План:
1) Общие правила расчётов с подотчётными лицами;
2) Расчёты с командированными работниками;
3) Учёт представительских расходов.
1 вопрос
Расчёты с подотчётными лицами являются разновидностью кассовых операции и характерны для любой организации. Абсолютная ликвидность ДС превращает наличные деньги в весьма привлекательный инструмент для проведения расчётов за приобретённые товары, материально-производственные запасы или внеоборотные активы. Но в то же время использование наличных ДС для расчётов создаёт благоприятные условия для злоупотреблений и ухода от налогов. Поэтому государство старается ограничить наличное денежное обращение в стране. На сегодняшний день с 01.01.2007 года лимит наличных денежных расчётов между ЮЛ по одному договору составляет 100 000 рублей.
Для того, чтобы соблюсти порядок выдачи наличных ДС под отчёт, необходимо выполнение следующих условий:
Ø Наличие приказа руководителя, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчётных сумм, который предусматривает круг лиц, имеющих право на получение денег в подотчёт, размеры подотчётных сумм, сроки их возврата и отчёта об израсходовании;
Ø Соблюдение правил выдачи средств под отчёт только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчётных сумм;
Ø Соблюдение правил выдачи ДС под отчёт только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам.
Документами системы нормативного регулирования БУ не определён перечень должностей и работников организации, которые могут являться подотчётными лицами. Поэтому руководитель самостоятельно определяет данный перечень. В него включаются лица, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а именно:
|
|
ü С руководителями, их заместителями, специалистами и иными работниками, осуществляющими операции по купле-продаже ценностей;
ü С директорами, заведующими, администраторами торговых организации, организации общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц, руководителями строительных организации и участков монтажных работ;
ü С заведующими и руководителями складов, кладовых, ломбардов, камер хранения, заведующими хозяйством, комендантами, кладовщиками, агентами по снабжению, экспедиторами и т.д.;
ü С заведующими и руководителями аптечных, фармацевтических организации, провизорами, фармацевтами, технологами;
ü Лаборантами, методистами кафедр, деканатов, заведующими секторами библиотек.
Типовая форма договора о полной индивидуальной ответственности приведена в Приложении № 2 к Постановлению Министерства труда РФ от 31.12.2002 г. № 85. Следует иметь ввиду, что трудовым законодательством установлено ограничение с оформлением договора о полной материальной ответственности (ст. 63 ТК РФ: заключение договора о полной МО только с лицами, достигшими 16 лет). Однако на основании других статей ТК РФ можно сделать вывод, что существует фактически прямой запрет на приём на работу в качестве МОЛ, не достигших 18-летнего возраста, т.к. в соответствии со ст. 242 ТК РФ работники несут полную МО в возрасте до 18 лет только за умышленное причинение ущерба, за ущерб, причинённый в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также за ущерб, причинённый преступлением или административным проступком.
|
|
Подотчётные суммы для оплаты командировочных расходов работникам, моложе 18 лет, также выдаваться не могут, т.к. направление несовершеннолетних в командировки не допускается. При выдаче наличных ДС под отчёт должны соблюдаться общие требования, установленные порядком ведения кассовых операции. Выдача оформляется расходным кассовым ордером (РКО) на основании приказа руководителя. При получении РКО кассир-бухгалтер должен проверить:
Правильность оформления;
Наличие подписи главбуха и руководителя;
Наличие перечисленных документов в приложении.
Лица, получившие наличные ДС под отчёт, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести окончательный расчёт по ним. Суммы, выданные под отчёт, списываются на основании представленного авансового отчёта, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 55 и должна применяться организациями всех форм собственности. Авансовый отчёт составляется в 1 экземпляре подотчётным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне авансового отчёта подотчётное лицо приводит перечень документов, подтверждающих произведённые расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и т.д.). Также указываются суммы, подтверждённые этими документами. Бухгалтерия после подачи авансового отчёта проверяет его с целью установления целевого расходования средств, наличия оправдательных документов, подтверждающих произведённые расходы, правильности их оформления и подсчёта сумм и указывает суммы, принятые к учёту (те суммы, которые не вызывают сомнения). Проверенный АО утверждается руководителем и применяется к БУ.
|
|
Остаток неиспользованного аванса сдаётся подотчётным лицом по приходному кассовому ордеру, подтверждённый перерасход по авансовому отчёту выдаётся подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Бухгалтерия на основании утверждённого АО списывает денежные суммы в установленном порядке на затраты производства, общехозяйственные и общепроизводственные расходы или расходы на продажу (последние в торговых организациях). Суммы, по которым подотчётное лицо в срок не отчиталось, взыскиваются с него в полном объёме на основании приказа руководителя. Если работники, привлекаемые к ответственности, не согласны с фактом взыскания или суммой взыскания, то они могут обратиться в суд.
