План:
1) Оформление операции по расчётному счёту;
2) Оформление кассовых операции;
3) Выявление нарушений по учёту ДС предприятия.
1 вопрос
Для осуществления расчётов предприятие должно открыть расчётный счёт в банке. Для открытия расчётного счёт предприятием в банк предоставляется:
♫ Заявление установленной формы на открытие расчётного счёта;
♫ Копия устава и учредительного договора, заверенные нотариально;
♫ Копия решения о ГР, заверенная нотариально или органом, зарегистрировавшим предприятие;
♫ 2 экземпляра банковских карточек с образцами подписей и оттиском печати;
♫ Справка о постановке на учёт в налоговой службе, пенсионном фонде, статистических органах и органах обязательного медицинского страхования.
Все вышеперечисленные документы предоставляются юридической службе банка, которая осуществляет их проверку и оформляет договор банковского счёта. При открытии счёта в бухгалтерию банка предоставляется 1 экземпляр карточки с образцами подписей и оттиска печати. Помимо этого в бухгалтерию предоставляется распоряжение об открытии счёта, в котором указываются владелец счёта, № и дата договора банковского счёта и порядок и периодичность выдачи выписок с расчётного счёта. После этого начинается работа с клиентом. Закрытие счетов клиентом возможно в следующих случаях:
© По решению собственников;
© По решению органа, имеющего полномочия на ликвидацию или реорганизацию предприятия;
© Признание в установленном порядке предприятия банкротом;
© По принятии решения о прекращении деятельности из-за несоблюдения условий или невыполнения условий, установленных законодательством РФ;
© По решению суда;
© В случае нарушения клиентом условий договора на банковское обслуживание.
На расчётном счёте у предприятия сосредотачиваются свободные ДС и поступления за реализованную продукцию, выполненные работы, услуги, краткосрочные и долгосрочные кредиты и ссуды и прочие зачисления. С расчётного счёта производятся практически все платежи организации: оплата услуг за поставленное сырьё и материалы, погашение задолженности бюджету, внебюджетным фондам, получение в кассу денежных средств на хозяйственные нужны и другие.
Выдача и перечисление ДС на счёт клиента осуществляется на основании приказа организации – владельца расчётного счёта или с его согласия (акцепта). В особых случаях банк принудительно списывает ДС с расчётного счёта по документам других организации (инкассовые поручения, списание без согласия клиента). В некоторых случаях банк может списывать ДС со счёта клиента по собственной инициативе (% по кредиту, суммы по просроченным кредитам и т.д.). Выдача ДС со счёта, а также безналичные перечисления осуществляются на основании:
~ Чек на выдачу ДС.
Внесение наличных ДС на счёт оформляется объявлением на взнос наличными (если были суммы после выдачи заработной платы, которые в последствии депонированы, возвращены на счёт). При осуществлении без наличных перечислении используют платёжное поручение; платежное требование; аккредитив; лимитированная чековая книжка; инкассовые поручения. При осуществлении наличных и безналичных расчётов банком выдаются выписки с расчётного счёта клиента. При этом следует учитывать, что расчётный счёт банка является пассивным по отношению к расчётному счёту предприятия. Таким образом, суммы, зачисленные на расчётный счёт, будут отражены по кредиту, а списанные суммы – по дебету. В выписке с расчётного счёта указывается дата осуществления операции, № документа, на основании которого операция осуществлялась и суммы, по которым осуществлялось движение. При этом к выписке прилагаются все первичные документы, которые в ней перечислены. После получения выписки с расчётного счёта бухгалтерия предприятия осуществляет её проверку и отражение операции на счетах предприятия. В течение 10 дней если обнаружена ошибка (начисление или списание), клиент обязан письменно известить банк, иначе суммы по выписке считаются подтверждёнными.
2 вопрос
Для осуществления наличных расчётов предприятие организует кассу. Ответственность за правильность оборудования помещения и обеспечения сохранности ДС несёт руководитель предприятия. За сохранность ДС в кассе несёт ответственность кассир, с которым заключается договор о полной (индивидуальной) материальной ответственности. Общий порядок организации наличного денежного обращения регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, утв. Приказом от 05.01.1998, № 14-П. Документальное оформление кассовых операций осуществляется с применением следующих документов:
® Денежный чек на получение наличных ДС;
® Объявление на взнос наличными на расчётный счёт;
® Приходный кассовый ордер;
® Расходный кассовый ордер;
® Платёжная ведомость (Расчётно-платёжная ведомость).
