Хорошее редактирование - признак хорошего

Мышления

Третий, приемлемый, вариант текста не возникает внезапно в законченном виде. Автор медленно плетет его, как паутину, пока пишет первые два варианта.

Джеймс Э. Миченер, писатель ^[20]

Редко бывает, чтобы составитель служебной записки P&G всего трижды переписывал ее. Для начинающего по­мощника менеджера торговой марки обычная практика — переписывать служебную записку от 15 до 20 раз. И даже после того как непосредственный начальник новичка (т.е. менеджер торговой марки, или бренд-менеджер) пропус­тит ее дальше по инстанциям, записку могут шесть и более раз возвращать назад с требованием переписать ее. Таким образом, даже бренд-менеджер, составлявший служебные записки уже на протяжении нескольких лет, продолжает изучать стиль мышления высшего руководства компании и требования, предъявляемые им к служебным запискам подчиненных.

Многие считают принятый в P&G процесс многократ­ного переписывания служебных записок слишком трудо­емким. Но в то же время никто не жалеет, что прошел через это горнило. Получив степень магистра делового уп­равления, Пол Кэдин проработал в службе управления торговыми марками три года. Он дает типичную оценку своему опыту: «Самые простые предложения ваш босс заб­ракует раз десять, пока разрешит отправить записку дальше по инстанциям- Нас все-таки учили правильно мыслить. Тогда мне это казалось пустой тратой времени, просто му­чением. Сегодня же я понимаю — это была моя лучшая школа. Я привык мыслить так же эффективно, как нас учили излагать свои мысли на бумаге. Логическое изло­жение мысли даже важнее, чем способ выразить ее слова­ми. Обсуждая с кем-то деловой вопрос, ты, если мыслишь эффективно, говоришь кратко, поэтому собеседнику про­ще понять тебя».

Редактирование служебной записки позволяет выявить слабые логические связи между ее частями. Проходя че­рез тот же процесс, который предстоит пройти читателю, т.е. соотнести решение с проблемой, обоснование с реше­нием и варианты с обоснованием, составитель служебной записки может лучше обосновать свои рекомендации, уточнить их или изменить. Удачная идея может стать еще лучше, а неудачная обнаружится, после чего от нее можно отказаться или преобразовать ее в удачную в процессе ре­дактирования.

Вышестоящие менеджеры тоже активно участвуют в процессе. Они читают пришедшие служебные записки с карандашом в руках. И не просто оставляют на полях свои комментарии или вопросы — они редактируют. Воз­можно, вставят предложение или несколько пояснитель­ных слов, а автор записки потом может согласиться, не согласиться или отредактировать внесенную начальником поправку. Читать служебную записку с карандашом в ру­ках эффективнее, чем критиковать автора или отвечать ему. Редактируя текст, читатель лучше понимает изло­женные в записке мысли и реагирует на них.

Миф об одностраничной служебной записке

Прославленная одностраничная служебная записка P&G — на самом деле миф. Записки, которые готовятся на уровне бренд-менеджеров и их помощников, обычно име­ют три-четыре страницы. Тем не менее, они действительно краткие. Все не относящиеся к делу слова безжалостно удаляются так же, как не относящиеся к делу вопросы и аргументы, пусть даже истинные.

Однако сопроводительная записка почти всегда зани­мает одну страницу или меньше. В ней содержится краткое изложение исходной служебной записки, а в со­проводительной записке следующего уровня — краткое изложение предыдущей сопроводительной записки. Даже размер листка бумаги для сопроводительной записки уменьшается по мере роста служебного положения менед­жера, готовящего очередную сопроводительную записку. Это очень эффективный способ передачи информации. Каждый менеджер сообщает вышестоящему руководите­лю только необходимые второму сведения, отсекая детали. Но исходная служебная записка постоянно прикреплена к очередной сопроводительной на тот случай, если чита­тель захочет с ней ознакомиться.

ПИСЬМА К МАМЕ

Одно время в компании P&G в учебных целях распрост­раняли набор так называемых «писем к маме», написан­ных вымышленным помощником менеджера торговой марки. Эти письма демонстрируют, как исходный текст постепенно приобретает привычный вид служебной запис­ки P&G.

ИСХОДНЫЙ ТЕКСТ

Дорогая мама!

Ну вот я и в Цинциннатти. Не уверен, что написал название этого города правильно. Сомневаюсь в двух «т» в конце. Ты же зна­ешь, что в школе я никогда не был силен в правописании. Как, впро­чем, и в арифметике.

Завтра мой первый рабочий день в компании Procter & Gamble... Думаю, что с моим образованием, которое я получил в бизнес-шко­ле, с работой справлюсь легко. Жду-не дождусь увидеть их струк­туру* чтобы решить, президентом какой маленькой дочерней компании мне стать.