Какие факторы побуждают предприятья к уменьшению размеров запасов

Эффективность управления оборотными средствами пред­приятия, к которым относятся и МПЗ, оказывает большое влия­ние на результаты его финансово-хозяйственной деятельности и обусловливается многими факторами — как внешними, не зави­сящими от деятельности предприятия, так и внутренними,на которые предприятие может и должно активно воздействовать.

Среди внешних факторов стоит выделить общую экономичес­кую ситуацию в стране и регионе, особенности и нестабильность налогового законодательства, условия получения кредитов и про­центные ставки по ним, возможность целевого финансирования. Следует отметить, что перечисленным не исчерпывается вся со­вокупность внешних обстоятельств, которая, без сомнения, зна­чительно шире.

Учитывая влияние внешних факторов, предприятие должно активнее использовать внутренние рычаги и резервы, повышаю­щие эффективность применения оборотных средств, среди ко­торых можно выделить рациональное и экономное использова­ние материальных и топливно-энергетических ресурсов.

Снижение материало- и энергоемкости продукции позволит предприятию:

• улучшить свое финансовое положение за счет снижения себестоимости продукции и увеличения прибыли;

• увеличить объем выпуска продукции из одного и того же ко­личества сырья и материалов;

• успешно конкурировать с другими предприятиями на рын­ках сбыта, особенно за счет снижения цены на продукцию;

• уменьшить нормативный объем оборотных средств, необхо­димых предприятию для нормального функционирования.

Рациональному использованию материальных ресурсов на предприятии способствует реализация современных концепций управления производственными запасами. Значительные резер­вы повышения эффективности деятельности предприятия зало­жены, в частности, в рациональном управлении МПЗ.

Принимая решение о создании запасов, нужно добиваться того, чтобы, с одной стороны, затраты на содержание запасов были минимизированы, а с другой — не возникал дефицит, нару­шающий ритмичный ход производства и продажи продукции. Предприятие должно всегда располагать достаточным количе­ством МПЗ, гарантирующим выполнение в срок договорных обя­зательств и заказов. Обычно эта задача решается на основе кри­терия минимальных общих затрат на формирование и управление различными видами запасов.

Экономия на закупках, сокращение затрат на транспортиров­ку, обеспечение надежности снабжения и производства, защита против возможного повышения цен на материальные ресурсы пу­тем создания буферных запасов, учет сезонных колебаний производственной программы или спроса, выполнение графика про­изводства играют положительную роль в экономике предприятия.

Регулирование объемов закупок. Создание больших запа­сов приводит в ряде случаев к значительной экономии, так как при закупках крупными партиями поставщики, как правило, делают скидки в цене. Хотя создаваемые в этом случае запасы матери­альных ресурсов нередко хранятся достаточно долго, затраты на хранение могут быть меньше, чем выигрыш на скидках с цены. Экономия сохраняется до тех пор, пока сумма скидки превышает затраты на хранение материальных ресурсов.

Хранение излишних товарно-материальных запасов нередко является делом совершенно ненужным. Ведь складирование толь­ко влечет за собой расходы, ничуть не увеличивая ценность храни­мой продукции. Складирование без особой необходимости всегда означает попусту потраченные средства, другими словами, расто­чительство. Создание запасов никогда не должно быть самоцелью. Наоборот, следует всегда стремиться к освобождению от излиш­них запасов лежащих без движения материальных ресурсов.

Для того чтобы найти пути сокращения запасов, необходимо сна­чала распознать причины возникновения излишков, а затем можно приступить к изысканию средств для устранения каждой из них.

Как уже указывалось, одной из основных причин образования лишних запасов является не оправданное потребностью завышение размеров закупаемых партий. Другая причина — неуверенность, незнание того, сколько потребуется того или иного ресурса и когда именно. На всякий случай товара заказывают чуть больше, чем нуж­но на самом деле, или же заблаговременно, задолго до потребле­ния. К счастью, эти причины устраняются более эффективным пла­нированием запасов и их контролем, более широким использованием современных систем планирования потребности в материалах, например логистических концепций MRP (Material Requirement Planning) и их модификаций. Основная модель эконо­мического заказа (EOQ) является одной из старейших и наиболее часто используемых техник управления запасами. Исследования от­сылают нас к публикации 1915 года, написанной Фордом У. Харрисом. EOQ и сегодня используется в большом количестве организа­ций. Оптимальный размер заказа Q* есть тот, который обеспечивает минимальную величину суммарных затрат (к ним относятся затраты на заказ и затраты на хранение). Часто в тех случаях, когда задания по производству и реализации продукции удается успешно выполнить при запасах меньшего объема, нужно только наладить систе­матическое управление материальными потоками по всей логисти­ческой цепи «закупка — производство — сбыт».

