Персонал является главным ресурсом каждой организации, от качества и эффективности использования которого во многом зависят результаты ее деятельности и конкурентоспособность.
В современных условиях экономического производства возрастает роль эффективного управления персоналом. Его главной целью является достаточное обеспечение организаций работниками, имеющими необходимые квалификацию и опыт, рациональное использование кадров, повышение уровня производительности труда. Эффективное управление персоналом способствует увеличению объема производства и повышению его эффективности, снижению себестоимости изготовленной продукции и увеличению размера полученной прибыли.
По мнению Ящук А.И., «основная цель формирования персонала в организации – сведение к минимуму потерь, обусловленных несовпадением потенциально формируемых в процессе обучения способностей к труду и личных качеств людей с возможностями их использования при выполнении конкретных видов работ, потенциальной и фактической занятостью» [49, с. 65].
Формирование персонала имеет важное значение, так как является средством эффективного использования средств производства, а значит, и элементом повышения уровня комплексного развития, роста производительности труда и конкурентоспособности организации.
Использование потенциала персонала является показателем качества предыдущих стадий его формирования, то есть осуществления функции подготовки необходимых профессий и специальностей части трудовых ресурсов общества, овладения кадрами необходимыми знаниями и навыками для выполнения определенного вида труда.
Достаточная обеспеченность организаций работниками, обладающими необходимыми знаниями и навыками, их рациональное использование, высокий уровень производительности труда имеют большое значение для увеличения объемов продукции и повышения эффективности производства. В частности, от обеспеченности организации персоналом и эффективности его использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ, степень использования оборудования, машин, механизмов и как результат объем производства продукции, ее себестоимость, прибыль и ряд других экономических показателей.
Использование персонала должно отвечать целям организации, не ущемлять интересы личности и обеспечивать строгое соблюдение законодательства о труде в процессе этой работы.
Неполное использование возможностей работника в трудовой деятельности наносит ущерб не только его собственному развитию, но и оборачивается потерей для организации. Рациональное распределение людей по рабочим местам, обеспечение благоприятных условий для всестороннего раскрытия возможностей работника, постоянная оценка всех его качеств и повышение квалификации, а также совершенствование технологий и техники приводят к повышению эффективности и конкурентоспособности организации.
Система использования персонала в организации должна быть такой, чтобы работники могли давать наибольшую отдачу на своем рабочем месте.
Повышение эффективности персонала – одна из важнейших проблем в экономике любой организации. От решения этой задачи во многом зависят показатели производства и получаемый финансовый результат, прибыль. Об эффективной работе персонала можно говорить, когда отдача от использования ресурсов (времени, труда, средств) превышает их стоимость.
Обеспеченность организаций рабочей силой – важнейшее условие эффективного ее функционирования. Это связано с серьезными изменениями в экономической, политической, социальной сферах, что сказывается на формировании и использовании рынка рабочей силы.
На деле персонал не является чем–то застывшим: он находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других. Процесс обновления коллектива за счет выбытия части его членов и прихода новых называется сменяемостью (движением) персонала.
Движение персонала представляет собой изменение места и сферы приложения труда, рода деятельности и производственных функций работников [45, с. 116].
Под движением персонала условно понимается: прием, выдвижение, перевод, увольнение работников, предоставление отпусков, командирование на другие предприятия, на учебу, направление на лечение и др.
Выбытие может быть обусловлено объективными и субъективными причинами, среди которых: биологические (например, ухудшение здоровья), производственные (сокращение штатов вследствие комплексной механизации и автоматизации), социальные (наступление пенсионного возраста), личные (семейные обстоятельства), государственные (призыв на военную службу).
Степень мобильности персонала обусловлена следующими факторами:
1. Настоятельностью смены работы, определяемой, например, неудовлетворенностью заработной платой, условиями и режимом труда, климатом.
2. Сделанными вложениями средств, связанными с работой и условиями жизни (наличие своего хозяйства приковывает человека к месту, а специфика профессии может затруднить поиск новой работы).
3. Желательностью нового места работы, обеспечивающего потенциально улучшение условий жизни и труда.
4. Легкостью адаптации в новых условиях (она прямо пропорциональна квалификации и опыту и обратно пропорциональна возрасту и экономическим и иным потерям, связанным со сменой работы).
5. Обладанием информацией о вакансиях и ее достоверностью (если люди хорошо осведомлены о потребности в кадрах в том или ином месте и уверены в том, что эти сведения точны, им легче покинуть свою должность) [25, с. 86].
