана потребителей;
> Умышленное уничтожение имущества;
> Наличие информации об изготовлении неучтённой продукции;
> Данные о наличии документально не оформленных ценностей;
> Наличие информации о пересортице, приписках и т.д.
3 вопрос
Наиболее распространёнными способами сокрытия недостач являются:
☺ Внесение в опись несуществующих товаров - для распознания данного подлога можно использовать следующие приёмы:
© Восстановление количественного учёта;
© Контрольное сличение остатков (при невозможности первого метода);
© Допрос участвующих лиц в инвентаризации.
☺ Последующие дописки количества товаров в инвентаризационных описях – помимо вышеперечисленных можно обнаружить путём сопоставления различных экземпляров ИО (встречная проверка);
☺ Составление бестоварных расходных документов на другую организацию – проведение инвентаризации одновременно в двух организациях;
☺ Несвоевременное оприходование ТМЦ - сопоставление первичных документов с товарным отчётом МОЛ (взаимный контроль).
СПОСОБЫСОКРЫТИЯ ИЗЛИШКОВ ПРИ ПРОВЕДЕНИИ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Не включение в опись фактически имевшихся ценностей – восстановление количественно-суммового учёта, контрольное сличение остатков, допросы лиц;
Составление бестоварных приходных документов на другую организацию – инвентаризация одновременно в двух организациях;
Последующие дописки прочерков в инвентаризационную опись (там дописывали цифры, здесь прочерки) – сопоставление экземпляров, встречная проверка одного и того же документа;
Несвоевременное проведение по отчётности расходных документов.