Судебная практика по делам о материальной ответственности обобщена в Постановлении Пленума ВС РФ от 16.11.2006 г. № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причинённый работодателю». Срок исковой давности по данному взысканию установлен в 1 год. Работник не может быть привлечён к МО, если ущерб возник вследствие непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска, крайней необходимости или необходимой обороны, либо неисполнения работодателем обязанности по обеспечению условий по сохранению имущества, вверенного работнику (ст. 239 ТК РФ).
2 вопрос
В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работника на определённый срок для выполнения поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется сохранение места работы, среднего заработка а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Порядок направления работника в командировку урегулирован Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1987 года № 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которая издана на основании Постановлении Совмина СССР 18.03.1988 г. № 351 и действующей в части, не противоречащей ТК РФ.
Не могут быть направлены в командировку беременные женщины; работники моложе 18 лет за исключением творческих работников; работники в период действия ученического договора (ст. 203 ТК РФ); женщины, имеющие детей в возрасте до 3 лет; матери и отцы, воспитывающие детей до 5 лет без супруга / супруги; работники, имеющие детей-инвалидов; работники, осуществляющие уход за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением.
В общем случае срок командировки определяется руководителем, но не может превышать 40 дней не считая времени нахождения в пути. При зарубежных командировках, если длительность превышает 181 день, возникает проблема с НДФЛ, т.к. по истечении данного срока работник не считается резидентом РФ. Для расчёта размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки. В соответствии с Инструкцией № 62, днём выезда в командировку считается день отправления транспортного средства, указанный в билете, а днём приезда день прибытия ТС, указанный в билете, к месту постоянной работы. Оформление командировки унифицированными документами:
§ Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма Т-9; Т-9а);
§ Командировочное удостоверение (форма Т-10);
§ Авансовый отчёт (форма АО-1);
§ Служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма Т-10а).
Оплата расходов на командировку (ст. 168 ТК РФ): в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать:
o Расходы по проезду;
o Расходу по найму жилого помещения;
o Суточные;
o Иные расходы, произведённые с разрешения или ведома работодателя.
3 вопрос
Отражение в БУ и налоговом учетё представительских расходов всегда вызывает внимание при проверке налоговым инспектором. Представительские расходы – расходы на официальный приём и обслуживание представителей других организации, которые участвуют в переговорах для установления взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров или другого руководящего органа-налогоплательщика (п. 2 ст. 264 НК РФ). Документальное оформление представительских расходов осуществляется в соответствии с п. 1 ст. 9 ФЗ «О БУ», оправдательными документами, которые будут приняты к БУ. В настоящее время не существует унифицированных форм первичных учётных документов для оформления представительских расходов. Поэтому в соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ «О БУ», формы документов могут быть разработаны организацией самостоятельно и должны содержать все обязательные реквизиты. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты, осуществлённые налогоплательщиком (ст. 252 НК РФ). Следовательно, представительские расходы подлежат включению в состав расходов. При этом они будут исключены из прибыли, подлежащей налогообложению. Поэтому очень важно соблюсти правомерность их включения в состав затрат. Для этого на предприятии должны быть составлены:
® Приказ руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
® Смета представительских расходов;
® Первичные документы (при приобретении товаров «на стороне» - от сторонних организации);
® Акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации с указанием сумм фактически произведённых расходов.
При принятии расходов в БУ в качестве представительских необходимо руководствоваться ПБУ № 1099. Представительские расходы в течение отчётного периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расхода налогоплательщика на оплату труда за тот же отчётный период. При налогообложении прибыли не учитываются представительские расходы в части, превышающей установленный лимит (НК РФ). При этом в бухгалтерию должны быть предоставлены документы:
Отчёт об осуществлении представительских расходов с указанием суммы произведённых расходов, утверждённый руководителем;
Авансовый отчёт с приложением к нему документов, подтверждающих представительские расходы (счета предприятия общественного питания, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д.).
Отдельным вопросом при списании представительских расходов является списание спиртных напитков. До недавнего времени налоговые органы не разрешали включать в состав представительских расходы на алкогольную и табачную продукцию, закупленную для официального приёма. Основным аргументом служил п. 2 ст. 264 НК РФ, в которой не приводится перечень представительских расходов. Соответственно алкогольная продукция в нём не указана. На сегодняшний день налоговое ведомство разрешило налогоплательщикам учитывать эти расходы в качестве представительских, тем самым снижая прибыль, подлежащую налогообложению (Письмо Министерства по налогам и сборам от 15.12.2003 г. № 02-5-10/127), а позднее Минфин согласился с данной точкой зрения согласно Письмам от 09.06.2005 г. № 03-02-05/1/49 и от 19.11.2005 г. № 03-03-01-04/2/30. Но при этом количество алкоголя, закупленного для организации встречи, должно соответствовать обычаям делового оборота, т.е. должно быть в разумных пределах!