Приходные и расходные КО – первичные документы на факт поступления и выдачи наличных ДС из кассы. Они оформляются в бухгалтерии и регистрируются в журнале на конкретного человека. При выписке приходного ордера указывается лицо, которое вносит ДС и основание внесения ДС в кассу (договор). В ПКО предусмотрен сам ордер и квитанция к нему. Подписывается главным бухгалтером и кассиром. Квитанция отрывная и выдается лицу, внесшему ДС. Не менее 5 мм печати должно быть на квитанции! После операции кассир гасит ордер и ставит дату совершения операции.
Расходный ордер подразумевает выдачу. Помимо подписи главного бухгалтера должна быть подпись руководителя и печать предприятия. Указываются паспортные данные лица, которому выданы ДС и лицо собственноручно пишет полученную сумму и ставит подпись. Эти документы выписываются в единичном экземпляре. Никакие исправления, помарки, неточности не должны быть, иначе аннулирование и взамен испорченного выписывается новый.
Все первичные документы должны регистрироваться в кассовой книге (1 экземпляр, прошнуровывается, пронумеровывается и опечатывается + печать главного бухгалтера, подтверждающая количество листов). Кассовая книга оформляется в программе 1С «Бухгалтерия». По окончании рабочего дня копировальный вариант – отчёт кассира за день, который сдаётся главному бухгалтеру. Последний осуществляет пересчёт документов и подтверждает своей подписью.
Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (ф. КО-1), который подписывается главным бухгалтером. Вносителю ДС выдается квитанция ПКО за подписью главного бухгалтера и кассира и печати. Выдача ДС производится по расходным кассовым ордерам (ф. КО-2), который должен содержать подпись руководителей и главного бухгалтера, печать предприятия. При этом лицо, которому выдаются деньги, обязано предъявить паспорт или иной заменяющий документ и вписать прописью полученную сумму, поставить дату получения. По мере выполнения кассовых операции кассир обязан подписать документы и погасить штампом «получено» или «оплачено» с датой совершения операции. Помимо первичных документов в кассе ведётся кассовая книга, которая является регистром аналитического учёта. К ней предъявляются требования:
ü Ведётся в 1 экземпляре;
ü Должна быть пронумерована, прошита и опечатана;
ü Должна быть подтверждена подписью главного бухгалтера.
По окончании рабочего дня кассир составляет отчёт кассира с приложением к нему всех первичных документов.
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ КАССЫ
Проводится в присутствии кассира и главного бухгалтера организации не реже 1 раза в месяц. При наличии на предприятии нескольких касс они все опечатываются, чтобы не было возможности покрыть недостачу засчёт других источников. До начала инвентаризации кассир предоставляет для проверки последний кассовый отчёт и документы по операциям последнего дня, а также даёт расписку о том. Что на момент проведения инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчёт и ДС выданы или оприходованы. Результаты инвентаризации оформляют актом, составленном по унифицированной форме «Акт инвентаризации наличных ДС в кассе», который подписывается кассиром и главным бухгалтером. Одновременно с инвентаризацией проводится проверка условий хранения ДС в кассе, в ходе которой выясняется:
☺ Обеспечена ли сохранность ДС при доставке из банка и во время выдачи заработной платы;
☺ Имеется ли для хранения денег или других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф;
☺ Застрахована ли касса организации;
☺ Соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (1 экземпляр хранится у кассира, 1 экземпляр у руководителя предприятия);
☺ Соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам.
3 вопрос
Наиболее частыми нарушениями являются:
· Несоблюдение правил заполнения первичных документов:
v Неуказание наименования организации;
v Несоблюдение сквозной нумерации ордеров в течение года;
v Неуказание или неправильное указание даты составления ордера;
v Неправильное указание корреспондирующего счёта;
v Непроставление на ордерах отметки «погашено» или «оплачено»;
v Отсутствие подписей или печати;
v Отсутствие росписи получателя ДС;
v И т.д.
· Ошибки в заполнении кассовой книги:
> Непроставление суммы остатка на начало рабочего дня;
> Ошибки при подсчёте итоговых сумм и остатка;
> Несоблюдение лимита кассы;
> Ведение записей со сроком более, чем 3-5 дней;
> И т.д.
· Ошибки при оформлении банковских операции (их меньше, т.к. банк при ошибке не примет):
ü Неправильное указание регистров получателя или плательщика средств;
ü Неверное указание сумм, подлежащих списанию со счёта клиента;
ü Неверное указание назначения платежа;
ü И т.д.
Исправления в кассовых и банковских документах не допускается, поэтому неправильно оформленный документ аннулируется и взамен него выписывается новый. Исправления в кассовой книге допускаются только корректурным способом с указанием даты исправления и подписи кассира и главного бухгалтера.