Прокуратурой обеспечивается учёт сведений как о фактах, требующих реагирования прокурора, так и о результатах прокурорской деятельности. Частью учёта является делопроизводство.
Действует Инструкция по делопроизводству, утверждена Приказом Генпрокурора от июня 2002 года.
Предусмотрен учёт всех обращений, поступивших в органы прокуратуры. Они обрабатываются с проставлением «входящий» в службах делопроизводства (канцелярия). Затем обращения (от граждан, должностных лиц, не в рамках деятельности прокуратуры) подлежат регистрации в алфавитном порядке. Управленческие же документы регистрируются в ведомственной картотеке.
Ведутся журналы учёта посетителей, журналы учёта поступивших на утверждение обвинительного заключения (акта) уголовных дел. По каждому обращению где поставлен перед прокуратурой вопрос о нарушении закона заводится надзорное дело (надзорное производство, «надзорка»). Надзорка – это папка документов. Туда «складируется» обращения, обращения других заявителей по этим же вопросам, справки по результатам прокурорских проверок, переписка с заявителем, ответы ему, копии актов прокурорского надзора. Надзорки заводятся и по каждому возбужденному где бы то ни было уголовному делу. Прикладываются к нему копии постановлений следователя, передающихся прокурору в силу УПК, акты прокурорского надзора по уголовному делу, обвинительное заключение (акт). С надзоркой помощники прокурора ходят в суд, поддерживать обвинение.
В прокуратурах ведутся номенклатуры нарядов (перечень нарядов), который ежегодно обновляется. Наряд – это папка, куда помещаются документы определенного типа. С разных надзорок. Например, протесты на противоречие закону органов местного самоуправления или переписка с каким-либо органом и т.д. Таких нарядов около 40 в каждой прокуратуре.
Ведутся книги учёта постановлений об отказе в возбуждении уголовного дела (одна книга в отношении дознавателей и одна – следователей).
Используются так же электронные средства учёта АИПС «Надзор» (поступление сведений, регистрация и т.д.).
Генеральная прокуратура РФ совместно с заинтересованными федеральными министерствами и ведомствами разрабатывает систему и методику единого учета и статистической отчетности о состоянии преступности, раскрываемости преступлений, следственной работе и прокурорском надзоре, а также устанавливает единый порядок формирования и представления отчетности в органах прокуратуры.
Для ведения учета и статистической отчетности в Генеральной прокуратуре РФ и прокуратурах субъектах Федерации, а также приравненных к ним военных и иных специализированных прокуратурах сформированы и действуют специальные подразделения. В прокуратурах городов и районов и приравненных к ним прокуратурах ведение учета и подготовка отчетности возложены на соответствующих прокуроров.
В настоящее время в органах прокуратуры и иных правоохранительных органах РФ действуют правила единого учета преступлений. Согласно этим правилам обязательному учету подлежат: выявленные преступления, результаты расследования преступлений, лица, совершившие преступления, отражаются этапы движения уголовных дел, результаты возмещения материального ущерба и изъятия предметов преступной деятельности, а также иные данные о преступлениях.
По общему правилу ведение регистрационных документов на преступления, лиц, их совершивших, уголовные дела, а также статистической отчетности по преступлениям возложено на органы внутренних дел. В этой связи вся информация о преступлениях, лиц, их совершивших, и уголовных делах хранится в информационных центрах МВД РФ и его территориальных и специализированных подразделениях на местах.
С 1 января 2006 г. Приказом Генерального прокурора РФ утверждены и введены в действия:
1. Типовое положение о едином порядке организации приема, регистрации и проверки сообщений о преступлениях;
2. Положение о едином порядке регистрации уголовных дел и учета преступлений;
3. Инструкция о порядке заполнения и представления учетных документов;
4. Статистические карточки:
ü форма 1 - статистическая карточка на выявленное преступление;
ü форма 1.1 - статистическая карточка о результатах расследования преступления;
ü форма 2 - статистическая карточка на лицо, совершившее преступление;
ü форма 3 - статистическая карточка о движении уголовного дела;
ü форма 4 - статистическая карточка о результатах возмещения материального ущерба и изъятия предметов преступной деятельности;
ü приложение к статистической карточке формы 6 на преступление по делу частного обвинения.
ü карточки формы 5 - о потерпевшем
ü формы 6 - о результатах рассмотрения дела судом первой инстанции.
Отчетность. В прокуратурах отчетность реализуется по двум направлениям:
- Государственная статистическая отчётность (реализуется номинально). В настоящее время прокуроры не составляют сами каких-либо отчётов государственно-статистических, но к ним приходят для утверждения отчёты о следственной работе из следственных органов. Этот отчёт предусмотрен министерством государственной статистики. эта отчетность осуществляется раз в пол года и год. Чем ниже орган прокуратуры тем меньше срок для составления отчёта. Районные – 10 дней, генеральному – 2 месяца.
- Ведомственная отчётность. Составляются отчёты о работе прокурора по форме «П», утвержденному Приказом Генерального прокурора от 19.06.2008 №112. В этом отчёте 28 разделов и показатели по отдельным категориям работы. Составляются ежеквартально с нарастающим итогом.
Этот отчет включает в себя:
ü показатели о надзоре за исполнением законов, соблюдением прав и свобод
человека и гражданина, за исполнением законов органами, осуществляющими
предварительное расследование;
ü данные об участие прокурора в арбитражном, гражданском и уголовном судопроизводстве, о работе по рассмотрению обращений граждан, международном сотрудничестве в сфере уголовного наказания и гласности в деятельности прокуратуры.
Составляются и иные отчётные документы в силу Приказов Прокуроров субъектов РФ. Это, например, докладные записки, аналитические записки, справки о состоянии законности в той или иной сфере, справки-анализы, таблицы, информации. Эти документы составляются ежемесячно, ежеквартально, могут представляться еженедельно, а так же по мере необходимости по требованию вышестоящих прокуроров.