Рис.3. Суммарные затраты как функция величины заказа

На рис. 3 видно, что оптимальная величина заказа достигает­ся в точке, где кривая затрат на заказ и кривая затрат на хранение пересекаются.

где Q* — оптимальное количество единиц на заказ; D — годовой спрос в единицах определенного наименования; S — затраты на каждый заказ; Н — затраты на хранение на единицу в год.

Управление объемами закупок, конечно, требует дополнительных усилий и затрат, но оно того стоит, если целью деятельности поставлено достижение высокой результативнос­ти и дальнейшее развитие предприятия.

Снижение затрат на транспортировку. Эта проблема во многом сродни проблеме экономии на закупках. Перевозка боль­ших партий товара, например железнодорожным транспортом, как правило, обходится дешевле за счет снижения транспортных тарифов и более полного заполнения всего объема транспортного средства. Однако это влечет за собой создание значительных складских запасов, а значит, увеличивает текущие издержки на хранение материальных ресурсов, способствует росту складских расходов, затрат на страхование, потерь из-за физической порчи и хищений. Кроме того, наличие значительных запасов препят­ствует реализации логистической концепции управления запасами, предполагающей минимизацию общих затрат.

Закупка небольшими партиями и доставка материальных ре­сурсов непосредственно в производственные подразделения предприятия, например, реализация концепции ЛТ (от англ. just in time — точно в срок), снижает потребность в оборотных сред­ствах и складских затрат. Она предполагает весьма надежных по­ставщиков, а также вызывает рост затрат на оформление заказа и транспортных расходов.

Один из путей достичь небольших размеров запасов и заде­лов — это перемещать материальный поток через цех (участок) только тогда, когда в этом есть производственная необходимость. Такую «вытягивающую» систему движения материального потока японцы называют «канбан» («карточка»). Она выполняет роль сиг­нала и особенно эффективна, когда партии изделий малы и обыч­но требуют нескольких часов для их изготовления.

Задача менеджера — выбрать рациональный (оптимальный по общим затратам) в конкретной хозяйственной ситуации вариант. Эта задача является одной из основных в теории управления за­пасами.

Путь к сокращению материально-производственных запасов на предприятии также лежит через их рациональное использова­ние, ликвидацию сверхнормативных излишков, совершенствова­ние нормирования, улучшение организации материально-техни­ческого обеспечения, в том числе путем установления четких договорных условий поставок, оптимального выбора поставщи­ка, четкой работы транспорта.

Сокращение затрат на хранение. Весьма существенную роль в повышении эффективности использования оборотных средств играет организация складского хозяйства.

Поскольку общие расходы на хранение товарно-материаль­ных ценностей на складе слагаются из многих статей, непросто составить ясное представление о том, во сколько обходится предприятию содержание товарных запасов и как на самом деле распределяются расходы. Первостепенная задача управления товарно-материальными потоками состоит в том, чтобы выяс­нить общий объем затрат, связанных с содержанием запасов.

Затраты на хранение можно разделить на две главные груп­пы: затраты, обусловленные вложением капитала в запасы, и расходы на ведение складского хозяйства. Поскольку общей целью материально-технического снабжения является снижение материальных затрат путем сокращения запасов, целесообраз­но в расчет включать только такие расходы, которые зависят от объема запасов.