Движение кадров может быть внутреннее (перемещения внутри организации) и внешнее (увольнение и прием на работу).
Персонал находится в постоянном движении вследствие приема на работу одних и увольнения других работников (внешнее движение кадров). Процесс обновления коллектива называется сменяемостью (оборотом) кадров.
Исходными данными для организации движения кадров являются: решение аттестационной комиссии; планы повышения квалификации (переподготовки) и карьерного роста персонала; штатное расписание предприятия; должностные инструкции; личные дела сотрудников; приказы директора по кадровым вопросам; трудовые договоры сотрудников.
Существенной предпосылкой роста производительности труда и эффективности производства служит стабильность состава кадров. Изменение в составе рабочих по возрасту, стажу работы и образованию происходит вследствие движения рабочей силы. Движение рабочей силы и его динамика являются важнейшим объектом анализа.
При определении потребности организации в соответствующей категории работников необходимо учитывать:
- производительность труда или трудоемкость продукции;
- рыночную стоимость или цену производимой продукции;
- уровень квалификации, используемую технологию;
- организацию производства [7, с. 36].
Показатели численности персонала выполняют не просто статистическую функцию, они используются при разработке стратегии и тактики управления персоналом.
Численность персонала организации зависит от вида экономической деятельности, которой она занимается, масштабов, сложности, трудоемкости производственных процессов, степени их механизации, автоматизации и компьютеризации, производственно-хозяйственных условий (ситуаций), что сложились в ней на определенное время.
Определение потребности в персонале представляет собой первоначальную стадию планирования персонала. Целью определения потребностей является текущее и будущее кадровое обеспечение предприятия.
Основными факторами, влияющими на потребность в персонале, являются:
- производственная и организационная структура организации;
- программа выпуска товаров и оказания услуг;
- миссия и функции организации;
- производственный процесс;
- степень механизации и автоматизации производства [5, с. 157].
При определении потребности в персонале используются такие категории, как явочный и списочный состав (или явочная и списочная численность) персонала.
Списочная численность – это количество работников списочного состава на определенную дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. Она учитывает численность всех работников организации, принятых на постоянную, сезонную и временную работу [13, с. 60].
Явочная численность характеризует число работников списочного состава, явившихся на работу в данный день, включая находящихся в командировках [13, с. 60].
Среднесписочная численность – это численность работников в среднем за определенный период (месяц, квартал, год). Среднесписочная численность работников за месяц определяется как частное от деления суммы всех списочных данных за каждый день на календарное число дней в месяце. При этом в выходные и праздничные дни показывается списочная численность работников за предыдущую дату [13, с. 60].
Среднесписочная численность работников за квартал (год) определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы работы организации в квартале (году) и деления полученной суммы на 3 (12) [13, с. 60].
Движение работников в организации (оборот) характеризуют следующие показатели [34, с. 256–257]:
Коэффициент оборота по приему (Кпр) представляет собой отношение числа принятых за отчетный период к средней за этот период списочной численности работников в среднем за период и определяется по формуле (1.1):
, (1.1)
где Чпр – количество принятых работников за отчетный период, чел.;
Чср – среднесписочная численность работников за отчетный период, чел.
Коэффициент оборота по увольнению (Кув) рассчитывают как отношение уволенных за отчетный период к средней за этот период списочной численности работников по формуле (1.2):
, (1.2)
где Чув – количество уволенных работников за отчетный период, чел.
Коэффициент текучести кадров (Кт) представляет собой отношение суммарного числа принятых и уволенных за отчетный период к средней за этот период списочной численности работников и определяется по формуле (1.3):
, (1.3)
где Чусж – численность работников, уволенных по соглашению сторон, чел.;
Чунд – численность работников, уволенных за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины, чел.
Коэффициент постоянства кадров определяют как отношение численности работников, проработавших в организации в течение всего года (с 1 января по 31 декабря), к средней за этот период списочной численности работников по формуле (1.4):
, (1.4)
где Чр – численность работников, проработавших в организации в течение всего года, чел.
В ходе анализа тщательному изучению подвергают причины выбытия работников за нарушение трудовой дисциплины, т.к. это часто связано с нерешенными социальными проблемами [6, c. 35.