Затраты, обусловленные вложением капитала, находят­ся в прямой зависимости от общей стоимости совокупных за­пасов товарно-материальных ценностей, имеющихся на пред­приятии. Часть запасов помещена на склады, другая часть проходит производственный процесс или находится в торго­вом помещении либо на складе готовой продукции. Чтобы по­нять, чем определяется объем затрат и каков механизм их об­разования, рассмотрим условный пример. Допустим, предприятие закупает партию товара, необходимую для про­изводства или продажи в течение четырех месяцев. Поставку необходимо оплатить в месячный срок, для чего нужно изыс­кать сумму, соответствующую выручке от трехмесячного сбыта или производства. Если необходимые средства заимствуют у банка, то объем затрат равен процентам за банковский кредит, к которым еще следует прибавить прочие издержки, связанные с использованием займа. Структура затрат хранения запасов представлена в таблице 1.

Однако расходы на обслуживание банковского кредита не все­гда исчерпывают собой затраты по вложенному капиталу. Ведь банковский кредит имеет свои границы, и поэтому следует заду­маться над тем, не выгоднее ли вместо иммобилизации капитала в запасах использовать его для других деловых операций. Если взвесить упущенную выгоду, получится, что затраты по занятому капиталу на самом деле значительно выше платы за банковский кредит. Они находятся в прямой зависимости от денежной сто­имости запасов и, следовательно, изменяются под воздействи­ем изменения объема запасов.

Расходы на ведение складского хозяйства включают в себя такие статьи, как содержание складского помещения, оплата тру­да складского персонала, приобретение и эксплуатация инвен­таря, перевозки, убыль товара, страхование.

Таблица 1

Определение затрат хранения запасов

Если запасы хранятся в отдельном помещении, расчет зат­рат на помещение (в том числе освещение, отопление, уборку, охрану и т. п.) не доставляет особых трудностей. Доля их колеб­лется в зависимости от профиля предприятия, но в среднем со­ставляет 25-50% расходов на ведение складского хозяйства.

Затраты на складские помещения не обнаруживают столь же очевидной зависимости от объема запасов, какую демонстриру­ют затраты по вложенному капиталу. Однако их также можно сни­зить при уменьшении объема запасов. Освобождающуюся из-под запасов площадь предприятие может использовать для торговых или производственных целей. Каким бы ни был профиль фирмы, для освободившейся площади всегда найдут применение.

Исчисление затрат на оплату труда складского персонала также не составляет проблемы. Кроме затрат на оплату труда соб­ственно складского персонала к этой статье необходимо отнести также некоторую часть затрат на оплату труда с отчислениями на социальные нужды персонала подразделения МТО. Куда сложнее оценить, на какую сумму снижаются затраты на оплату труда при сокращении запасов. Если уменьшение запасом позволяет отказать­ся от отдельного складского помещения, то можно сократить и чис­ленность складского персонала. Сокращение запасов также уско­ряет подбор требуемых изделий и размещение товаров на складе, например, раскладывание их по полкам стеллажей. Достигается так­же рационализация работ, меньше времени уходит на текущую ин­вентаризацию складских запасов, необходимую для ведения точного складского учета. Хотя и приемка поступающих мелкими партиями товаров может привести к увеличению числа работников отдела при­емки, в конечном счете, как правило, все же достигается сокраще­ние затрат на оплату труда складского персонала.

Особую статью составляют расходы на инвентарь, к кото­рому относятся, в частности, складские стеллажи с полками, гру­зовые поддоны и механизмы для грузообработки, в том числе по­грузчики, подъемники и тележки. При сокращении объема запасов расходы на инвентарь падают за счет увеличения сроков службы оборудования, снятия с эксплуатации излишнего инвентаря, уменьшения потребности в приобретении нового оборудования.

Если сокращение запасов дает возможность сконцентрировать складские запасы в одном или нескольких близлежащих местах, достигается значительная экономия в расходах на транспорти­ровку. Высвобождение внешних складских помещений также бла­гоприятно отражается на расходах по перемещению грузов.

Уменьшение убыли товара зависит от многих факторов. Эф­фективное использование места и инвентаря, к примеру, позво­ляет исключить самые нерациональные операции грузообработ­ки и уменьшить убыль товара. Сокращение запасов, ведущее к уменьшению времени складирования, снижает ущерб от порчи и старения товаров.

Суммы страховых взносов назначаются исходя из стоимости страхуемого имущества. По мере снижения общей стоимости за­пасов снижаются и расходы на страхование.

Такие составляющие системы управления запасами, как АВС-анализ, точность записей учета и цикл расчета (инвентаризация) являются действенной составляющей производственной систе­мы и системы движения запасов. Он позволяют фокусировать внимание на главных наименованиях ингредиентов, принимать достаточно обоснованные решения относительно заказов, пла­нирования производства и перевозок, что позволяет избежать из­лишних затрат, связанных с содержанием запасов.

Затраты на хранение необходимо сопоставить с затратами, связанными с дефицитом запасов, то есть возникающими на предприятии при отсутствии необходимых ресурсов:

— затраты на ускорение доставки необходимых материалов (на связь и разъезды, премии за ускоренную доставку материа­лов, удорожание за счет поставки малыми партиями);

— затраты, связанные с корректировкой производственной программы, ускорение отгрузки готовой продукции, изготовлен­ной с нарушением графика;

— коммерческие убытки и расходы, в том числе штрафы за несвоевременное или неполное выполнение договорных обяза­тельств, потери прибыли и рост доли накладных расходов, свя­занных с сокращением объема производств (продаж) из-за от­сутствия в запасах необходимых материальных ресурсов.

Принято считать, что по мере сокращения запасов почти ав­томатически увеличиваются затраты из-за нехватки материалов. Однако такого может и не быть, если управление товарно-мате­риальными запасами организовано на должном уровне. Ведь од­ной из задач его является сокращение затрат, связанных с дефи­цитом запасов. Вот почему они подлежат оценке в рамках складских затрат.

Если сложить все затраты, связанные с созданием и хранением запасов, конечная сумма может показаться удивительно большой. Такова она на самом деле и есть. Они достигают в среднем 30% сто­имости складских запасов в год. В пересчете на один месяц они со­ставляют 2,5% стоимости запасов.

По оценке ряда специалистов, применение методов логисти­ки дает возможность снизить уровень запасов на 20-30% и соот­ветственно уменьшить затраты предприятия, причем практичес­кая реализация концепции логистики связывается с оптимизацией совокупных запасов при минимальных общих зат­ратах предприятия. Следовательно, критерием управления запа­сами являются затраты, включающие:

• фактическую себестоимость МПЗ;

• затраты на оформление заказа;

• затраты на хранение запасов;

• затраты, вызванные отсутствием запаса.

Как показала практика, большое значение имеют и так назы­ваемые затраты функционирования системы управления запа­сами. К ним относятся затраты на сбор и обработку информации, необходимой для принятия решений, затраты на эксплуа­тацию вычислительной техники (если таковая применяется), зат­раты на обучение и содержание технического и управленческо­го персонала. Экономия может быть получена от объединения заказов на различные номенклатурные позиции продукции пред­приятия в один заказ.

Итак, на величину затрат на запасы влияют создание и поддержание рационального объема совокупных запасов.

Особое значение при этом приобретает внедрение систе­мы стратегического управления закупочной деятельностью.

Предприятие должно разработать определенный план орга­низации процесса закупок и следовать ему, чтобы иметь полную информацию о своих потребностях, о спросе и предложении на рынке, об источниках снабжения, о конкурентах и т.д.; должно раз­работать для себя рациональную организационную структуру в за­висимости от размера предприятия, вида деятельности и геогра­фического положения; определиться с методом выбора и оценки поставщиков; усовершенствовать с помощью современных тех­нологий процесс закупок, чтобы иметь наиболее достоверную ин­формацию о ситуации на рынке для повышения производитель­ности и эффективности действий служащих и подразделений, занятых в сфере закупок.

Внедрение системы стратегического управления закупочной деятельностью позволит предприятию обеспечить удовлетворе­ние будущих потребностей снабжения, прежде всего в плане ка­чества и количества; сократить расходы на приобретаемую про­дукцию, что приведет к увеличению уровня прибыли, и иметь возможность быстро реагировать на изменение ситуации, увели­чить конкурентоспособность предприятия.

Правильный выбор метода оценки запасов при их списа­нии на затраты производства и издержки обращения также способствует достижению желаемых финансово-хозяй­ственных результатов деятельности предприятия и сниже­нию потерь от инфляции.