Коэффициент замещения (Кзам) представляет собой частное числа принятых и числа уволенных за отчетный период и определяется по формуле (1.5):
, (1.5)
Коэффициент общего оборота (Кобщ) представляет собой отношение суммы принятых и уволенных работников к среднесписочной численности работников за период (формула (1.6)):
, (1.6)
Вышеуказанные показатели изучаются в динамике. Определяются причины увольнения работников (по собственному желанию, сокращение кадров, нарушение трудовой дисциплины, поступление в учебные заведения и т.д.).
Полноту использования персонала можно оценить по количеству отработанных дней и часов одним работником за анализируемый период времени, а также по степени использования фонда рабочего времени.
Фонд рабочего времени (ФРВ) зависит от численности рабочих, количества отработанных дней одним рабочим в среднем за год и средней продолжительности рабочего дня. Эту зависимость можно представить следующим образом [27]:
(1.7)
где ФРВ – фонд рабочего времени;
ЧР – численность рабочих;
Д – количество дней отработанных дней одним рабочим в среднем за год;
П – средняя продолжительность рабочего дня.
Количественная потребность в кадрах – это потребность в определенном числе работников разных специальностей [15, с. 39].
Для определения количественной потребности в персонале могут использоваться следующие подходы:
1) метод, основанный на учете времени, необходимого для выполнения работ;
2) расчет численности персонала на основе данных о трудоемкости рабочего процесса;
3) метод расчета по нормам обслуживания;
4) метод расчета по рабочим местам и нормативам численности;
5) статистические методы, позволяющие увязать потребность в персонале с объемами производства, трудоемкостью работ и др.;
6) методы экспертных оценок: простая экспертная оценка (когда потребность в персонал оценивается руководителем соответствующей службы) и расширенная экспертная оценка (когда потребность в персонале оценивается группой экспертов) [21, с. 128].
Качественная потребность в кадрах – это потребность в работниках определенных специальностей, определенного уровня квалификации. Для определения качественной потребности в персонале также могут использоваться различные подходы.
Среди них основными являются следующие:
1) профессионально-квалификационное деление работ на основе производственно-технологической документации;
2) анализ положения об отделах, должностные инструкции и описание рабочих мест;
3) штатное расписание;
4) анализ документации, определяющей профессионально-квалификационный состав исполнителей для выполнения конкретных видов работ [21, с. 129].
При определении потребности в кадрах часто решающее значение предается мнениям экспертов, позволяющим лучше понять, какие качественные изменения кадрового состава необходимо произвести организации для успешного достижения поставленных целей. В качестве экспертов могут выступать как работники организации, имеющие необходимый опыт, знания и подготовку, так и внешние эксперты.
Кадровый резерв – это группа сотрудников (специалистов, руководителей), которые потенциально способны к руководящей деятельности, отвечают требованиям, предъявляемым должностью, прошли отбор и квалификационную подготовку, но еще не назначены на должность. Создание кадрового резерва является инструментом эффективной управленческой политики [26, с. 119].
Кадровый резерв создается как на коммерческих предприятиях, так и в государственных организациях.
Различают внешний и внутренний кадровый резерв.
Внутренний кадровый резерв формируют из работающих сотрудников, которые или уже готовы перейти на новую должность, или имеют потенциал для развития нужных компетенций. Список должностей, которые могут стать источником кандидатов на целевые вакансии, разрабатывается после анализа проблемных должностей и/или перспектив развития предприятия.
Внешний кадровый резерв может формироваться по желанию руководителей предприятия, то есть на незанятые вакансии будут привлекаться соискатели извне.
Основная цель создания кадрового резерва – обеспечение организации квалифицированными сотрудниками.
Создание кадрового резерва решает следующие задачи:
- выявление потенциала персонала;
- своевременная замена работника при уходе предыдущего сотрудника;
- возможность занятия незакрытых вакансий;
- создание перспектив и мотивации для профессионального роста;
- подготовка и переподготовка работников;
- продвижение собственных специалистов;
- снижение уровня «текучки»;
- уменьшение рисков при поиске и отборе новых кандидатур;
- способствование непрерывности производственного процесса;
- повышение эффективности работы и конкурентоспособности предприятия [15, с. 38].
Таким образом, определение потребности в персонале – это комплекс мер, направленный на обеспеченность персоналом в достаточном количестве имеющихся вакантных мест на разные периоды времени и на создание максимально эффективной системы подбора и обучения персонала. Важнейшей характеристикой состояния кадров на предприятии является их динамика. Движение персонала организации – постоянно осуществляемый процесс, основанный как на объективных, так и на субъективных причинах.